Belegarbeitsliste einrichten
Konfigurieren Sie hier die Grundeinstellungen Ihrer Belegarbeitsliste, von wo aus alle Belege verbucht werden.
Einstellungen Belegarbeitsliste
Rufen Sie das Formular über Organisation > Stammdaten > Buchhaltung: Belegarbeitsliste einrichten oder über Finanzen > Belegarbeitsliste: Einstellungen auf.
Die Belegarbeitsliste ist zur Verarbeitung von PDF- und JPEG-Dokumenten vorkonfiguriert (1).
Bei dieser Einstellung buchen Sie jeden Beleg einzeln und bekommen die Details der Buchung im Journal darunter angezeigt (2). Entscheiden Sie sich für die Stapelbuchung, werden die Belege zuerst einem Stapel hinzugefügt, der dann mit einem Klick verbucht werden kann.
Über die Checkboxen können Sie auswählen, aus welchen Quellen Dokumente in die Belegarbeitsliste automatisiert importiert werden (3). Möchten Sie im Fall der Eingangsrechnungen nur solche Belege in der Belegarbeitsliste angezeigt bekommen, die bereits alle Freigabestufen durchlaufen haben, haken Sie alle drei Kästchen an (4).
Die Gesellschaftseinstellung, die in den Einstellungen Rechnungseingangsbuch vorgenommen worden ist, wird hier zur Information angezeigt (5). Die unter (4) gesetzten Häkchen können diese benutzerspezifisch umgehen bzw die Anzahl der angezeigten Belege beeinflussen.
Die automatischen Regeln (6) werden untenstehend ausführlich erklärt.
Automatische Regeln
Die automatischen Regeln helfen dabei, Ihre Belege automatisch zu kontieren. Das Buchen geht dadurch sehr viel schneller von der Hand.
Dies funktioniert naturgemäß nur mit digitalen Belegen. Die Kontierungsregeln sind als Wenn-Dann-Anweisungen formuliert. Zuerst stellen Sie eine Bedingung ein (das "Wenn"), dann eine Aktion, die ausgeführt wird, falls die Bedingung zutrifft (das "Dann").
Zum Beispiel: Wenn im Text einer Rechnung der Name und die USt-ID eines bekannten Kreditors/Lieferanten vorkommt, verwende dessen Personenkonto als Gegenkonto.
Regelübersicht
- Einige universell anwendbare Regeln sind bereits "ab Werk" vordefiniert.
- Über Hinzufügen erstellen Sie eine neue Regel. Markieren Sie eine Regel und wählen Sie Bearbeiten, um ihre Details zu sehen und sie ggfs. zu ändern.
- Anstatt eine Regel ganz neu anzulegen, ist es oft effizienter, eine ähnliche zu Duplizieren und in einzelnen Details abzuändern.
- Die Nummern entscheiden auch über die Priorität der Regeln (falls mehrere Regeln zutreffen). Mit den Buttons können Sie die Priorität einer markierten Regel herauf- oder heruntersetzen.
- Dieser Button schaltet eine markierte Regel ein oder aus.
- Falls Sie die von uns vordefinierten Regeln wiederherstellen möchten, wählen Sie diesen Link.
Regeldetails
Es öffnet sich der Tab Regel Details, in dem Sie Kontierungsregeln definieren können:
- Die Nummer einer Regel entscheidet darüber, mit welcher Priorität sie angewendet wird.
- Jede Regel braucht eine Bezeichnung.
- Ein gelber oder orange Farbcode bedeutet, dass die Kontierung überprüft werden muss, da ein Restrisiko besteht, dass sie unzutreffend ist.
- Eine Regel kann aktiviert oder deaktiviert werden.
- Die Regeln werden von oben nach unten der Reihe nach abgearbeitet. Das bedeutet, der Regelassistent sucht die Regeln durch, bis er eine gefunden hat, deren Bedingungen auf den vorliegenden Beleg passen. Beim Regelverhalten "Beendende Regel" bricht danach die Suche ab. Mit weiterlaufenden Regeln können Sie Regeln bilden, um die Belege gewissermaßen "vorzusortieren". Diese Regeln lassen den Regelassistent weiterlaufen, sie sind sozusagen durchlässig. Insbesondere handelt es sich um Zuständigkeitsregeln. So können Sie z. B. eine Regel erstellen, die Belege, welche bestimmte Eigenschaften aufweisen, dem Buchhalter Müller in den digitalen Eingangskorb legt, indem Sie Herrn Müller als Verantwortlichen zuweisen.
- Geben Sie an, ob nur eine oder alle Bedingungen zutreffen müssen.
- Wählen Sie Neuer Eintrag, um eine Bedingung zu formulieren.
- Auswahlhilfen unterstützen Sie beim Eingeben der Bedingung (oder weiter unten der Aktion).
- Mit den +/- Zeichen können Sie Bedingungen hinzufügen oder entfernen.
- Geben Sie in ähnlicher Weise an, welche Aktionen ausgeführt werden sollen, wenn die Bedingungen zutreffen.
Anschließend speichern Sie Ihre Eingabe.
Es empfiehlt sich, die durchlässigen Regeln an den Anfang der Liste der Buchungsregeln zu setzen, um sicherzustellen, dass sie angewendet werden. Ansonsten kann es sein, dass ein Beleg kontiert und der Regelassistent verlassen wird, ehe die Zuständigkeitsregel erreicht wurde.
