Reisen/Spesen

Die Dienstreise ist vorüber - jetzt wird abgerechnet. Scopevisio macht es Ihnen leicht, mit nur wenigen Eingaben Ihre Reisekosten zu erfassen und einzureichen.

Ob im Client oder aus REISE2GO heraus: Die nötigen Datenfelder sind fix befüllt und die zugehörigen Belege werden eingescannt oder als bereits vorhandene Dateien hochgeladen und zugeordnet. Eventuelle Vorschüsse können sofort verrechnet werden. Über die Einstellungen legen Sie Grunddaten, Buchungspräferenzen und Nummernkreise fest.

Unabhängig von einer Dienstreise können aber ebenso Spesen anfallen, die auch abgerechnet und eingereicht werden wollen. Mit Scopevisio haben Sie das im Handumdrehen erledigt.

Eine Reise erfassen

Öffnen Sie Reisen/SpesenWird Ihnen die Funktion nicht angezeigt, lassen Sie sich über Ihren Systemadministrator das Recht "Reisekosten - Mitarbeiter" geben. 

Sind Sie Systemadministrator? Erfahren Sie hier, wie Sie die Einstellungen für die Erfassung von Reisen/Spesen festlegen!

Hier werden alle Ihre Reisen- und Spesenabrechnungen in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Mit dem Multifunktionsfilter finden Sie den gewünschten Vorgang schnell und ohne langes Suchen.
Eine neue Reise legen Sie über den Button Reise hinzufügen an. In dem sich öffnenden Formular können alle reisebezogenen Daten eingegeben werden.

Wie Sie eine Reise aus dem Kalender oder einem Zeiteintrag anlegen, erfahren Sie in unserem Video hier.

Daten der Reise

  1. Im Geschäftsobjekt Belegdaten tragen Sie nun die Eckdaten ein. Pflichtfelder sind Anlass der Reise, Reisebeginn und -ende. Das Datenfeld Reisender ist bereits vorausgefüllt.
  2. Ein weiteres Pflichtfeld ist die Zieladresse. 
  3. Das Geschäftsobjekt Reisestatus passt sich den nachfolgenden Eingaben an und zeigt die Summe der Auslagen, evtl. erhaltenen Vorschuss und die berechnete Erstattung an. Hier legen Sie auch fest, wenn Sie für eine komplette Reise keinen Verpflegungsmehraufwand abrechnen wollen. Das Datenfeld Abrechnung eingereicht wird erst dann befüllt, wenn Sie per Button ganz unten rechts im Formular die Abrechnung auch tatsächlich eingereicht haben.

Fahrtkosten

Fahrtkosten ergänzen Sie über den Button Hinzufügen.

Hier erfassen Sie alle auf die Fahrtkosten bezogenen Daten. Eine ganze Zeile entfernen Sie mit dem gleichnamigen Button. Über Hochladen oder die Buttons unterhalb des Geschäftsobjektes fügen Sie die entsprechenden Belege entweder lokal von Ihrem Rechner oder aus Teamwork hinzu bzw. entfernen sie.

Übernachtung

Im Geschäftsobjekt Übernachtung erfassen Sie die Ausgaben zur Übernachtung.

Nach Eingabe der Art der Übernachtung (z. B. mit oder ohne Frühstück), den Übernachtungskosten, den Kosten für die Verpflegung sowie sonstige Ausgaben, wird Ihnen im Datenfeld die Summe der Übernachtungskosten angezeigt, die dem Beleg z. B. der Hotelrechnung entsprechen sollte. Den dazugehörigen Beleg laden Sie aus Teamwork oder lokal von ihrem Rechner hoch.

Hinweis: Wählen Sie „Hotel mit Frühstück", kürzt Scopevisio ab dem zweiten Tag die Verpflegungspauschale um das Frühstück. Ist das nicht gewollt, können Sie die Kürzung manuell wieder entfernen.

Verpflegungspauschalen und Kürzungen

Unter dem Geschäftsobjekt Verpflegungspauschalen und Kürzungen sehen Sie die von Scopevisio errechneten Verpflegungspauschalen. Korrekturen können Sie über die Checkboxen vornehmen. 

Die Verpflegungspauschale ist abhängig von Reisedauer und Reiseland.

Nebenkosten

Im Geschäftsobjekt Nebenkosten haben Sie die Möglichkeit weitere Nebenkosten wie zum Beispiel die Taxi- und Parkquittung einzureichen. Über Hinzufügen wählen Sie die Art der Nebenkosten aus, tragen den entsprechenden Betrag ein und ergänzen den Beleg.

Vorschuss

Unter dem Geschäftsobjekt Vorschuss können Sie bereits erhaltenen Vorschuss vermerken, indem Sie die Art des Vorschusses sowie den Betrag eintragen. Dieser wird dann im Geschäftsobjekt Reisestatus angezeigt und bei der Berechnung der Erstattung automatisch berücksichtigt.

Reisekostenerfassung abschließen

Möchten Sie die Eingabe der Reisekosten unterbrechen und zu einem anderen Zeitpunkt fortsetzen, können Sie die Eingaben über den Button Speichern (1) speichern und das Fenster schließen. 

Über den Button PDF-Vorschau (2) können Sie sich jederzeit Ihre erfassten Reisekosten in einer PDF anzeigen lassen und speichern.

Über den Button Abrechnung einreichen (3) beenden Sie die Eingabe der Reisekosten und erzeugen ein PDF aus Deckblatt und angehängten Belegen, das automatisch an das Scopevisio Rechnungseingangsbuch gesandt wird. Die Einreichung der Reisekostenabrechnung ist hiermit abgeschlossen.

Spesen erfassen

Sind bei Ihnen Spesen angefallen, so reichen Sie sie ebenfalls über denselben Funktionsaufruf "Reisen/Spesen" ein (1). Sollten Sie den Aufruf nicht sehen, lassen Sie sich von Ihrem Administrator das Recht "Reisekosten Mitarbeiter" zuweisen. Dies ist dasselbe Recht wie für die Einreichung von Reisekosten.

Klicken Sie auf den Button "Spesen hinzufügen" (2).

Im neuen Formular machen Sie folgende Angaben:

  1. Pflichtfelder sind hier Anlass und Datum.
  2. Fügen Sie eine neue Zeile hinzu. 
  3. Wählen Sie eine Position in der Spalte "Nebenkosten" aus und 
  4. geben Sie den zu erstattenden Betrag ein. 
  5. Einen Beleg dazu können Sie ebenfalls auf verschiedene Arten hochladen, dieser wird Teil Ihrer Spesenabrechnung.
  6. Das Erzeugen einer PDF-Vorschau speichert Ihre Eingaben ebenso wie das explizite Speichern.
  7. Die diversen Beträge sowie das Datum Ihrer Abrechnung können Sie hier ablesen. Nach der Einreichung ist dies hinterlegt.
  8. Haben Sie alle Angaben getätigt, können Sie Ihre Abrechnung einreichen. In einem Pop-up-Fenster werden Sie darüber informiert, dass die Angaben nach Einreichen festgeschrieben sind. Bestätigen Sie mit "Ja", wird die Abrechnung eingereicht und an das Rebu weitergegeben. Hiermit ist für Sie als Einreichenden der Vorgang erledigt.