Belegarbeitsliste
Wenn Sie Ihre Belege digitalisiert haben, können Sie sie in der Belegarbeitsliste hintereinander weg kontieren und buchen. Zeigen Sie nur die unbearbeiteten Belege an. Bereits gebuchte oder ausgeblendete Dokumente können eingeblendet werden. Stellen Sie Buchungsregeln Im Regelassistent ein, um wiederkehrende Geschäftsvorfälle automatisiert zu kontieren.
Funktionen der Belegarbeitsliste
Wählen Sie Finanzen > Belegarbeitsliste.
Die Belegarbeitsliste hat folgende Bestandteile:
- Sie können bearbeitete Belege ein- oder ausblenden.
- Beim Import werden Belege einer Belegart zugeordnet. Wählen Sie aus, welche Belegart Sie anzeigen möchten. Sie können in dieser Spalte auch selbst eine Belegart einstellen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabellenüberschriften, um Spalten ein- oder auszublenden. Markieren Sie einen Beleg aus der Liste, um die Aktionen der Buttons (4) darauf anzuwenden. Mehr darüber weiter unten.
- Sie haben verschiedene Aktionen zur Auswahl.
- Beleg und Buchungsmaske lassen sich wahlweise auf einem oder zwei Bildschirmen anzeigen.
- Der Journal-Auszug lässt sich ein- oder aufklappen.
- Der Regelassistent und die Einstellungen werden hier erklärt.
Blenden Sie die Spalte Kommentar ein. Darin werden u.a. Kommentare angezeigt, die einem Importstapel beim Belegimport beigefügt wurden. Diese Kommentare können als Bedingung und Aktion für Buchungsregeln im Kontierungsassistenten verwendet werden.
Dubletten entfernen
Wenn derselbe Beleg versehentlich mehrmals in die Belegarbeitsliste geladen wurde, können die Dubletten wieder entfernt werden.
Blenden Sie in der Belegarbeitsliste die Spalte Hinweise ein und wählen Sie den Link Diese Datei existiert X mal...
Sie gelangen in einen Dateibrowser, in dem Sie die überzähligen Kopien auswählen und entfernen können.
Wechseln Sie anschließend über den Zurück-Pfeil wieder in die Belegarbeitsliste.
Der gelöschte Beleg verschwindet erst aus der Liste, wenn Sie auf Aktualisieren geklickt haben.
Buchen
Setzen Sie einen Doppelklick auf eine Belegzeile oder wählen Sie Buchen, um einen Beleg und die Buchungsmaske mit der Belegdatei daneben zu öffnen.
Die Belegangaben und Kontierung sind nun zu ergänzen.
Die Links Kontierungsregel erstellen / Regeln bearbeiten werden im Artikel über die Einstellungen der Belegarbeitsliste beschrieben.
Beleg- und Buchungstexte können Sie aus dem PDF-Dokument in das Zielfeld der Buchungsmaske kopieren. Außerdem können Sie die Buchung splitten und Kommentare formulieren, die fest mit dem Beleg verknüpft und dokumentiert werden (der Beleg selbst wird dadurch nicht verfälscht oder verändert).
Möchten Sie einen vorhandenen Beleg nicht verarbeiten, können Sie zwischen den Belegen vor oder zurück springen. Als nächster oder vorheriger Beleg werden nur solche Belege angezeigt, die den Belegstatus Neu haben und nicht ausgeblendet sind.
Haben Sie alle Angaben für die Buchung eines Belegs eingefügt, können Sie mit dem Button Buchen und Nächster den nächsten Beleg mit dem dazu gehörigen Dokument zur Verarbeitung öffnen.
Unwiderruflich entfernt (gelöscht) werden Dokumente mit dem Button Entfernen. Es können nur Dokumente entfernt werden, die den Belegstatus Neu haben. Gebuchte Belege sind unverlierbar gespeichert.
OCR-Erkennung
Belege durchlaufen beim Hochladen eine Volltexterkennung, sodass einige Angaben in der Buchungsmaske bereits vorbelegt sind. Anhand der Steuernummer oder USt.-ID wird, sofern diese in den Stammdaten des Kontaktes gepflegt worden ist, bereits ein Personenkonto zugeordnet.
Hinweis: Vier Felder werden über die OCR-Erkennung gefüllt, bleiben aber manuell editierbar: Rechnungsbrutto, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und über den Namen oder die USt.-ID auch das Personenkonto.
Die Erkennung funktioniert umso besser, je besser die PDF-Vorlage ist.
