Rebu-Export Buchungen

Über die Funktion Rechnungsexport im Rebu-Menü können vorkontierte Eingangsrechnungen als Buchungen ins DATEV EXTF-Format exportiert werden.

Voraussetzungen

Datev Buchungscode

Alle verwendeten Steuerschlüssel müssen in der Steuermatrix mit dem entsprechenden DATEV-Schlüssel bzw. DATEV-Schüssel (ermäßigter Zeitraum) hinterlegt sein.

Kontenrahmen

Darf bei bestimmten Konten kein DATEV Buchungscode ausgegeben werden, setzen Sie im Kontenrahmen beim betreffenden Konto die Einstellung DATEV Automatikkonto.

Sie können optional beim Vorkontieren trotzdem einen Steuerschlüssel angeben, jedoch wird dieser im Export nicht berücksichtigt.

Kreditor

Durch die Erfassung einer Eingangsrechnung legt Scopevisio automatisch die Rolle Lieferant zum gewählten Kontakt an. Für den Buchhaltungsexport wird auch die Kreditorenkontonummer benötigt, entsprechend ist vor der Verifizierung des Beleges die Rolle Kreditor beim Kontakt hinzuzufügen.

Prüfen Sie bitte daher, ob im Rebu in der Spalte Lieferant die Kreditorennummer angezeigt wird, bevor Sie mit der Kontierung beginnen.

Vorkontieren

Erfassungszeitpunkt

Über die Einstellung Kontieren nach Abschluss des Freigabeprozesses erlauben in den Einstellungen Rechnungseingang definieren Sie, ob die Vorkontierung vor der Freigabe stattfinden muss oder danach erfolgen kann.

Kontierung eingeben

In der Belegbearbeitung im Rebu können Sie über die Schaltfläche „Kontieren“ oder das Geschäftsobjekt „Einzelerfassung“ die Eingangsrechnungen vorkontieren. Im DATEV EXTF-Export werden die Eingaben in den Spalten Text, Bruttobetrag, Konto, Steuerschlüssel sowie zwei Dimensionsebenen berücksichtigt.

Bei Reverse Charge Geschäftsfällen achten Sie bitte auf die Netto-Erfassung. 

Beim Erfassen der Einzelpositionen errechnet sich der Beleggesamtbetrag automatisch und kann nicht gesondert von der Summe der Einzelpositionen eingegeben werden!

Buchungsexport Voreinstellungen

In den Einstellungen Rechnungseingang definieren Sie über die Option Rechnungen in Exporten filtern, ab welchem Status im Freigabeprozess Rechnungen exportiert werden dürfen.

Alle weiteren Voreinstellungen finden Sie direkt im Exportmenü unter Rebu > Rechnungsexport.

EXTF Exportieren

Einstellungen

In der Statusauswahl definieren Sie; ob Rechnungen mit Status Nicht exportiert und/oder Zurückgesetzt und/oder Exportiert im gewählten Zeitraum berücksichtigt werden sollen.

Achtung: Bereits in Scopevisio gebuchte Belege können nicht mehr kontiert werden. Für Buchungen steht der Buchungsexport unter OpenScope > Import/Export > Datev Buchungssätze exportieren zur Verfügung.

Wählen Sie über die Zeitraumeinstellungen Rechnungsdatum bzw. Erstellungsdatum; welcher Zeitraum exportiert werden soll.

Soll der Umsatzsteuerschlüssel exportiert werden, wählen Sie unter Aktuelle DATEV-Schlüsselwerte aus Steuermatrix verwenden die Einstellung Ja.

Soll pro Rechnungskreis eine eigene Exportdatei erzeugt werden – zB um im Zielprogramm unterschiedliche Belegkreise zuzuweisen - wählen Sie die Option Ja.

Für den Belegtext (Buchungstext) stehen die Erste Buchungszeile oder der Belegtext zur Auswahl.

Gibt es Eingangsrechnungen mit Vorkontierung zur Aufteilung auf mehrere Konten, Steuerschlüssel oder Kostendimensionen, ist in der Auswahlliste Splitverhalten die Einstellung > Standard zu verwenden.

Für die Kostenstellen stehen zwei Exportfelder zur Verfügung, über die Auswahlfelder Kost 1 und Kost 2 definieren Sie, welche Dimensionen berücksichtigt werden sollen.

Export durchführen

Markieren Sie mit der Maus jene Zeilen aus den vorgeschlagenen Rechnungen, die nun exportiert werden sollen. Wählen Sie links unten die Schaltfläche EXTF Exportieren und geben Sie im nachfolgenden Dialog den gewünschten Speicherort an.

Prüfung und Fehlerbehebung

Wenn im Status-Filter auch Rechnungen mit Status „Exportiert“ gewählt wurden; sehen Sie anschließend in der Spalte Letzter Export das aktuelle Datum mit Uhrzeit und in der Spalte Export Status den Status Exportiert. Sind exportierte Rechnungen im Filter nicht gewählt, werden diese bei erfolgreichem Export automatisch ausgeblendet.

Konnten Rechnungen nicht exportiert werden, informiert die Spalte Letzter Export Fehler über die Ursache.

Im Fall einer fehlenden Kontierung öffnen Sie im Rebu die betreffenden Rechnungen und prüfen, ob dem Lieferanten die Rolle Kreditor zugewiesen wurde und ob in der Einzelerfassung alle angelegten Zeilen kontiert wurden.

Nach Vervollständigung der Kontierung können nur die nachbearbeiten Rechnungen selektiert und exportiert werden oder auch erneut alle Rechnungen.

Sollen bestimmte Rechnungen nicht exportiert werden, können Sie diese optional mit der Funktion Ausblenden / Einblenden aus der Liste entfernen bzw. wieder anzeigen.