Scopevisio Online-Hilfe VersionshinweiseUpdate vom 23. September 2020

Update vom 23. September 2020

Das neue Release ist da! Im Featureset 109 haben wir den Schwerpunkt auf noch mehr Automatisation in der Reisekostenerfassung und auf neue Funktionen in Teamwork gelegt. Weitere, Ihnen die tägliche Arbeit erleichternde Neuerungen finden sich in so gut wie allen Hauptfunktionsbereichen.

Gleichzeitig möchten wir Ihnen einen kleinen Überblick geben über das, womit unsere Entwicklung momentan beschäftigt ist. Um Ihnen in Zukunft einen größeren Leistungsumfang anbieten zu können, erweitern wir die Faktura mit dem Ziel, grenzüberschreitende Geschäfte, aber auch umsatzsteuerliche Besonderheiten wie Innenumsätze, besser abzubilden. Damit einher geht auch die Übersetzung der Benutzeroberfläche für englischsprachige Kunden. Last but not least bereiten wir den Einsatz der XRechnung vor. 

Unsere längerfristigen Entwicklungsziele haben wir trotz kurzfristig aufkommender Anforderungen, wie sie zum Beispiel dieses Jahr durch Corona und die Umsetzung des daraus resultierenden Konjunkturpaketes entstanden sind, fest im Blick.

Top-Neuerungen im Featureset 109 (FS109)

Reiseerfassung: mehr Komfort durch neue Funktionen

Profitieren Sie von weiteren Möglichkeiten der Automatisation! Unter Systemadministration > E-Mailverwaltung: Persönliche E-Mail-Adresse verwalten können Sie als neu hinzugekommene Standardaktion "Reisekosten" auswählen. Alle Anhänge von Emails, die Sie an Ihre persönliche Email-Adresse schicken, landen dann direkt in einem speziellen Dokumentenpool, der nur Reisekostenbelege enthält. Dafür benötigt der Einreicher weder eine Client-Lizenz noch eines unserer 2GOs. Wird eine Reise in Scopevisio erfasst, so kann in der jeweiligen Spalte "Beleg" über den Link "Hochladen" dieser Mailbot als Datei-Quelle augewählt werden. Anschließend gelangen Sie in eine Übersicht von ausschließlich per Mailbot hereingekommenen Reisekostenbelegen, die Sie einer Position zuweisen können. Möchten Sie keinen Gebrauch vom Reisekosten-Automatismus der Standardaktion machen, können Sie dennoch Emails an diesen Dokumentenpool schicken, indem Sie im Betreff [Reisekosten (Schlagwort)] mitgeben. 

Des Weiteren haben Sie in den Einstellungen der Reisekosten unter dem Geschäftsobjekt "Weitere Einstellungen" die Möglichkeit festzulegen, ob die so durch den Mailbot einlaufenden Belege per OCR ausgelesen werden sollen. Die dadurch erkannten Beträge werden automatisch in die entsprechende Position im Formular der Reiseerfassung eingetragen. Falls dort bereits manuell eingegebene Beträge vorhanden sind, die von den erkannten abweichen, wird systemseitig gefragt, ob diese mit den erkannten Beträgen überschrieben werden sollen.

Neue Abrechnungseinstellung: Unveränderlichkeit der Rechnung durch Festschreibung

Als Bestandskunde können Sie in den Abrechnungseinstellungen festlegen, ob Sie die Festschreibung aktivieren möchten. Erst dadurch steht Ihnen in einem Rechnungsformular der Menüpunkt "Festschreiben" im Multi-Button unter "Drucken" zur Verfügung. Ein erster Ausdruck einer Rechnung wird daher zunächst mit dem Stempel "Entwurf" versehen. Nach dem Festschreiben einer Rechnung kann sie im Anschluss gebucht werden, vorher steht diese Funktion nicht zur Verfügung. Weiteres nachträgliches Bearbeiten wird dadurch unmöglich. Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert.

Neues aus Teamwork

Teamwork wartet mit neuen Funktionen in unterschiedlichen Bereichen auf!

Im Kontextmenü eines einzelnen Dokumentes haben wir für Sie eine neue Funktion untergebracht, mit der Sie unbeabsichtigtes, gleichzeitiges Arbeiten daran verhindern können. Unerwünschtes Überschreiben wird so vermieden. Rufen Sie per Rechtsklick auf ein Dokument die Funktion "Öffnen und sperren" auf, die das Dokument gleichzeitig mit dem Öffnen für Andere sperrt. So wird der Zugriff für weitere Kollegen unmöglich gemacht, solange Sie daran arbeiten.

Auch haben wir uns die Darstellung des Filters im Formular "Dokumente" vorgenommen und diese indidualisierbar gemacht: Bevorzugen Sie ihn vertikal oder doch eher horizontal über die Breite des Formulares verteilt? Je nach Präferenz haben Sie jetzt die Wahl, wie Sie ihn sich anzeigen lassen, und zwar unter Systemmenü > Systemadministration > DMS Teamwork > Einstellungen bearbeiten: GO Anwendungsverhalten bei Teamwork: Dokumentenfilter.

Bereits migrierte Kunden haben erweiterte Möglichkeiten der Freigabe mehrerer Ordner: Teamwork-Administratoren können jetzt ganz unkompliziert beliebig viele Ordner mit einem Klick freigeben. Einfach unter Systemmenü > Systemadministration > DMS Teamwork: Systemordner verwalten die gewünschten Ordner auswählen, Button "Freigeben" betätigen und die entsprechenden Freigaben hinzufügen - fertig!

Möchten Sie nach der Migration einschränken, wer Ordner und Sammlungen erstellen und löschen darf, regeln Sie dies über das neue Recht "Teamwork Moderator". Standardgemäß ist es aktiviert. Deaktivieren Sie es, können Sie so einer ungewünschten unkontrollierten Ordner-Anlage Einhalt gebieten.

Weitere Neuerungen

Benutzeroberfläche (GUI)

Tabellen: erweiterter Filter für Betragsspalte

Interessiert es Sie, in einer Übersicht nur die positiven Beträge angezeigt zu bekommen? Oder nur Beträge einer bestimmten Größe? Dann wenden Sie den erweiterten Filter an, der Ihnen in jeder Tabelle zur Verfügung steht, die mit der Spalte "Betrag" arbeitet. Sie können sich wahlweise leere, nicht leere, positive, negative oder Beträge innerhalb einer bestimmten Größenordnung herausfiltern lassen.

Systemmenü

Mein Scopevisio: Übernahme der Filter-Einstellungen in 2GOs

Genau das sehen, was Sie sehen möchten: Die verschiedenen Status, die Sie zur Anzeige in Mein Scopevisio > Suche: Verhalten der Auswahlliste ausgewählt haben, werden synchronisiert in Ihren 2GOs übernommen und auch dort angewandt.
Systemmenü > Mein Scopevisio

Mein Scopevisio: Voreinstellbarer Kontoblattzeitraum

Interessieren Sie bei Personen- oder Sachkonten die Angaben des aktuellen Monats oder doch eher die eines vergangenen Zeitraumes? Automatisieren Sie Ihre präferierte Ansicht von Kontoblättern, indem Sie diese in Mein Scoepvisio > Erweitert > Einstellungen bei Finanzen aus fünf verschiedenen Optionen auswählen und sofort immer die Zahlen zur Hand haben, die Ihnen wichtig sind.
Systemmenü > Mein Scopevisio

Lokalisierung der Grunddaten: Ergänzung um Registergerichte

Die Grunddatenliste ist um den Eintrag "Registergerichte" ergänzt worden. Hier sind für Deutschland, die Schweiz und Österreich die entsprechenden Handelsregister bzw. -gerichte hinterlegt.
Systemmenü > Stammdaten

Steuermatrix: neue Spalte für das Mapping von DATEV Steuerschlüsseln 

Um das Steuerschlüssel-Mapping zu erleichtern, haben wir die Steuermatrix um die neue Spalte "DATEV-Schlüssel (ermäßigter Zeitraum)" ergänzt. Blenden Sie sich diese Spalte mit Rechtsklick auf den Tabellenkopf ein, sehen Sie hier die DATEV-Schlüssel angezeigt, die für den Zeitraum der im Rahmen des Konjunkturpakets gültigen Steuersenkungen gelten.
Systemmenü > Buchhaltung verwalten

Steuerschlüssel: 100% Vorsteuer möglich

Der Prozentsatz eines Vorsteuerschlüssels darf jetzt bis zu 100% betragen. So können Sie auch reine Vorsteuerrechnungen mit dem Aufwandskonto verknüpfen und in der Umsatzsteuerverprobung darstellen.
In diesem Zusammenhang haben wir für Kunden mit österreichischer Steuermatrix auch Änderungen an den Steuersätzen der Steuerschlüssel 950, 958 und 958E vorgenommen.
Systemmenü > Buchhaltung verwalten

E-Mail-Adressen der Gesellschaft: Benachrichtigung bei Fehlermeldung

Legen Sie einen Mailbot zum Beispiel für die Reisekostenerfassung an, werden auch Sie als Standardempfänger per Email über Fehlermeldungen informiert. Möchten Sie den Empfängerkreis erweitern, um auch in Urlaubs- und Vertretungszeiten zu gewährleisten, dass sich Fehlermeldungen nicht ungelesen in Ihrem Email-Postfach ansammeln, geben Sie unter Systemmenü > Systemadministration > E-Mailverwaltung: E-Mail-Adressen der Gesellschaft im neuen Geschäftsobjekt "Benachrichtigung bei Fehlermeldung" Adressen von Kollegen an, die an Ihrer statt reagieren können.
Systemmenü > Systemadministration

Organisation

Kontakte: neue Datenfelder

Auch bei der Rechnungsstellung sollte man dem Nachnamen nachgestellte akademische Grade berücksichtigen, weshalb es das neue Feld "Namensergänzung" im Geschäftsobjekt "Person" gibt. Hier finden Sie eine ganze Reihe von Titeln, die Sie noch manuell ergänzen können. Der dazugehörige Platzhalter lautet [Kunde_Namensergänzung].
In den allgemeinen Stammdaten eines Gesellschaftskontaktes haben wir im Geschäftsobjekt "Angaben zur Besteuerung" das neue Feld "Bauunternehmer" angelegt, um einen Kontakt im Bedarfsfall als einen solchen zu kennzeichnen.
Organisation > Kontakte

Kontakte: Anbindung von Umsatz/Aufwand nach Sachkonten

Direkt aus der Kontaktakte von Debitoren und Kreditoren heraus in die entsprechenden Berichte zu Umsatz und Aufwand springen? In den Angaben zum Debitor/Kreditor finden Sie nun einen  Link, der Ihnen genau das ermöglicht.
Organisation > Kontakte

Zeiterfassung: Einschränkung der Auswahl auf eigene Projekte

Nur das Nötigste zu sehen bekommen, um schneller die richtige Auswahl treffen zu können: Legen Sie in den Zeiterfassung-Einstellungen fest, ob Sie im neuen Feld "Projektauswahl & Vorbefüllung" alle oder nur von Ihnen bearbeitete Projekte angezeigt bekommen möchten. Dementsprechend wird die Liste der im eigentlichen Zeiteintrag zur Auswahl stehenden Projekte länger oder kürzer und damit übersichtlicher.
Organisation > Zeiterfassung

Reisekosten: Ausnahmen beim Verpflegungsmehraufwand

Eine neue Einstellung in den Einstellungen der Reisekosten legt im Feld "PLZ Prefixe ohne VMA" fest, welche Postleitzahlengebiete bei der Berrechnung des Verpflegungsmehraufwandes nicht berücksichtigt werden sollen. Per Komma-Separierung können mehrere Gebiete eingegeben werden.
Organisation > Reisekosten

Importe verwalten: neue Spalte "Zahlungsreferenz"

Der CSV-Import von Debitoren, Kreditoren und Buchungen ist um die Spalte "Zahlungsreferenz" erweitert worden, deren Inhalt auch korrekt ins gleichnamige Feld in den jeweiligen Formularen übernommen wird.
Organisation > OpenScope

Projekte

Abrechnungen: neues Feld "Leistungsort"

Im Geschäftsobjekt "Angaben zur Rechnung" ist das Feld "Leistungsort" neu hinzugekommen. Es wird standardgemäß aus den Kontakdaten des Kunden befüllt, kann aber auch frei per Auswahlliste zugeordnet werden. In allen weiteren Belegarten ist es ebenfalls zu finden.
Das Feld "Ländercode (LC)" ist aus dem Geschäftsobjekt "Beschreibung der Rechnung" auch in das Geschäftsobjekt "Angaben zur Rechnung" gewandert. Seinen Inhalt bezieht es aus "USt Geschäftschwerpunkt in" aus den Gesellschaftseinstellungen. So sind alle Daten, die Steuersachverhalte betreffen, an einem Ort zusammengefasst.
Vertrieb > Abrechnungen

Finanzen

Rebu: Übergabe der erfassten Bankverbindung in Kreditorstammdaten und OP-Informationen

Wird im Rechnungseingangsbuch die Rechnung eines Lieferanten erfasst, zu dem noch keine Kreditorenrolle existiert, wird die Bankverbindung als Standard-Bankverbindung gespeichert, sobald aus der Belegarbeitsliste heraus zu dem Kontakt ein Kreditor angelegt wird. Bei bereits existierenden Kreditoren, die jedoch noch keine Bankverbindung hinterlegt haben, wird sie in den Stammdaten ergänzt und als Zielbank des offenen Postens übernommen. Sollten bei einem Kreditor Bankdaten hinterlegt sein, die von den in der Rechnung erfassten abweichen, werden die neuen Werte als zusätzliche Bankverbindung in den Stammdaten abgespeichert und für die konkrete Rechnung als Zielbank genutzt.
Finanzen > Rebu

Rebu: differenziertere Eingaben zum Empfänger möglich

Im Detailformular einer Eingangsrechnung sind die den Empfänger betreffenden Geschäftsobjekte etwas umstrukturiert worden, um noch mehr Daten aufnehmen zu können. Es kann jetzt zwischen Leistungsempfänger, abweichendem Warenempfänger und abweichendem Rechnungsempfänger unterschieden werden. Die neuen Geschäftsobjekte sind bei Bedarf einzublenden und können manuell befüllt werden.
Finanzen > Rebu

Rebu: Umbenennung von Spalten

Im Rechnungseingangsbuch hat es ein paar kleinere Umbenennungen gegeben: "Sachlich geprüft am/von" heißt nun "Prüfungsstatus gesetzt am/von", "Zahlungsfreigabe am/von" wurde zu "Zahlungsfreigabe gesetzt am/von".
Finanzen > Rebu

Zahlungsliste: automatische Zuordnung der Hausbank möglich

Die neue Option "Beim Hinzufügen automatisch anwenden" in den Zahlungslisten der Lastschriften und Überweisungen erspart Ihnen bei Aktivierung, auf den Button "Hausbank-Zuordnungsregeln anwenden" und den anschließenden Bestätigungsdialog klicken zu müssen.
Finanzen > Zahlläufe

Personal

Lohn & Gehalt: Schnelle Anlage neuer Mitarbeiterkontakte

Bekommen Sie über Scopevisio Lohn & Gehalt Lohnläufe, die Löhne und Gehälter für neue Mitarbeiter enthalten, die noch nicht in Scopevisio angelegt worden sind? Lohn & Gehalt nimmt Ihnen die Tipperei ab, deren Daten erst eingeben zu müssen. Im Formular Lohn & Gehalt Import geht das ganz einfach über den Button "Fehlende Kontakte anlegen". Noch neu in der Thematik? Dann lesen Sie mehr dazu im Kapitel Lohn & Gehalt.
Personal > Lohn & Gehalt

2GO-Apps

Flott mit dem Tab unterwegs: Navigieren Sie im Browser auf dem Desktop mit der Tabulator-Taste schnell durch alle Felder, Buttons und Links der 2GOs. Die Return-Taste löst dann die ausgewählte Aktion aus.

Dasselbe gilt auch für STARTER2GO: Hier können Sie per Tab von App zu App springen. Sortieren Sie sich Ihre 2GOs nach Ihren Präferenzen mit den kleinen Pfeiltasten rechts und treffen Sie aus der Übersicht heraus die Auswahl der jeweiligen Startseiten, ohne die Apps einzeln öffnen zu müssen.

Die Filtereinstellungen auf bestimmte Status, die Sie unter Systemmenü > Mein Scopevisio: Suche: Verhalten der Auswahlliste gesetzt haben, werden auch in den 2GOs übernommen. Bei Bedarf können sie dort dann noch individuell angepasst werden.

API

Für die Erfassung der Reisekosten sind zu POST /travelentry/new - Reisenkosten anlegen und GET /travelentry/{id} - Reisekosten abrufen die folgenden Felder dazugekommen:

employeeId, accountType, documentnumber, orderId, dimensionNumber, projectId, note, startTs, endTs, startContactId, startStreet, startCitystart, Postcode, startCountry, startFederalState, street, city, postcode, country, federalState, internalNote, stateDone, billable

Die ID von Tätigkeiten wird via Endpoint POST /subtasks ausgegeben.

Bei POST /campaigns wird jetzt zusätzlich das Feld recordCount mit der Anzahl Treffer für die Kampagne ausgegeben.

Um Abrechnungsbelege über die API drucken zu können, ist folgender Webservice dazugekommen: POST /outgoinginvoices/createPdf.

Für das Anlegen und Bearbeiten von Ausgangsrechnungen stehen die beiden Webservices POST /outgoinginvoice/{number} und POST /outgoinginvoice/new  zur Verfügung. Da sie sich noch im Beta-Status befinden, achten Sie bitte auf Fehler und melden uns diese zurück.

Weitere Informationen dazu finden Sie in unserer Dokumentation.