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Einstellungen Rechnungseingang

Das Formular Einstellungen Rechnungseingang stellt die Schaltzentrale aller den Rechnungseingang betreffenden Prozesse dar. Hierin steckt ein enormes Automatisierungspotenzial.

Für den Zugriff darauf benötigen Sie das Recht "Rechnungseingangsbuch".

Wählen Sie Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingangsbuch. Auch über die weiteren Aktionen im Rechnungseingangsbuch selber gelangen Sie in dieses Formular.

Die Einstellungen

Sie bekommen einen schnellen Überblick über die Anzahl bereits angelegter Freigabeprozesse und Regeln.

Im Reiter "Einstellungen" im Bereich "Zentrale Einstellungen" legen Sie Grundlegendes zum Rechnungseingang fest. Unten sehen Sie die Standardeinstellungen. Passen Sie sie über die jeweiligen Auswahlmenüs Ihren eigenen Bedürfnissen an.

  1. Bestimmen Sie, ob eine aus der Rechnung ausgelesene UStId mit Ihnen vorliegenden Kontaktdaten abgeglichen werden sollen, um den Kreditor automatisch zu setzen. Alternativ können Sie dies auch über eine Regel einstellen.
  2. Erfassen Sie Ihre Rechnungen hauptsächlich mit Netto-Beträgen, so passen Sie dies hier an.
  3. Im oberen Teil des Belegs kann ein digitaler Verarbeitungsstempel angezeigt werden.
  4. Legen Sie fest, ob Duplikate nur anhand der Dateigleichheit oder zusätzlich noch über die Lieferantennummer erkannt werden sollen.
  5. Hier bestimmen Sie den Zeitpunkt, zu dem die fortlaufende interne Nummer vergeben wird.
  6. Die Buchungsfreigabe kann an einen bestimmten Status gekoppelt werden.
  7. Scannen Sie viele Belege auf einmal ein, um sie ans Rechnungseingangsbuch zu schicken, können Sie diese anhand vorbereiteter Deckblätter oder Leerseiten voneinander trennen.
  8. Ein Bearbeitungsprotokoll kann der PDF-Belegdatei hinzugefügt werden.
  9. Wir empfehlen, mit Hypathos zu arbeiten, bieten aber auch weitere OCR-Engines zur Auswahl an.
  10. Hinterlegen Sie hier die bei Ihren Lieferanten am häufigsten vorkommende Zahlungsart.
  11. Bei der Wahl eines benutzerdefinierten Formates stellen Sie sich dieses mithilfe einiger Platzhalter zusammen.
  12. Je nach Rechtevergabe haben nur Administratoren, oder aber alle Rebu-Benutzer Einsicht in den Teamwork-Ordner "Eingangsrechnungen". Über den Link "Zurücksetzen" gehen Sie wieder zurück zur Standardeinstellung, die Belege in Teamwork nur für Administratoren einsichtig zu machen.
  13. Mit dieser Einstellung lassen Sie auch noch nach Durchlaufen eines Freigabeprozesses eine Bearbeitung der Kontierung zu.
  14. Entgegen dem Standardverhalten können Sie entscheiden, dass Belege nach Verifizierung aus dem Rebu entfernt werden dürfen, wenn Sie hier "Ja" wählen.
  15. Wenn Sie neue Lieferanten automatisch anlegen lassen, verlieren Sie dadurch ihren direkten Einfluss wie zB auf die Vergabe der Kreditorennummer.
  16. Der hier gesetzte Filter bezieht sich auf die über die weiteren Aktionen zu exportierenden Rechnungen. In unserem Beispiel werden also ausschließlich Rechnungen mit dem Status "Verifiziert" exportiert.
  17. Die Adress-Vervollständigung bezieht sich auf den kostenlosen Dienst der Crefo-Adressdatenbank, aus der Adressen vorgeschlagen werden können.
  18. Sparen Sie sich Zeit, indem Sie durch Mitarbeiter eingereichte Reisekosten und Spesenrechnungen als bereits verifiziert ansehen. Für diesen Fall hinterlegen Sie eine Regel, die einen entsprechenden Freigabeprozess bereits bei Rechnungseingang zuweist.
  19. Werden in der Belegarbeitsliste (BAL) Informationen überschrieben, bleiben die ursprünglichen Belegdaten im Rebu bei dieser Art der Einstellung erhalten.

Pflichteinstellungen sind im Detail-Formular der Eingangsrechnung gelb hervorgehoben, können also nicht übersehen werden. Sind die betreffenden Felder nicht ausgefüllt, lässt sich die Rechnung nicht speichern. Checken Sie daher auch eventuell eingeklappte Geschäftsobjekte auf versteckte Pflichtfelder, falls sich eine Rechnung nicht speichern lässt.

Im Bereich "E-Mail Benachrichtigung" ist der Text anpassbar, den Sie über den Button "E-Mail" aus dem einzelnen Beleg heraus zur Benachrichtigung an Sachprüfer und Zahlungsfreigeber schicken können.

Freigaben

Sobald eine Rechnung im Rechnungseingangsbuch erscheint, steht sie bereits an einer bestimmten Stelle des Rechnungsworkflows, den sie zu durchlaufen hat. Diesen können und sollten Sie als Verantwortlicher für das Rechnungseingangsbuch Ihren eigenen Arbeitsabläufen entsprechend mithilfe von Freigabeprozessen selbst definieren. Zusätzlich wird es immer einen systemgenerierten Standardfreigabeprozess geben, bestehend aus einer sachlichen Prüfung und einer Zahlungsfreigabe. Der Workflow entsteht durch eine Reihe hintereinander geschalteter Freigabeprozesse, und zwar mindestens immer einer sachlichen Prüfung und einer Zahlungsfreigabe. Die Festlegung dieser Freigabeprozesse wird Sie anfangs vielleicht etwas Mühe kosten, Ihnen dann aber viel Arbeit ersparen. Im Folgenden leiten wir Sie durch die Anlage verschiedener Freigabeprozesse, um Ihnen die diversen Möglichkeiten aufzuzeigen:

Freigabeprozesse für Rechnungen definieren

  1. Klicken Sie auf den Reiter "Freigaben", um bestehende Freigabeprozesse angezeigt zu bekommen oder neue anzulegen.
  2. Haben Sie hierüber Mitarbeiter ausgewählt, bekommen diese automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung bei Zuständigkeit geschickt, die sie individuell auch wieder deaktivieren können. So ersparen Sie dem Erfasser der Rechnung, aus jeder freizugebenden Rechnung manuell eine E-Mail-Benachrichtigung herauszuschicken.
  3. Einen neuen Freigabeprozess legen Sie hierüber an - oder Sie markieren einen aus der Übersicht der vorhandenen Freigabeprozesse und duplizieren ihn, um ihn dann nur noch anzupassen.

Nach Klick auf "Hinzufügen" öffnet sich das Formular für die Definition eines neuen Freigabeprozesses.

Der Prozess wird automatisch mit „Unbekannt“ betitelt. Wählen Sie einen eindeutig zuzuordnenden Namen, fügen Sie optional auch ein Startdatum im Namen hinzu. Dadurch können Sie ihn von gleichlautenden, mittlerweile abgelösten Prozessen unterscheiden. Den Prozess können Sie im Feld darunter auch noch näher beschreiben. Dieser orientiert sich im Idealfall an den in Ihrer Firma üblichen Prozessen. Unten einige Beispiele für eindeutige Prozess-Benennungen:

  1. Sie können den Prozess zeitlich beschränken, indem Sie ein Start- und Enddatum wählen (z.B. im Falle einer Urlaubsvertretung), oder ihm nur ein Startdatum zuordnen.
  2. Standardmäßig ist darunter bei „Standard-Prozess“ „Nein“ ausgewählt. Sobald Sie hier auf „Ja“ umstellen, wird für DIESEN Prozess nach dem Speichern in der Spalte „Standardprozess“ (siehe oben beim Prozess „HE Einkauf Hardware“) ein grünes Häkchen gesetzt. Sollten Sie zuvor bereits einen anderen Prozess als Standardprozess definiert haben, so wird dieser hiermit ersetzt, da es nur einen einzigen Standardprozess geben kann - aber nicht notwendigerweise geben muss. Im Rebu zu verifizierende Rechnungen bekommen automatisch den von Ihnen bestimmten Standardprozess zugewiesen, was dem Erfasser Arbeit abnimmt. Daher sollte der Standardprozess dem am häufigsten verwendeten Freigabeprozess in Ihrem Unternehmen entsprechen.

Unsere Empfehlung: Je mehr unterschiedliche Verantwortlichkeiten Sie im Unternehmen haben, also je mehr Prozesse Sie abbilden wollen, umso weniger sinnvoll ist es, mit einem Standardprozess zu arbeiten. 

  1. Auch das Feld „Aktiv“ ist per Default auf „Nein“ gesetzt. Dieses ist manuell auf „Ja“ umzuschalten, wenn der Freigabeprozess zur Verwendung freigegeben sein soll und somit auch in der Liste zur Auswahl eines Freigabeprozesses angezeigt wird. Handelt es sich um einen bereits mindestens einmal angewendeten Prozess, so kann man diesen nicht mehr mit „Entfernen“ löschen, ihn jedoch deaktivieren. Angewandte Prozesse nicht löschen zu können gewährleistet, dass nach GoBD der Dokumentationspflicht nachgekommen wird.
  2. Hierüber können Sie, unabhängig von den am Prüfprozess beteiligten Personen, zB die Buchhaltung automatisch informieren lassen.
  3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Es wird eine neue Zeile für die Freigabestufe 1 und den Freigabetyp „Sachliche Prüfung“ generiert. Möchten Sie den verantwortlichen Mitarbeiter aussuchen, so klicken Sie einmal in die Spalte „Prüfer“ und dann auf den kleinen Pfeil rechts daneben. Es öffnet sich eine Liste aller in Scopevisio als Nutzer angelegten Mitarbeiter, die zumindest eine REBU- oder SCOPEVISIO2GO-Lizenz haben müssen, aus der Sie entweder per Sucheingabe oder durch Scrollen den gewünschten Verantwortlichen heraussuchen und auswählen können.
  4. Unter "Prüfer Organigramm“ können Sie statt eines bestimmten Mitarbeiters eine ganze Abteilung als verantwortlich bestimmen. Dafür wählen Sie einen Abteilungsknoten oder eine bestimmte Stelle aus - egal, von welchem Mitarbeiter diese in dem Moment besetzt wird. So können Sie Verzögerungen durch eventuelle Abwesenheiten oder Abteilungswechsel eines einzelnen Verantwortlichen vorbeugen.
  5. Unter "Prüfung Projektrolle" ordnen Sie den Freigabeprozess direkt projektbezogen den jeweiligen Rolleninhabern wie zum Beispiel der Projektleitung oder der -assistenz zu. Dies setzt voraus, dass die jeweiligen Projektdaten auch die Informationen zu den Projektteams enthalten. Hierfür empfiehl es sich, das Häkchen bei "Projekte" zu setzen, um diese Eingabe zur Pflichteingabe zu machen.
  6. Wird hier ein Betrag gesetzt, wird dieser Prüfer bei höheren Rechnungsbeträgen automatisch übersprungen und die Prüfung geht an den nächsten Prüfer in derselben Freigabestufe.
  7. Hier gesetzte Häkchen machen diese Felder zu Pflichteingaben bei der Prüfung im Rebu.
  8. Klicken Sie noch einmal auf „Hinzufügen“, generieren Sie so automatisch eine weitere Freigabestufe, der wieder der Freigabetyp „Sachliche Prüfung“ zugeordnet wird. Im Bedarfsfall stellen Sie dies per Auswahl mit dem kleinen Pfeil rechts auf „Zahlungsfreigabe“ um. Auch hier wählen Sie wieder einen verantwortlichen Mitarbeiter aus dem Drop-down-Menü aus.
  9. Über diese beiden Buttons organisieren Sie die Reihenfolge der Prüfschritte um. Achten Sie darauf, die Freigabestufen anzupassen - gleichlautende Ziffern in der Freigabestufe bei gleichlautendem Freigabetyp bedeuten eine "oder"-Funktion, das heißt, ein beliebiger der angegebenen Prüfer kann die Aufgabe übernehmen. Aufeinanderfolgende Ziffern in der Freigabestufe bei verschiedenen Freigabetypen bedeutet, dass die Stufen nacheinander abgearbeitet werden müssen. So können Sie zB eine Vier-Augen-Option in den Prüfprozess einbauen.

Sollten Sie die Eingabe von Pflichtfeldern aktiviert haben, beachten Sie bitte, dies in beiden Zeilen der "oder"-Funktion zu tun.

Haben Sie nun Ihren neuen Freigabeprozess fertiggestellt, speichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf das gelbe Disketten-Symbol oben rechts in der Ecke. Im Anschluss können Sie die Seite mit dem Linkspfeil daneben verlassen und befinden sich wieder im Reiter „Einstellungen Rechnungseingang“.

Regeln

Regeln ergänzen das Feature Freigabeprozesse und erleichtern Ihnen die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Vereinfachen Sie mithilfe von an Ihren Workflow angepassten Regeln Rechnungseingang und -verifizierung!

Konfiguration und Bearbeitung der Regeln

Klicken Sie auf den Reiter Regeln, um eine Liste bereits angelegter Regeln angezeigt zu bekommen. Mit Hinzufügen öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Regel-Details festlegen können.

Ebenso können Sie hier bestehende Regeln bearbeiten, duplizieren (um sie anzupassen und unter neuem Namen abzuspeichern) oder entfernen.

Die Regel-Details

Anhand des folgenden Screenshots zu Regel Nummer 16 wollen wir näher auf die Regel-Details eingehen. Ein Doppelklick auf die bestehende Regel zeigt Folgendes:

  1. Scopevisio schlägt Ihnen eine Nummer von niedriger Priorität vor, die nach Bedarf überschreibbar ist. Je kleiner die Nummer, desto höher die Priorität. Eine neu vergebene Prioritätsstufe eins löst eine vorherige ab und schiebt diese eine Stelle weiter nach hinten. Je spezieller die Regel ist, desto weiter oben in der Prioritätenliste sollte sie stehen.
  2. Die Bezeichnung ist als Pflichtfeld vor der Eingabe gelb dargestellt und sollte eindeutig sein.
  3. Der Farbkode ist zur optischen Unterscheidung gedacht und kann als Hinweis für die Trefferwahrscheinlichkeit eingesetzt werden. So können Sie sich visuell einen schnellen Überblick darüber verschaffen, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Regel zu einem eindeutigen Ergebnis führen wird. Wir empfehlen, den Farbkode wie folgt zu vergeben:
    grün für eine hohe Wahrscheinlichkeit,
    gelb für eine weniger hohe Wahrscheinlichkeit,
    orange für die geringste Wahrscheinlichkeit, dass das Ergebnis eindeutig ist.
  4. Im Feld darunter legen Sie fest, ob Ihre Regel aktiv ist, was sie nicht zwingenderweise sein muss. Vielleicht legen Sie sie an, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu aktivieren.
  5. Möchten Sie, dass Ihre Regel nach Anwendung stoppt, bestimmen Sie das Regelverhalten dementsprechend und machen Sie sie zu einer beendenden Regel. Weiterlaufend bedeutet, dass auch weitere Regeln mit einer niedrigeren Priorität nacheinander durchlaufen werden.
  6. Im letzten Schritt bestimmen Sie, wann Ihre Regel zur Anwendung kommen soll: vor dem Scannen, bei Eingang der Rechnung oder ihrer Verifizierung. Je nach Zeitpunkt werden unterschiedliche Bedingungen und Aktionen angeboten. Sollten Sie den Rechnungseingang gewählt haben, so sehen Sie das Ergebnis der angewandten Regel bereits mit dem Öffnen des Rechnungseingangsbuchs. Die Regel bei Rechnungsverifizierung wird de facto erst mit dem Klick auf den Button Verifizierung in der Ansicht Beleg-Details ausgelöst.

Selbstverständlich können Sie Regeln mit verschiedenen Anwendungszeitpunkten auch miteinander kombinieren: legen Sie weiterlaufende Regeln an, vom Speziellen zum Generellen und von hoher zu absteigender Priorität.

Die Bedingungen

Klicken Sie unten rechts auf Neuer Eintrag (1), um eine Bedingung zu setzen. Der Anwendungszeitpunkt entscheidet darüber, was Ihnen Scopevisio zur Auswahl anbietet. Hier bestimmen Sie auch, ob alle oder nur mindestens eine Bedingung erfüllt sein muss, wenn es sich um eine Regel mit mehreren Bedingungen handelt.

Um eine weitere Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie auf das kleine Plus-Symbol rechts (2).

Bedenken Sie, dass Sie bei Änderungen einer Bedingung schneller darauf reagieren können, wenn Sie einer Regel nur eine Bedingung zugeordnet haben. Ist diese Teil einer Regel mit mehreren Bedingungen, hat die Änderung eines einzelnen Bestandteiles Auswirkungen auf die gesamte Regel.

Im folgenden Screenshot sehen Sie einige der Wahlmöglichkeiten für Bedingungen, die bei Rechnungseingang erfüllt sein müssen, damit die Regel greift.

Jennifer Derichs | Microsoft Teams

Da die Regelbedingungen regelmäßig um weitere Optionen ergänzt werden, lohnt es sich, dieses Feature im Auge zu behalten.

Die Aktionen

Auch bei den Aktionen gilt dasselbe wie für die Bedingungen: die zur Auswahl stehenden Optionen sind abhängig vom Anwendungszeitpunkt und werden laufend um weitere ergänzt.

Kombinieren Sie mehrere Aktionen, um die Vorteile des Regelwerks maximal zu nutzen und Ihnen die Arbeit vorbereitend zu erleichtern.

Die Vorgehensweise mit Klick auf Neuer Eintrag (1) bzw. zum Hinzufügen weiterer Aktionen auf das Plus-Symbol (2) ist dieselbe wie beim Setzen der Bedingungen.

Je nach Aktion bekommen Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten angeboten. Im unten stehenden Screenshot ist zum Beispiel die Aktion "Freigabeprozess setzen" ausgewählt (3). Sie sehen eine Liste der bereits angelegten Freigabeprozesse (4), der die Rechnung bei Rechnungseingang automatisch zugeordnet werden kann. Um diese Liste aufzurufen, klicken Sie einmal in das leere Feld (5) und dann unten links auf Freigabeprozess auswählen (6).

Ein Beispiel für eine Standard-Regel könnte sein, bei Rechnungseingang den Text auf einen bekannten Kreditorennamen und gleichzeitig eine bekannte Kreditoren-USt-IdNr durchsuchen zu lassen, um dann den gefundenen Lieferanten/Kreditor automatisch setzen zu lassen:

Speichern Sie Ihre neu angelegte Regel.

Beachten Sie, dass Regeln die Priorität vor den Freigabeprozessen haben! Sollte sich eine Regel auf einen bereits deaktivierten Freigabeprozess beziehen, so greift die Regel weiterhin und muss deshalb ebenfalls deaktiviert werden. Eine andere Möglichkeit ist, den deaktivierten Freigabeprozess in der Regel durch einen anderen, aktiven zu ersetzen.