Scopevisio Online-Hilfe PersonalLohn & Gehalt: Erste Schritte

Lohn & Gehalt: Erste Schritte

Lassen Sie lästiges Eintüten der Abrechnungsdokumente sowie Portokosten der Vergangenheit angehören – Scopevisio Lohn & Gehalt lebt Digitalisierung! 

Voraussetzungen

Voraussetzung für die Nutzung von Scopevisio Lohn & Gehalt:

  • die Freischaltung des Scopevisio Funktionsbereichs „Personal“ über die gleichnamige Lizenz, die Sie im Shop buchen können 
  • die Beauftragung des Zusatztools Scopevisio Lohn & Gehalt powered by eurodata sowie ein damit einhergehendes, erforderliches Onboarding. Setzen Sie sich bei Interesse gerne direkt mit Martina Thiel (martina.thiel@scopevisio.com) in Verbindung.

Die digitale Verteilung der Gehaltsabrechnung ist nur mit Scopevisio Lohn & Gehalt powered by eurodata möglich. Andere Lohnprogramme können derzeit nicht angebunden werden.

Rechte (durch den Systemadministrator zuzuweisen)

Um Zugriff auf die Hauptfunktion "Personal" im Menüband und den vollen Funktionsumfang von Lohn&Gehalt zu bekommen, benötigen die Lohnbuchhalter Ihrer Firma neben der Lizenz „Personal“ die folgenden Rechte

  • "Personal" 
  • "Kontakte - alle Rechte"
  • "Finanzen: Datenimport" (Bearbeiten)

Ausschließlich Personen mit diesen Rechten haben Einsicht in die Lohnläufe und Mitarbeiterabrechnungen. In Scopevisio sind Ihre sensible Daten dadurch vor unberechtigtem Einblick geschützt. Der Systemadministrator weist die Rechte den entsprechenden Benutzern zu.

Unsicher, wie Sie dafür vorgehen sollen? Hier finden Sie alles zur Rechte-Verwaltung.

Verknüpfen mit Scopevisio Lohn & Gehalt und Ersteinrichtung des Archivs

Sind die oben genannten Voraussetzungen erfüllt und Sie haben den Funktionsbereich „Personal“ freigeschaltet, sehen Sie nun den Menüpunkt „Lohn & Gehalt“, welcher eine Verbindung zwischen dem Zusatztool Scopevisio Lohn & Gehalt und Ihrer Scopevisio Gesellschaft herstellt. Diese bewirkt, dass Daten aus den Lohnläufen in Scopevisio übernommen, direkt verbucht und archiviert werden können. Anschließend verteilen Sie die Mitarbeiter-Abrechnungsdokumente digital mit einem Klick über personalisierte Teamwork-Sammlungen.  

Die Verknüpfung zum Zusatztool Scopevisio Lohn & Gehalt können nur Personen vornehmen, die dort als Administrator hinterlegt sind. 

Rufen Sie zunächst das Einstellungsformular über Organisation > Stammdaten > Personal > Lohn&Gehalt-Einstellungen auf. 

Klicken Sie im Geschäftsobjekt "Verknüpfung Scopevisio Lohn & Gehalt" auf "Hinzufügen". Füllen Sie die Pflichtfelder aus und schließen Sie die Aktion über den Button "Verknüpfung herstellen" ab. Dies ist ein einmalig vorzunehmender Prozess.

Im Geschäftsobjekt "Lohnbuchhalter der Gesellschaft" sind Sie nun automatisch als Lohnbuchhalter hinterlegt. Sie können hier weitere Kollegen aus dem Benutzerkreis der Scopevisio auswählen.

Im Geschäftsobjekt "Verteilung der Dokumente" wählen Sie die Dokumente aus, die

  • an Ihre Mitarbeiter digital verteilt werden sollen (Spalte Mitarbeitersammlung)
  • Sie im Teamwork digital archivieren möchten (Spalte Elektronisches Archiv Backoffice) und
  • die Sie sich nach jedem Lohnlauf in gedruckter Form aufbewahren wollen (Spalte PDF zum Druck erstellen)

Mit Scopevisio Lohn & Gehalt erstellte Bescheinigungen können sowohl an Mitarbeiter verteilt als auch im Backoffice archiviert werden. Dafür wählen Sie im Bereich Manuell die Dokumenttypen "Bescheinigungen für die Betriebsstätte" und "Mitarbeiterbescheinigungen" aus.

Schließen Sie die Einrichtung mit dem Speichern des Formulars ab.

Die folgende Tabelle gibt zusammenfassend einen Überblick über die Aktivierung und Einrichtung von Lohn & Gehalt:

Systemadministrator
Mitarbeiter
System
setzt Recht "Personal" für -> x -
setzt Recht "Kontakte - alle Rechte" für ->
x -
setzt Recht "Finanzen: Datenexport" (Bearbeiten)" für ->
x -
setzt Recht "Finanzen: Datenimport" (Bearbeiten)" für ->
x -

Mit den Rechten und der Lizenz kann der Mitarbeiter über das Einstellungsformular die Einrichtung vornehmen.


Zunächst verknüpft der Mitarbeiter den Lohnmandaten aus Scopevisio Lohn&Gehalt mit der Scopevisio Instanz.
ACHTUNG! Um die Verknüpfung vornehmen zu können, muss der Mitarbeiter in Scopevisio Lohn&Gehalt Administratorrechte haben.



Mit der Verknüpfung fügt das System den Mitarbeiter der Gruppe Lohnbuchhalter der Gesellschaft hinzu.

Der Mitarbeiter kann nun noch weitere Mitarbeiter in der Gruppe Lohnbuchhalter der Gesellschaft hinterlegen.

-
legt automatisch Teamwork-Gruppe "Lohnbuchhaltung(System)" an und fügt Lohnbuchhalter hinzu
- - erstellt Teamworksammlung "Lohn-Backoffice"
- hat durch erteilte Rechte, Feature-Aktivierung UND Zugehörigkeit zur Gruppe "Lohnbuchhaltung (System)" Einsicht in die Lohnläufe 

Weitere Einstellungen

Authentifizierungscode – Verifizierung der am Mitarbeiter hinterlegten E-Mail-Adresse 

Im Geschäftsobjekt "Weitere Lohn&Gehalt-Einstellungen" legen Sie fest, ob die privaten Mailadressen von Mitarbeitern, der nicht als Benutzer im System angelegt sind, zusätzlich durch einen Authentifizierungscode verifiziert werden sollen (1). Ist diese Option gewählt, kann der E-Mailempfänger sich nur mit Eingabe des Codes ein Passwort zu seinem Lohn- und Gehaltsordner vergeben. Ist die Einstellung mit Authentifizierungscode gespeichert, bekommt der Lohnbuchhalter diesen im Formular "Lohn&Gehalt Import" in einer eigens dafür vorgesehenen Spalte angezeigt, um ihn dem Mitarbeiter gemäß firmeneigenem Arbeitsablauf mitzuteilen.  

Passwortsicherheit  Festlegung der Passwortstärke zum Zugriff auf die Lohn- und Gehaltssammlung 

Hier legen Sie fest, aus wie vielen Zeichen das Passwort bestehen muss, mit dem Ihr Mitarbeiter auf seinen Lohn- und Gehaltsordner zugreift. Standardgemäß ist die Passwortsicherheit auf 12 Zeichen festgelegt. Manuell ist sie auf 8 oder 10 Zeichen herabsetzbar (2), was gleichzeitig die Sicherheit reduziert. Im Änderungsprotokoll wird festgehalten, durch wen und wann solche eine Änderung stattgefunden hat. Diese Einstellung gilt nur für Mitarbeiter, die keine Systembenutzer sind. 

Unter (3) legen Sie fest, ob die in der Buchungsliste mitgegebenen Kostenstellen beim Buchen ignoriert werden sollen. Ist die Auswahlbox = Ja, werden die Kostenstellen aus Scopevisio Lohn- und Gehalt nicht in die Finanzbuchhaltung übernommen.