Reportingmappen

Mit Reportingmappen bietet Ihnen Scopevisio ein mächtiges Tool, mit dem Sie zentral auf alle Berichte zugreifen und diese individuell in Mappen zusammenstellen und manuell oder automatisch in frei definierbaren Intervallen erstellen können.

Voraussetzungen

Um die Funktion "Reportingmappen" aufrufen zu können, benötigen Sie das Recht "Reportingmappen" im Rechteprofil "Finanzen - alle Rechte". Mehr Infos zur Rechteverwaltung finden Sie hier.

Reportingmappen Übersicht

Rufen Sie die Reportingmappen unter Finanzen > Berichte > Reportingmappen auf. Ihnen werden im Formular diverse Filtermöglichkeiten (1) angeboten, sowie eine Übersicht über bestehende Reportingmappen (2) und eine Vorschau (3), die Sie über die weiteren Aktionen (4) ausblenden können. Hier finden Sie noch zusätzliche Optionen.

Eine Reportingmappe hinzufügen

Das Detail-Formular

Über den Button "Hinzufügen" gelangen Sie in das Detailformular, in dem Sie die allgemeinen Angaben (1), Ablageort und -art in Teamwork (2), die Formatierung (3) sowie die Benachrichtigungen (4) zu Ihrer neuen Reportingmappe festlegen. 

Angaben

Außer der Bezeichnung gibt es keine weiteren Pflichtfelder. 

In der Beschreibung können Sie kurz den Inhalt der Reportingmappe aufführen.

Die Kategorie vergeben Sie optional, sie kann später als Filter-Merkmal dienen.

Für den Dateinamen bei Erstellung können Sie zwischen dem Standard- und einem benutzerdefinierten Format wählen. Für letzteres stehen Ihnen eine Reihe von Platzhaltern zur Verfügung.

Die Berechtigung ist systemgemäß auf öffentlich gestellt - unter dem Link Bearbeiten können Sie dies ändern.

Möchten Sie, dass die Reportingmappe regelmäßig und automatisch erstellt wird, wählen Sie das gewünschte Zeitintervall aus. Über den kleinen Rechtspfeil gelangen Sie in die Einstellungen der Reportingmappe, wo Sie weitere Zeitintervalle hinzufügen sowie Kopf- und Fußzeilen verwalten können.

Teamwork

Bestimmen Sie einen Ordner, in dem Ihre Reportingmappe abgespeichert wird.

Entscheiden Sie, ob Ihre Reportingmappe versioniert oder bei jeder erneuten Erstellung als einzelnes Dokument gespeichert werden soll.

Formatierung

Hier können Sie einen optionalen Text für Kopf-, Fußzeile und Wasserzeichen mitgeben sowie dessen Positionierung bestimmen. Kopf- und Fußzeile werden aus den Angaben vorgeschlagen, die Sie zuvor in den Einstellungen hinterlegt haben.

Benachrichtigungen

Legen Sie fest, welche(r) Benutzer bei Erstellung der Reportingmappe automatisch per Mail benachrichtigt werden soll(en).

Inhalt Reportingmappe

Haben Sie Ihre Angaben im Detailformular gemacht, klicken Sie auf den Button "Inhalt bearbeiten". Die Eingaben werden gespeichert und im sich öffnenden Formular bestimmen Sie nun die Zusammensetzung Ihrer Reportingmappe.

In dem zweigeteilten Formular sehen Sie links die Auswahl aller zur Verfügung stehenden Berichte (1), rechts die von Ihnen zusammengestellte Reportingmappe (4).

Markieren Sie eine Zeile (2) und fügen Sie sie über den gleichlautenden Button (3) Ihrer Reportingmappe (4) hinzu.

Über den Multi-Button (5) können Sie zentral auf die Stammdaten zurückgreifen und dort grundlegende Änderungen vornehmen.

Über den Multi-Button getätigte Änderungen wirken sich permanent auf die Stammdaten aus, nicht nur temporär auf die von Ihnen zusammengestellte Reportingmappe!

Der rechte Formularteil zeigt den Inhalt Ihrer Reportingmappe. Hier haben Sie bei Auswahl einer Zeile über den kleinen Pfeil rechts (1) die Möglichkeit, die Bezeichnung zu ändern. Diese Namensänderung zeigt sich ausschließlich in der Reportingmappe und wirkt sich nicht auf den Namen des Berichtes in den Stammdaten aus.

Der "Bearbeiten"-Button (2) führt in die Konfiguration des jeweiligen markierten Berichts und lässt Sie dort weitere Anpassungen vornehmen. Diese Änderungen gelten nur innerhalb dieser Reportingmappe und beeinflussen die Stammdaten nicht.

Über den "Entfernen"-Button (3) nehmen Sie den ausgewählten Bericht wieder aus Ihrer Reportingmappe heraus, er bleibt jedoch weiterhin im linken Teil für die Auswahl der Berichte bestehen.

Mithilfe der Pfeiltasten (4) können Sie Ihre Reportingmappe umstrukturieren, indem Sie die Reihenfolge oder Ebene der Berichtszeilen bearbeiten, in der die einzelnen Berichte angezeigt werden sollen. Die Nummerierung der Berichtszeilen im rechten Bereich reagiert nach dem Verschieben einer Zeile sofort. 

Sie können der Reportingmappe auch ein Inhaltsverzeichnis an gewünschter Stelle hinzufügen, in diesem Fall können Sie mit dem „Bearbeiten“-Button die Formatierung bezüglich Nummerierung festlegen. Im Inhaltsverzeichnis sehen Sie nach Erstellung die Inhaltsangabe mit Nummerierung und die Beginn-Seite der einzelnen Berichte.

Speichern Sie Ihre Reportingmappe(5), um einen eventuellen Zwischenstand zu sichern, zu dem Sie auch ohne Erstellen der Reportingmappe zurückkehren können.

Klicken Sie auf den "Erstellen"-Button(6), um Ihre Reportingmappe zu erzeugen. Sie können dies aber auch zu einem späteren Zeitpunkt aus der Übersicht heraus mit dem gleichlautenden Button tun.

Im sich öffnenden Formular bestimmen Sie zunächst das Datum der Bezugsperiode (1) (Standardvorgabe ist hier das Tagesdatum). Dieses legt in Zusammenhang mit den in den einzelnen Berichten festgelegten relativen Perioden (zB aktuelles Berichtsjahr) den in der Reportingmappe auszuwertenden Zeitraum fest.

Bestimmen Sie dann den Ablageort (2). Wählen Sie, ob Sie Ihre Reportingmappe lokal, in dem zuvor festgelegten Teamwork-Ordner speichern oder sie direkt per Email versenden möchten.

Mit Klick auf den "Erstellen"-Button (3) gelangen Sie je nach Wahl des Ablageortes in unterschiedliche Formulare, wo Sie weitere Bearbeitungsmöglichkeiten haben. Das Erstellen wird

  • bei der lokalen Ablage mit dem "Speichern"-Befehl, 
  • bei Wahl von Teamwork mit dem "Teamwork Upload"-Button und 
  • beim Versand per Email mit dem "Versenden"-Button ausgelöst.

Im Anschluss wird wieder das vorherige Formular angezeigt. Um zur Übersicht der Reportingmappen und der optional einblendbaren Vorschau zu gelangen, gehen Sie zweimal über den Linkspfeil zurück. Die Reportingmappe der markierten Zeile kann hier eingesehen werden.

Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten finden Sie in den Buttons mit sprechenden Bezeichnungen.