Connectivity Center / Import Service
Das Connectivity Center ist ein neues Feature bei Scopevisio.
Mit dem dort angebotenen Import Service wollen wir Datenimporte vereinfachen und automatisieren.
Haupteffekt: Zeitersparnis durch ind. Voreinstellungen bzw. Qualitätssicherung durch zentrale durchgängige Prüfungen für die Import-Felder!
Dieses Feature kann aus verschiedenen Quellen (Dateiauswahl, Teamwork-Ordner oder per REST-API) Daten zum Import erhalten in einen zentralen Datenpool (das Import-Center), aus dem diese anschließend nach Validitätsprüfung direkt importiert werden können.
Daten können somit von extern komfortabel direkt in den SV-Client angeliefert und automatisch einem Import-Typ (aktuell Datev) zugeordnet werden. Zentrale Benutzung der Steuermatrix für alle Importe.
Aufruf des Import Service
Der Aufruf kann über das Menü Organisation/OpenScope/Import & Export/Connectivity Center/Import Service erfolgen, wenn das Rechteprofil „Datenimport“ unter Finanzen/alle Rechte gesetzt ist.
Auf welche Arten können Importdaten in das Import Service gelangen?
Drag & Drop / Dateiauswahl
Im Formular Import Service können über eine Drag & Drop-Fläche (bei Mouseover über den Bereich wird die Info ”Datei zum Import hier ablegen” ersichtlich) Importdateien direkt importiert und dort abgelegt werden.
Alternativ kann durch Doppelklick auf die Schaltfläche ein Zielverzeichnis ausgewählt werden.
Datenanlieferung per Teamwork
Ein Teamwork-Ordner “Import Service” wird bei entsprechender Teamwork-Berechtigung des Benutzers nach dem ersten Einstieg in das Import Service angelegt (bei alleiniger Nutzung im Ordner Persönlich, ab dem 2. Benutzer im Ordner Team).
Ein Job-Server überprüft diesen Ordner stündlich auf Eintreffen neuer Importdateien. Werden Dateien in diesem Teamwork-Ordner abgelegt, werden diese automatisch in das Import Service verschoben.
Sie können danach also direkt im Import Service auf die Dateien zugreifen und diese importieren.
Datenanlieferung per RestAPI
Über einen separaten API-Abruf /importjobs werden die gewählten Dateien im Formular "Import-Service" abgelegt.
Automatische Erkennung des Import- bzw. Daten-Typs (Buchungsstapel bzw. Personenbeschriftungen)
Der jeweilige Import- bzw. Daten-Typ (anhand des Beispiels Datev) wird erkannt, wenn:
- es sich um den Dateityp CSV handelt
- im Header die Zelle A1 mit EXTF oder DTVF befüllt ist
- die Zelle C1 mit dem Wert 21 (für Buchungsstapel) bzw. 16 (für Personenkontenbeschriftungen) befüllt ist
Der Klick auf den Link in der Spalte „Name“ öffnet die Ursprungs-Datei.
Bei Mouseover über den Link wird ein Tooltip “Ursprungsdatei öffnen” angezeigt
Konfiguration der Einstellungen über die Import-Typen
Über die weiteren Aktionen kann im Import Service das Formular Import-Typen geöffnet werden. Es zeigt als Liste an, welche Import-Schnittstellen über das Import Service bereits angebunden sind (aktuell Datev).
Neben dem Namen des Import-Typs (zB Datev) ist auch der zur Verarbeitung notwendige Datei-Typ (CSV) sowie zusätzlich die möglichen Daten-Typen angegeben (Buchungssätze, Personenkonten).
Bei Öffnen der Option "Einstellungen" werden die spezifischen Einstellungen des zuvor in der Tabelle markierten Import-Typs geladen. Es öffnet sich ein neues Formular mit dem Namen #Import-Typ+"-Einstellungen".
Link Einstellungen am Beispiel Datev:
In diesem Fenster stehen alle für den Datev-Import verfügbaren Einstellungen für Skonti, Vortragskonten etc. zur Verfügung und sind bearbeitbar.
Skonto Auffangkonten:
Hinweis: Die bisherigen Werte aus dem bisherigen Datev-Import werden im Formular Datev Einstellungen nicht geladen und gespiegelt, da diese nicht lokalisiert verwendbar sind. Es erscheint zudem im Bereich "Skontokonten" ein Hinweis, der auf die Skonto-Automatik aufgrund der Steuermatrix hinweist.
Darunter gibt es 2 neue Felder: Auffangkonto erhaltene Skonti / Auffangkonto gewährte Skonti. Hier werden zwar als Vorschlag die Konten der Felder "erhaltene Skonti" bzw. "gewährte Skonti" aus den bisherigen Datev-Importeinstellungen übernommen, diese Werte können aber verändert und separat gespeichert werden (werden nicht mehr für den bisherigen Datev-Import gespiegelt)
OP-Ausgleich:
Es kann zwischen den neuen Einstellungen “Belegfeld1” und “Belegfeld2” gewählt werden, “Belegfeld1” ist die Standard-Einstellung. Die Einstellung, ob ein automatischer OP-Ausgleich stattfinden soll, ist dann im Vorschau-Formular vor dem Import vorzunehmen.
Beleg-Zusammenfassung:
Bei Datev-Import über das Import Service ist der Punkt "Basierend auf Belegfeld1 zusammenfassen" unter den Datev Einstellungen vorhanden.
Wenn hier "Ja" ausgewählt wird, werden Belege beim Import laut “Belegfeld 1” zusammengefasst, sonst werden die Buchungssätze nicht zusammengefasst.
Konten-Neuanlage:
In den Datev-Einstellungen gibt es einen neuen Bereich “Konten-Neuanlage” mit 3 neuen Optionen:
- Sachkonten automatisch anlegen
- Sachkontendaten aus Vorgängerkonto importieren
- Personenkonten automatisch anlegen
Die Optionen “Sachkonten automatisch anlegen” sowie “Sachkontendaten aus Vorgängerkonto übernehmen” sind, wenn das Rechteprofil Finanzen/alle Rechte / Stammdaten, Kontenplan aktiv ist, aktiviert und stehen auf “Ja”. Ist dieses Rechteprofil nicht aktiv, werden die Optionen inaktiv und auf “Nein” gesetzt.
Die Option “Personenkonten automatisch anlegen” ist, wenn das Rechteprofil Kontakte/alle Rechte/Kontakte importieren aktiv ist, aktiviert und steht auf “Ja”. Ist dieses Rechteprofil nicht aktiv, wird die Option inaktiv und auf “Nein” gesetzt.
Bei Öffnen eines Datev-Buchungsstapels in der Vorschau des Import Service werden, wenn die neuen Optionen aktiviert wurden, für die automatische Anlage die neuen noch nicht existierenden Sach-/Personenkonten nicht mehr als Fehler, sondern als Hinweis angezeigt (als Info aber nicht Import-verhindernd).
Der Hinweis lautet in diesem Fall anders als der Fehler wie folgt:
”Das Sachkonto/Personenkonto mit der Kontonummer XXXX ist nicht vorhanden. Dieses Konto wird bei Import automatisch angelegt.”
Erfolgt ein Import mit diesen Einstellungen werden die entsprechenden automatischen Kontenanlagen für Sach-/Personenkonten im Zuge des Imports durchgeführt.
Beim Import von neuen Personenkonten werden neue Kontakte je nach Auswahl in der Spalte Adressatentyp als Person bzw. Gesellschaft importiert. Diese enthalten im Feld Namen den Wortlaut “Konto “ plus der jeweiligen Kontonummer.
Bei Import von neuen Sachkonten mit der Option „Sachkontendaten aus Vorgängerkonto importieren“ werden folgende Attribute des Vorgänger-Kontos auf das neu anzulegende Sachkonto übertragen: Kontoart, Kontokennzeichen, Direkt buchbar, Abstimmbar, Finanzkonto
Bei der Neuanlage von Sach-/Personenkonto wird auch das Erstellungsdatum und der Ersteller des Kontos im Konto gespeichert.
Wenn bei der Nummernkreisverwaltung ein spezifisches Sammelkonto für Debitoren/Kreditoren angelegt wurde, werden neue Personenkonten dieses Nummernkreises automatisch mit diesem Sammelkonto belegt.
Wurde die Einstellung Sachkonten/Personenkonten automatisch anlegen auf Nein gesetzt, werden bei Öffnen eines Datev-Buchungsstapels in der Vorschau des Import Service Fehler für neue noch nicht angelegte Sach-/Personenkonten angezeigt, ein Import dieser Zeilenauswahl ist dann nicht möglich.
Link Steuermatrix am Beispiel Datev:
Bei Öffnen der Option „Steuermatrix“ wird das Formular Steuermatrix für das zuvor in der Tabelle markierten Import-Typ mit dessen Spaltenkonfiguration (also im Falle Datev mit den Spalten für die Datev-Schlüssel) geladen.
automatische Protokollierung über Importläufe
Über die weiteren Aktionen kann im Import Service Durchgeführte Datenimporte über das Import Service werden in gewohnter Form als Importlauf protokolliert und können hier über ein eigenes Formular nachträglich eingesehen werden.
Import Service / Funktionen
Entfernen:
Mit dem Button "Entfernen" können die bereits geladenen und zuvor markierte(n) Importdatei(en) nach Bestätigung einer Abfrage wieder entfernt werden.
Vorschau:
Der Button "Vorschau" bzw. ein Doppelklick auf die Importdatei öffnet je nach Import- und Daten-Typ ein entsprechendes Vorschau-Formular mit den Spalten der Importdatei.
Hinweis: Der Vorschau-Button ist nur bei einer Datei, deren "Import-Typ" bekannt ist, aktiv und das Vorschau-Formular wird geöffnet.
Bei Aufruf des Vorschau-Formulars werden die Felder des gewählten Import- und Daten-Typs auf inhaltliche Richtigkeit überprüft. Bei Datev-Buchungsstapeln findet zB auch ein Check statt ob das Geschäftsjahr für die Datensätze vorhanden ist, bei Datev-Personenkontenbeschriftungen wird überprüft, ob die Personenkonten bereits existieren.
Wenn Fehler auftreten werden diese Zellen rot, Zellen mit Hinweisen gelb hervorgehoben.
Zeilen, die Zellen mit Fehlern/Hinweisen enthalten, werden grau hervorgehoben, Zeilen ohne Fehler/Hinweise werden in weiß angezeigt.
Bei Navigieren über die entsprechende Zelle erscheint ein Tooltip mit der Fehlerursache bzw. dem zu prüfenden Hinweis. Bei Bedarf kann eine Änderung der Feldinhalte direkt in der Tabelle vorgenommen werden. Wird eine Zelle bearbeitet und verlassen, findet direkt eine erneute Prüfung über den Inhalt statt, die Zellfärbungen bzw. Zeilen-Unterlegungen werden aktualisiert.
Grundsätzlich sind immer alle Datensätze für den Import vorausgewählt, die Auswahl kann aber auch verändert werden, um nur einen bestimmten Teil der übergebenen Sätze einzuspielen.
Vorschau Buchungsstapel am Beispiel Datev:
Prüfsummen anzeigen:
Mit Klick auf „Prüfsummen“ wird eine csv Datei geöffnet, wo die Summen der einzelnen Konten aufgelistet sind
Spalte Datum:
Der in der Vorschau angezeigte Wert wechselt bei Klick in die Zelle “Datum” im Bearbeitungsmodus in das Anzeigeformat TT.MM.JJJJ. Neben dem Anzeigeformat steht eine Kalenderfunktion zur Auswahl eines neuen Datums zur Verfügung, bei Auswahl eines Datums wird dieses in die Spalte übernommen.
Spalten Konto / Gegenkonto:
Wird dieses mit der Maus aktiviert (neben dem aktuellen Kontoeintrag) wird jene Auswahlliste geöffnet, die aktuell bereits bei dem Formular Buchung erfassen geöffnet wird. Die Beschriftung des aktuellen Kontos wird sichtbar, kann geleert werden und die Spalte anschließend kann eine Kontoauswahl nach Eingabe der ersten Ziffern erfolgen. Klickt man direkt auf das aktuelle Konto (Link), wird das Konto-Journal dieses Kontos geöffnet.
Spalten Konto-/Gegenkonto-Bezeichnung:
Die Spalte “Konto-Bezeichnung” wird direkt nach der Spalte “Konto”, die Spalte “Gegenkonto-Bezeichnung” direkt nach der Spalte Gegenkonto angezeigt.
Sind die Zellen Konto/Gegenkonto der Zeile mit einem existierenden Konto (Sach-/ oder Personenkonto) befüllt, wird die Beschriftung dieses Kontos/Gegenkontos in der Spalte Konto-Bezeichnung/Gegenkonto-Bezeichnung angezeigt.
Filter:
Nach dem Laden der Vorschau steht eine neue Combobox „Filter“ zur Filterung der Datensätze zur Verfügung. Das Drop-Down-Menü für den Filter ist im unteren Teil des Formulars zu finden.
- Der Default-Wert nach dem Laden der Vorschau ist hier immer “Alle anzeigen”
- Der Filter enthält folgende zusätzliche Optionen:
- Nur Zeilen mit Fehlern anzeigen
Durch Auswahl der Option wird die Tabellenansicht nur auf Zeilen mit Fehlern gefiltert. - Nur Zeilen mit Hinweisen anzeigen
Durch Auswahl der Option wird die Tabellenansicht nur auf Zeilen mit Hinweisen gefiltert. - Nur Zeilen mit Fehlern/Hinweisen anzeigen
Durch Auswahl der Option wird die Tabellenansicht nur auf Zeilen mit Fehlern und/oder Hinweisen gefiltert. - Nur Zeilen ohne Fehler/Hinweise anzeigen
Durch Auswahl der Option wird die Tabellenansicht nur auf Zeilen gefiltert, die weder Fehler noch Hinweise enthalten.
Vortragsbuchungen auswählen/abwählen:
Bei Klick auf "Vortragsbuchungen abwählen" wird bei den Zeilen, wo Vortragskonten vorhanden sind (in den Einstellungen hinterlegt), die Checkbox in der Spalte "Auswahl" entfernt.
Bei Klick auf "Vortragsbuchungen auswählen" wird bei den Zeilen, wo Vortragskonten vorhanden sind (in den Einstellungen hinterlegt), die Checkbox in der Spalte "Auswahl" gesetzt.
Wenn in den Einstellungen keine Vortragskonten hinterlegt sind, erscheint bei Klick auf die beiden Buttons eine Hinweismeldung "In den Einstellungen sind keine Vortragskonten hinterlegt."
Belegansicht:
Bei Ausführen des Buttons "Belegansicht" wird das Formular "Beleg Details" aus der Vorschau geöffnet. Die Belegansicht wird entsprechend der Datev-Einstellungen aus den Importtypen geladen.
OP-Ausgleich (Personenkonten):
Über diese Checkbox kann der OP-Ausgleich je nach Voreinstellung in den Datev-Einstellungen über Belegfeld 1 oder Belegfeld 2 im Zuge des Imports automatisch erfolgen, wenn Rechnungsbetrag und Zahlungsbetrag identisch sind.
Skonto buchen:
Diese Checkbox kann nur in Verbindung mit dem OP-Ausgleich optional aktiviert werden, um bei Rechnungen hinterlegte Skonti bei Zahlungen automatisch zu berücksichtigen und Skontobuchungen in diesen Fällen durchzuführen. Die Skontoverbuchung anhand der Spalte „Skonto“ aus der jeweiligen Importzeile wird korrekt verbucht, wenn Skontobetrag + Zahlungsbetrag zusammen dem Rechnungsbetrag entsprechen.
Link Einstellungen
Über diesen Link gelangt man aus der Vorschau direkt zu den Datev-Einstellungen (siehe Import-Typen).
Link Steuermatrix
Bei Öffnen des Links „Steuermatrix“ wird das Formular Steuermatrix für den entsprechenden Import-Typ mit dessen Spaltenkonfiguration (also im Falle Datev mit den Spalten für die Datev-Schlüssel) geladen.
Importieren:
- Gibt es für die aktuell getroffene Zeilenauswahl der Vorschau Fehler wird der Import nicht durchgeführt und es erscheint ein Hinweis:
”Achtung es existieren noch Fehler für diese Buchungen - ein Import ist nicht möglich!” - Gibt es für die aktuell getroffene Zeilenauswahl der Vorschau Hinweise erscheint eine Abfrage:
”Achtung es existieren noch Hinweise für diese Buchungen - wollen Sie dennoch importieren?”
Wird diese Abfrage mit JA bestätigt, erfolgt der Import.
Wird diese Abfrage mit Nein bestätigt, wird der Import abgebrochen und man kehrt in das Vorschau-Formular zurück. - Gibt es für die aktuell getroffene Zeilenauswahl weder Fehler noch Hinweise wird der Import direkt durchgeführt, es wird ein Link zum Buchungsprotokoll für die importierten Sätze in einer Benachrichtigung angeboten.
Hinweis: die importierten / gebuchten Zeilen werden nach erfolgreichem Importlauf schreibgeschützt und können nicht mehr editiert werden!
Vorschau Personenkonten am Beispiel Datev:
Wenn eine Vorschau für Datev-Personenkonten-Beschriftungen geladen wird, werden die übergebenen Felder in einer speziellen Vorschau angezeigt – alle aktuell zu importierenden Felder werden als Spalten angezeigt.
Bei dem Öffnen einer Datei mit Personenkonten-Beschriftungen wird der Tab “Personenkonten” oberhalb der Tabelle in der Vorschau ausgewiesen
Im Tabellenkopf des Vorschau-Formulars für den Import von Personenkonten existieren folgende neuen Spalten:
Kurzbezeichnung, EU – Mitgliedstaat, EU – USt-IdNr, Straße, Postfach, Postleitzahl, Ort, Land, Telefon, E-Mail, IBAN, SWIFT-Code, Abw. Kontoinhaber, Kennz. Haupt-Bankverbindung
Spalte Adressatentyp:
- Eine neue Spalte “Adressatentyp” für das Vorschau-Formular von Personenkonten-Beschriftungen steht zur Verfügung. In dieses Feld wird der aktuell in der Datev-Importdatei übergebene Adressatentyp (Person oder Gesellschaft) übergeben.
- Wird kein fixer Adressatentyp über die Importdatei übergeben, wird der Adressatentyp „Gesellschaft“ als Standardwert vorgeschlagen.
- Die eingetragenen Adressatentypen können zeilenweise per Drop-Down-Menü (Gesellschaft/Person) vor dem Import verändert werden.
Spalten Vorname / Name:
- Die Spalte “Vorname” wird nur befüllt bzw. ist editierbar wenn der Adressatentyp auf “Person” lautet.
- Wenn der Adressatentyp “Gesellschaft” ist, wird der Name der Gesellschaft in der Spalte Name übernommen und die Spalte Vorname bleibt leer.
Spalte Nummernkreis:
- Wenn der Nummernkreis des übergebenen Kontos in der Buchhaltung definiert ist, werden die Kontonummern in der Personenkonten-Vorschau einer Kontaktrolle (Debitoren/Kreditoren) zugewiesen.
- Gibt es keinen zugewiesenen Nummernkreis kann selbst eine Kontaktrolle ausgesucht werden, es wird anschließend automatisch die nächste frei Kontonummer des Nummernkreises zugewiesen.
Importieren:
- Gibt es für die aktuell getroffene Zeilenauswahl der Vorschau Fehler wird der Import nicht durchgeführt und es erscheint ein Hinweis:
”Achtung es existieren noch Fehler für diese Buchungen - ein Import ist nicht möglich!” - Gibt es für die aktuell getroffene Zeilenauswahl der Vorschau Hinweise erscheint eine Abfrage:
”Achtung es existieren noch Hinweise für diese Buchungen - wollen Sie dennoch importieren?”
Wird diese Abfrage mit JA bestätigt, erfolgt der Import.
Wird diese Abfrage mit Nein bestätigt, wird der Import abgebrochen und man kehrt in das Vorschau-Formular zurück. - Gibt es für die aktuell getroffene Zeilenauswahl weder Fehler noch Hinweise wird der Import direkt durchgeführt, die Felder für Personenkonten-Beschriftungen werden in die entsprechenden Kontaktrollen (Allgemein, Debitor/Kreditor) übernommen.
Hinweis: die importierten / gebuchten Zeilen werden nach erfolgreichem Importlauf schreibgeschützt und können nicht mehr editiert werden!
Import Service / Statusanzeige
In Bearbeitung:
Neue Importdateien weisen automatisch den Status “In Bearbeitung” in der Übersicht auf. Dieser Status bleibt erhalten solange noch keine Importe durchgeführt wurden.
Teilweise importiert:
Wurden bereits Teile der Importdatei per Auswahl bestimmter Datensätze importiert, erscheint die Importdatei im Hauptformular mit dem Status „Teilweise importiert“.
Importiert:
Sobald eine Datei zur Gänze erfolgreich importiert wurde, ändert sich der Status im Formular Import Service auf "Importiert".
Hinweise zur Vorschau:
- Der Vorschau-Button ist unabhängig vom Verarbeitungs-Status bei erkannten Import-Typen immer aktiv
- Bei Status „Teilweise Importiert“ werden die bereits importierten Zeilen ausgegraut, stehen nicht zur Bearbeitung zur Verfügung und können auch nicht wieder importiert werden.
Die noch nicht importierten Zeilen können auch nachträglich importiert werden. - Wenn eine Importdatei mit dem Verarbeitungs-Status “Importiert” markiert und die Vorschau geöffnet wird, wird das Formular “Import Vorschau” im Read-Only-Modus geöffnet, da die Buchungszeilen bereits importiert wurden. Die Funktion Importieren steht in diesem Fall nicht mehr zur Verfügung (ist inaktiv)
Import Service / Filter über Arbeitslisten
Die im Import Service abgelegten Importdateien werden aufgrund diverser Filtermöglichkeiten, die auch als Arbeitsliste für künftige Aufrufe gespeichert werden können, noch schneller in der Handhabung:
- Filter nach Import-Typ, Daten-Typ, Verarbeitungs-Status, Erstellungszeitpunkt oder Ersteller möglich.
- Nach Auswahl des jeweiligen Filter-Kriteriums wird der Filter auf die Tabelle der Import-Dateien angewendet.
- Ein Speichern als Arbeitsliste bzw. die Hinterlegung einer Arbeitsliste als Favorit ist möglich.
