Die Ordnerstruktur im DMS Teamwork (Home-Office Unternehmenslösung)
Mit Ordner-Kategorien die Übersicht behalten!
Die Ordner-Icons fungieren als Filter: Lassen Sie sich nur den Inhalt der jeweiligen Kategorie anzeigen und behalten Sie so all Ihre Dokumente klar strukturiert im Blick. Die Tooltips helfen bei der Orientierung, so dass Sie immer ganz genau wissen, in welchem Dokumenten-Bereich Sie sich befinden.
Weitere allgemeine Infos zum DMS Teamwork finden Sie hier.
Der Einstieg
Klicken Sie auf das Teamwork-Icon in der Menüleiste (1), öffnet sich das Formular Dokumente (2).
Die Ordner-Icons (3) geben Zugriff auf eine gefilterte Ansicht, die nur die jeweilige Ordner-Kategorie zeigt. Im Screenshot ist die Gesamtansicht der Kategorie "Alle" dargestellt:
Die Kategorien
Innerhalb einiger dieser Kategorien können Sie weitere individuell zu benennende Ordner anlegen. Andere Kategorien (hier: Organisation) sind vom System vorgegeben. Zu diesen können keine weiteren hinzugefügt werden. Im vollen Funktionsumfang von Scopevisio gibt es zusätzliche Kategorien und Standardordner. Die Sichtbarkeit hängt generell jeweils von den durch Sie gebuchten Lizenzen, Ihrer Zuordnung zu einer Stelle im Organigramm oder Ihren Rechten ab. Außerhalb der Home-Office Unternehmenslösung gibt es einige Ordner, die systemseitig generiert und artbezogen (Beleg, Vertrag oder Bericht) mit Dokumenten befüllt werden.
Die Kategorie (Persönlich, Öffentlich, Team, Abonnement) beim Anlegen eines neuen Ordners entscheidet über seinen virtuellen Aufenthaltsort innerhalb der Ordnerstruktur, ebenso die Art der Freigabe (persönlich, mit einzelnen Benutzern/Gruppen oder allen geteilt).
Alle
Hier werden alle Kategorien und Ordner, die per Benutzerrechte sichtbar sind angezeigt. Es wird die komplette nachfolgende Ansicht mit allen Bereichen eingeblendet.
Öffentlich
Diese Kategorie zeigt diejenigen öffentlichen Sammlungen und Ordner, die jeder (=Alle) sehen darf. Ausgeschlossen sind alle anderen Icons, d.h. Persönlich, Abonnements, Organisation und Team.
Abonnements
Dies zeigt alle Ordner,
- die vom Benutzer entweder als Abonnement-Ordner angelegt worden sind, oder
- die der Benutzer aus der Menge aller unter Abonnements vorhandenen Ordner abonniert hat.
Ein Klick auf den Link Abonnements zeigt die Gesamtheit der zum Abonnieren freigegeben Ordner an.
Persönlich
Angezeigt werden hier ausschließlich persönliche Ordner, die vom Benutzer selbst erstellt und nur für ihn sichtbar sind.
Organisation
Diese Kategorie umfasst die vom System erstellten Ordner Aufgaben und Kontaktdateien. Es können keine weiteren Ordner hinzugefügt werden.
Sollten diese Ordner an Alle freigegeben werden, so bleiben sie als systemseitig generierte Ordner dennoch der Kategorie Organisation zugewiesen.
Team
Diese Kategorie zeigt Ordner an, die
- als Team-Ordner mit entsprechenden Freigaben neu angelegt worden sind, oder
- bestehende, ursprünglich persönliche Ordner, die im Nachhinein für mindestens eine weitere Person oder Gruppe freigegeben worden sind und
- die nicht unter den anderen Icons gefiltert werden.
Weitere generelle Informationen zur Benutzung von Teamwork finden Sie hier.
Einen Ordner erstellen
Möchten Sie einen neuen Ordner erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie mit rechts auf eine der Kategorien und wählen Sie dann im Menü "Ordner erstellen" aus.
Entsprechend der Kategorie, aus der heraus Sie geklickt haben, sind die Voreinstellungen bereits für Sie vorgenommen worden, können aber angepasst werden.
- Benennen Sie Ihren neuen Ordner.
- Wählen Sie gegebenenfalls eine andere Kategorie aus.
- Fügen Sie eventuell weitere Freigaben durch Klick auf das kleine Pluszeichen hinzu. Hierdurch wird daraus automatisch ein Ordner der Kategorie "Team".
- Erstellen Sie den neuen Ordner, indem Sie auf Erstellen klicken.
Einen Ordner bearbeiten
Möchten Sie einen bestehenden Ordner bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie mit rechts auf den entsprechenden Ordner und wählen Sie dann im Menü Bearbeiten aus.
Sie können
- den Ordner umbenennen.
- eine andere Kategorie auswählen.
- weitere Freigaben durch Klick auf das kleine Pluszeichen hinzufügen. Hierdurch wird daraus automatisch ein Ordner der Kategorie "Team" oder durch Freigabe an Alle ein öffentlicher Ordner.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
