Die CovRegApp

Würden Sie als Gastronom lieber auf den ganzen Papierkram verzichten, den Ihnen die Corona-bedingte Registrierpflicht beschert hat? Betreiben Sie bereits wieder Veranstaltungen, auf denen Sie Kontaktdaten sammeln müssen? Nicht nur Ihre Mitarbeiter, auch Ihre Besucher würden es Ihnen danken, wenn sie sich nicht schon wieder mit Stift und Zettel einschreiben müssten.

Aus der (Registrier-) Not eine (digitale) Tugend machen - mit der kostenlosen CovRegApp von Scopevisio zur gesetzlich vorgeschriebenen Kontaktdatenerfassung Ihrer Besucher geht das ganz einfach, kontaktlos und vor allem datenschutzkonform. Zettelwirtschaft? War gestern.

Die CovRegApp ist mit ein paar wenigen Schritten einsatzbereit - hier erklären wir Ihnen, wie es geht.

Bestandskunden: Die Rechte setzen

Bestandskunden benötigen das gleichnamige Recht, um das Formular zur Einrichtung der CovRegApp aufrufen zu können. 

Bei Neukunden ist dies bereits aktiviert.

Alternativ legen Sie eine Kopie des Profils "Kontakte - alles Rechte" an, aktivieren hier nur die Rechte "Clientseitiger Tabellenexport" und "CovRegApp" und speichern dies unter neuem Namen. Bei Bedarf können Sie es dann gezielt Mitarbeitern zuweisen.

Detaillierte Informationen zur Rechtevergabe finden Sie hier.

Die Einrichtung

Richten Sie nun Ihre CovRegApp ein. 

Bestandskunden finden sie nach der Aktivierung des entsprechenden Rechtes unter Organisation > Zeiterfassung: CovRegApp (1). 

Neukunden starten direkt mit dem Willkommensformular (2), das Sie bei der Einrichtung unterstützt. 

In 6 einfachen Schritten konfigurieren Sie die App bedarfsgerecht und auf Ihre Organisation/Ihre Veranstaltung zugeschnitten. Lesen Sie die Kurzanleitung und klicken Sie dann auf den Link "Jetzt starten" (3).

Anlegen einer Organisation

Organisation steht hier stellvertretend für beispielsweise einen Gastronomiebetrieb mit eventuellen Filialen, eine Veranstaltung, einen Tagungsort - wo auch immer es Besucher zu registrieren gilt.

Es öffnet sich das leere Formular „CovRegApp Organisations-Details“. Gelb unterlegte Felder sind Pflichtfelder.

Branding

Legen Sie Wert auf ein auf Ihre Organisation gebrandetes Aussehen der App, so ist dieser Abschnitt für Sie sicher von Interesse.

Die Nummerierung bezieht sich auf den unten angezeigten Screenshot.


  1. Hier werden nach der Aktivierung Links angezeigt.

Das Branding ist hiermit abgeschlossen.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung gemäß Art.4 Nr.7 DSGVO

Scopevisio richtet in der CovRegApp alles so ein, dass Ihre Organisation bei der Gästeregistrierung die Anforderungen zur Registrierung von Kontaktdaten in Ihrem Bundesland sowie der Datenschutz-Grundverordnung einhält. Darunter fallen auch die Angaben zum Verantwortlichen für die Datenverarbeitung und zum Datenschutzbeauftragten Ihrer Organisation (soweit Sie zur Benennung gesetzlich verpflichtet sind). Sie werden in der eigens für Ihre Organisation generierten Datenschutzrichtlinie der CovRegApp eingesetzt. Sie ist DSGVO-konform und spezifisch auf Ihre Organisation und das entsprechende Bundesland zugeschnitten.

Mit "Verantwortlicher" kann eine natürliche, aber auch eine juristische Person, nämlich Ihr Gastgewerbe, gemeint sein.

Über den Link "Datenschutz-PDF anzeigen" können Sie sich die für Ihre Organisation generierte Datenschutzrichtlinie anzeigen lassen. Sie ist aus der CovRegApp heraus abrufbar.

Datenschutzbeauftragter gemäß Art.37 ff. DSGVO

Gibt es in Ihrem Haus einen Datenschutzbeauftragten, so geben Sie auch dessen Daten an. Ansonsten lassen Sie die entsprechenden Felder frei. Ab mindestens 20 Mitarbeitern ist diese Angabe nicht mehr optional.

Einheiten und Zonen

Im Geschäftsobjekt „Einheiten und Zonen“ legen Sie fest, wo in Ihrem Haus Besucher registriert werden sollen. Damit können zB einzelne Tische, Reihen, aber auch separate Räume oder Eingänge gemeint sein.

Pro Einheit wird automatisch ein eigener QR-Code generiert. Die QR-Codes können ausgedruckt und auf die einzelnen Einheiten verteilt werden. Dies macht die Registrierung Ihrer Besucher für den Fall der Nachverfolgung von Infektionsketten genauer und sicherer. Mehr dazu im Abschnitt Wenn das Gesundheitsamt anfragt...

Die Einheiten sind jetzt angelegt. Nach Aktivierung der CovRegApp können die QR-Codes über den "Drucken"-Button ausgegeben werden.

Mitarbeiter|Service|Angestellte (optional)

Von Ihren Arbeitsabläufen ist abhängig. wieviel Zeit dafür aufgewandt werden kann, Gästebesuchszeiten nachzuhalten. Auch ist dies von der Anzahl der Eingabegeräte abhängig, mit der Sie die Besuche bestätigen. Eine Empfehlung zum Einsatz in der Gastronomie finden Sie hier.

Benutzen Ihre Mitarbeiter individuelle Geräte, sollten Sie die Mitarbeiter einzeln erfassen und anlegen. Arbeiten Sie mit einem zentralen Eingabegerät, zB einem ipad, der an der Kasse liegt und von allen Mitarbeitern bedient werden kann, so reicht es, dieses Gerät mit einem allgemeinen Mitarbeiter-Kontakt zu verknüpfen.

Da Sie die CovRegApp so konfigurieren können, dass Besucher sich ohne Bestätigung anmelden können und automatisch wieder ausloggt werden, ist die Bestätigung durch einen Mitarbeiter nicht zwingend erforderlich. Die Kontrolle der Plausibilität der angegebenen Kontaktdaten liegt jedoch im Verantwortungsbereich des Registrierpflichtigen.

Im Geschäftsobjekt „Mitarbeiter|Service|Angestellte“ finden Sie automatisch einen ersten Eintrag mit Ihrem Namen in der Funktion der Leitung. 

Optional können Sie weitere Namen ergänzen. 

Nach Aktivierung der CovRegApp können die QR-Codes der Mitarbeiter über den "Drucken"-Button ausgegeben werden.

Die so angelegten Mitarbeiter folgen dann dem weiter unten beschriebenen Registrierprozess in der CovRegApp.

Die CovRegApp aktivieren

Ein Dialog-Fenster bietet Ihnen an, die QR-Codes der Einheiten und Mitarbeiter auszudrucken. Ansonsten werden Ihre Eingaben gespeichert und Sie können zu einem späteren Zeitpunkt drucken.

Die CovRegApp ist jetzt eingerichtet und einsatzbereit.

Oben im Geschäftsobjekt „Branding“ werden Ihnen nun drei durch die Aktivierung erstellte neue Links angezeigt. 

  1. Über diesen Link können Sie die CovRegApp öffnen, um die Darstellung in einem Webbrowser zu überprüfen.
  2. Kopieren Sie den Link, um ihn zB per Email zu verschicken.
  3. Lassen Sie sich den QR-Code anzeigen. Scannen Sie ihn mit einem mobilen Gerät ab, können Sie auch dort die Darstellung aus Sicht des Besuchers überprüfen.

Haben Sie bereits gedruckt, können Sie die Anwendung jetzt schließen.

Die QR-Codes ausdrucken

Die QR-Codes können auch im Nachhinein noch über die unter "Einheiten" und "Mitarbeiter" beschriebenen Buttons ausgedruckt und auf die Einheiten bzw. an die Mitarbeiter verteilt werden. Das Format DIN A5 (2*DIN A5) kann zB gefaltet und in einem Aufsteller platziert werden.

Wenn das Gesundheitsamt anfragt...

Die Einrichtung und Benutzung der CovRegApp zielt darauf ab, bei Aufforderung durch das Gesundheitsamt schnell und datenschutzkonform die Kontaktdaten der Besucher zur Verfügung stellen zu können.

Rufen Sie das Formular unter Organisation > Zeiterfassung > CovRegApp: Organisationen verwalten auf. 

Der aktivierte Status wird über ein grünes Häkchen zurückgemeldet (1). Über die Bezeichnung können Sie Ihre soeben eingerichtete Organisation identifizieren (2). Sollten Sie eine Homepage hinterlegt haben, so ist der Link dazu hier angezeigt (3). Die eigens für Ihre Organisation angelegte Datenschutzerklärung, die aus der CovRegApp heraus aufrufbar ist, können Sie hier einsehen (4). Für das Gesundheitsamt können Sie den Bericht aufrufen und exportieren (5).  Wenn die App aktiviert ist, wird ein Link erzeugt und angezeigt, über den der QR-Code zu Ihrer CovRegApp aufgerufen werden kann (6).

Den Bericht aufrufen und exportieren

Der Link Bericht anzeigen in der Übersicht gibt Ihnen eine Übersicht über die durch die CovRegApp gesammelten Besucherdaten.
Standardmäßig wird Ihnen der heutige Tag angezeigt. Über das Feld „Filter nach Tag“ (1) rufen Sie die Daten eines in der Vergangenheit liegenden Datums ab. Filtern Sie bei Bedarf mit (2) auf eine bestimmte Zeitspanne, um die Ergebnisse etwas einzugrenzen.
Die Übersicht ist nur zur Ansicht gedacht, die Daten in der Tabelle sind nicht bearbeitbar.
Über das kleine Druckersymbol links neben dem Tabellenkopf (3) finden Sie die diversen Exportmöglichkeiten (unterer Screenshot). Werden Sie zB vom Gesundheitsamt aufgefordert, Ihre Besucherdaten zu übergeben, erstellen Sie hierüber eine Export-Datei. Wählen Sie das gewünschte Format, öffnet sich automatisch eine Datei, die Sie speichern und versenden können.
Mit dem Pfeil (4) verlassen Sie das Formular.

Die CovRegApp auf dem mobilen Endgerät

Wechseln wir jetzt die Perspektive von der Einrichtung der CovRegApp in Scopevisio zu ihrer Nutzung auf einem mobilen Endgerät - dem Handy des Mitarbeiters oder eines Besuchers:

Was sieht der Mitarbeiter?

Die QR-Codes der Mitarbeiter sind deren Zugang, um in der CovRegApp einen erweiterten Funktionsumfang zu aktivieren, zB für die Bestätigung des Besuches.

Möchten Sie, konträr zum automatischen Abmelden eines Besuchers durch die von Ihnen festgelegte Zeitspanne oder Uhrzeit, die genauen Anwesenheitszeiten erfassen und diese durch einen Mitarbeiter bestätigen lassen, muss sich auch dieser einmalig mit dem von ihm genutzen Endgerät registrieren. Nur so kann die App Mitarbeiter und Besucher unterscheiden.

Sein mobiles Gerät zeigt jetzt die CovRegApp und einen Abfrage-Dialog im Browser an.

Für die Gastronomie empfehlen wir unter Verwendung der entsprechenden Einstellungen in Scopevisio (kein automatischer Checkout nach Dauer oder Uhrzeit plus Bestätigung durch Mitarbeiter) folgendes Vorgehen:

  1. Der Mitarbeiter wählt in der App den Menüpunkt "Besuchsbestätigung" aus.
  2. Er wählt den Tisch aus, dessen Bestellung er aufnehmen möchte und vergleicht per Blickkontrolle die Anzahl der bei ihm in der App angezeigten registrierten Gäste mit den tatsächlich Anwesenden. Dabei checkt er kurz Namen und Daten auf Plausibilität. Bei eventuellen Diskrepanzen bittet er am Tisch um Korrektur oder darum, dass noch nicht registrierte Gäste dies nachholen.
  3. Stimmen die Angaben, hakt er den Tisch ab und klickt auf "Bestätigen".

Sobald die Gäste zahlen möchten, empfehlen wir weiter:

  1. Der Mitarbeiter öffnet in der App "Besuchsendzeiten".
  2. Er sieht dort die nach Zonen und Einheiten unterteilten Angaben der Besucher.
  3. Er hakt sie an und kann pro Einheit den Besuchern eine Endzeit nach 15 Minuten zuweisen.
  4. Die Besucher verschwinden aus dieser Ansicht, da sie ab diesem Zeitpunikt zu "Erfasste Besuche" gezählt werden (4).
Was sieht der Besucher?

Scannt der Besucher den QR-Code einer Einheit, ruft sein mobiles Endgerät mit dem Webbrowser die URL der CovRegApp auf und zeigt den folgenden, hier auf das oben genannte Beispiel gebrandeten Bildschirm an:

Hinter dem Link Datenschutzrichtlinien liegt die auf die Organisation zugeschnittene Datenschutzrichtlinie.

Bestätigt er mit „Ja“, wird er zur Eingabe seiner Daten auf der nächsten Seite aufgefordert.

Pflichtfelder sind als solche gekennzeichnet. Bei einem wiederholten Besuch im selben Haus sind diese Daten bereits vorausgefüllt.

Hat der Besucher die nötigen Angaben gemacht, kann er entweder weitere Besucher registrieren oder den Anmeldeprozess per Klick auf den gleichnamigen Button abschließen. Je nach Einstellungen wird ihm eventuell angezeigt, dass ein Mitarbeiter seine Registrierung noch manuell bestätigen wird.

Die Endseite der App leitet dann entweder nach ein paar Sekunden automatisch oder nach Klick auf den entsprechenden Button auf die zuvor in der App hinterlegte Homepage weiter. Wurde bei der Einrichtung keine Webseite angegeben, wird weiterhin die Endseite angezeigt.