Belegimport
Scopevisio kann Ihre Arbeitsabläufe wesentlich beschleunigen und vereinfachen, wenn Sie digitale Belege buchen.
Das hat für Sie folgende Vorteile:
- Belege werden durch die OCR-Volltexterkennung gelesen und viele Details in der Buchungsmaske automatisch ausgefüllt.
- Der digitale Beleg ist jederzeit zur Hand.
- Alle Bearbeitungen werden in Scopevisio GoBD-konform protokolliert und dokumentiert.
Der Arbeitsablauf ist wie folgt:
- Sie legen einige Einstellungen fest.
- Belege, die nicht bereits in digitaler Form vorliegen, scannen Sie mit 300 dpi.
- Die Belege werden in die Belegarbeitsliste oder in das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio geladen. Dafür sind komfortable Funktionen vorhanden.
- Von dort aus werden die Belege weiterverarbeitet.
Die Vorgehensweise wird im Folgenden anhand von Eingangsrechnungen erläutert.
Einstellungen Eingangsrechnungen
Wählen Sie Systemmenü (S-Icon oben links) > Buchhaltung verwalten > Einstellungen Rechnungseingang.
- Wir empfehlen, die Anzeige Belegdatei mit Verarbeitungsstempel auf Ja zu setzen. Dadurch werden später die Bearbeitungen Ihrer Eingangsrechnungen mit einem digitalen Eingangsstempel kenntlich gemacht. Das Rechnungsoriginal wird dabei nicht verfälscht, es bleibt unverändert GoBD-konform gespeichert. Mehr dazu weiter unten.
- Die Automatische Belegtrennung sollten Sie einstellen, wenn Sie mehrere Belege auf einmal scannen möchten. Dann werden die Rechnungen als getrennte Belegbilder in Scopevisio übertragen. Sie haben hier auch die Möglichkeit, vorbereitete Deckblätter herunterzuladen und zur Belegtrennung zu verwenden. Diese Deckblätter sorgen dafür, dass die betreffenden Rechnungen direkt als Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen klassifiziert in Scopevisio übertragen und in die Belegarbeitsliste geladen werden.
- Die Einstellung unter Freigaben ermöglicht Ihnen, einen Rechnungsprüfungsworkflow nach dem Vier-Augen-Prinzip zu installieren, einschließlich der von den GoBD geforderten Verfahrensdokumentation. Dieser Workflow steht im Rechnungseingangsbuch zur Verfügung. Die Verantwortlichen müssen in Scopevisio als Benutzer mit entsprechender Lizenz und Berechtigung angelegt sein.
- Im Bereich Weitere Einstellungen empfehlen wir, ein Bearbeitungsprotokoll im PDF anzufügen. Dadurch wird mit jeder Rechnung ein Protokoll verbunden, das Bearbeitungsschritte und hinzugefügte Kommentare detailliert dokumentiert. Das dient nicht nur der internen Information, sondern auch der GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und Nachvollziehbarkeit.
Einfacher Belegimport
Wählen Sie Buchhaltung > Belegimport.
Wählen Sie Hinzufügen und legen Sie die Belegart fest. Sie können dem Stapel einen Namen geben und eine Notiz beifügen.
Ziehen Sie die Rechnungen aus ihrem Speicherort auf den Bereich Dokumente hochladen. Sie können Belege auch über die verfügbaren Buttons aus Teamwork laden oder aus einem lokalen Speicherort auswählen.
Anschließend wählen Sie Hochladen.
Wichtig: Eine einzelne Datei, die Sie mit dem Belegimport hochladen, darf das Größenlimit von 20 MB nicht überschreiten. Größere Dateien sollten Sie vor dem Import aufteilen.
Die Belege werden jetzt als unverarbeitet aufgelistet.
Wählen Sie Speichern und Job starten, um die automatische Belegerkennung (OCR) zu starten und die Belege zu verarbeiten.
Die Erkennung kann einen Moment dauern.
Anschließend finden Sie die Rechnungen in Ihrem Rechnungseingangsbuch wieder (Scopen: Funktionen / Rechnungseingang).
Belege direkt ins Rechnungseingangsbuch importieren
Hiermit können Sie nur einzelne Rechnungen hochladen. Diese Vorgehensweise eignet sich nicht für einen Massenimport.
Wählen Sie Finanzen > Verbindlichkeiten > Rechnungseingangsbuch bzw. im neuen Menüband Finanzen > Rebu > Rechnungserfassung.
Per Drag & Drop können Sie die Datei an einen beliebigen Ort im Formular ziehen, um sie hochzuladen.
Um Rechnungen einzeln hochzuladen, wählen Sie Hinzufügen oder wählen Aus Teamwork laden. Anschließend wählen Sie die Rechnung aus.
Anhand der OCR-Erkennung werden einige Daten bereits automatisch ausgefüllt. Bitte prüfen Sie diese nach, da nicht jede Rechnung einwandfrei erkannt werden kann. Anschließend können Sie direkt mit der Rechnungsprüfung, -freigabe und -buchung fortfahren.
Belege scannen
Papierbelege sollten Sie mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi scannen. Belege, die Sie bereits in elektronischer Form erhalten haben, können Sie direkt digital weiterverarbeiten.
Belegtrennung
Mithilfe der von Scopevisio zur Verfügung gestellten Deckblätter können Sie die einzelnen Belege voneinander abgrenzen. Der OCR-Scan erkennt die Deckblätter, teilt die Datei wieder in die einzelnen Belege auf und in der Belegarbeitsliste wird die Belegart Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg vermerkt.
Auf diese Weise können Sie all Ihre Belege zu einem Stapel zusammenlegen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie vor jeden neuen Beleg ein Deckblatt mit der entsprechenden Bezeichnung legen; z. B. das Deckblatt mit der Aufschrift Deckblatt für Eingangsrechnungen vor die einzuscannende Eingangsrechnung. Besteht eine Rechnung aus mehreren Seiten, legen Sie die Blätter hintereinander und trennen Sie die Rechnung nach der letzten Seite durch ein entsprechendes Deckblatt von dem nächsten Beleg.
Hinweis: Bitte achten Sie darauf, dass die Deckblätter im Hochformat eingescannt werden.
Möchten Sie ohne den Einsatz der Deckblätter arbeiten, können Sie einfach unbeschriftete Blätter zwischen die einzelnen Belege legen. Wählen Sie in den Einstellungen Rechnungseingangsbuch aus, ob die automatische Trennung nach einer Leerseite oder nach zwei Leerseiten (Empfohlen für Faxe mit Duplex-Scan-Funktion) stattfinden soll.
Deckblätter für die Belegtrennung
Scopen Sie Funktionen / Deckblätter und wählen Sie Einstellungen Rechnungseingang.
Im Abschnitt Automatische Belegtrennung markieren Sie die Erkennung vordefinierter Deckblätter mit einem Haken und wählen den Link Deckblätter herunterladen. Dann speichern Sie die Deckblätter und drucken sie aus.
Legen Sie das passende Deckblatt auf den Stapel der Rechnungen, die Sie einscannen. Die OCR-Erkennung erkennt die Deckblätter, teilt die Datei wieder in die einzelnen Belege auf und in der Belegarbeitsliste wird die Belegart Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg vermerkt.
Getrennte Belege per E-Mail übertragen
Wenn Sie das PDF Dokument, mit dem E-Mail-Betreff [Beleg] nun an Scopevisio senden, erscheinen Ihre Belege getrennt in der Belegarbeitsliste und können einzeln verarbeitet werden.
Belege vom Scanner direkt in Scopevisio übertragen
Wenn Sie einen Scanner der Marke Fujitsu ScanSnap ix 100 oder ix 500 verwenden, können Sie mithilfe der App ScanToScopevisio Ihre Belege direkt in Scopevisio hineinscannen.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Belege per Ordner-Synchronisierung hochladen
Scannen oder speichern Sie Ihre Belege in einen Ordner, den Sie mit Scopevisio synchronisieren.
Upload-Ordner einrichten
Legen Sie auf Ihrem Desktop oder anderen Ort auf C:\ einen neuen Ordner an und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, z. B. "Eingangsrechnungen".
Hinweis: Die Dokumente werden nur hochgeladen, wenn Sie in Scopevisio angemeldet sind.
Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen
Folgen Sie dem Pfad Systemmenü (S-Icon oben links) > Systemadministration > DMS Teamwork: Einstellungen bearbeiten und scrollen Sie nach unten bis zum Punkt Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen. Hier können Sie bis zu zehn Ordner auf Ihrem Computer wählen, deren Inhalte Sie zu Teamwork hochladen möchten.
- Die Bezeichnung der Verknüpfung können Sie selbst wählen.
- Über den Link Verzeichnis ändern wählen Sie den zu synchronisierenden-Ordner von Ihrem System aus. Hat der Ordner Unterordner, werden automatisch in Teamwork entsprechende Untersammlungen angelegt.
- Über den Link Sammlung auswählen bestimmen Sie, in welche Sammlung Inhalte dieses Ordners hochgeladen werden sollen.
- Stellen Sie die Dokumentenart ein, hier Buchhaltungsbelege. Die Beleg-PDFs werden direkt in die Belegarbeitsliste geladen.
- In dem Datenfeld Ausschluss-Liste können Sie Dateinamen oder -endungen eintragen, die sich in dem Upload-Ordner befinden, aber nicht zu Teamwork hochgeladen werden sollen. Tragen Sie den vollständigen Dateinamen ein, um eine Datei auszuschließen (z.B. thumbs.db) und/oder die auszuschließenden Dateiendungen mit *. davor (z.B. *.ini, *.csv). Trennen Sie die Einträge mit Komma.
- Sie können die Verknüpfung aktivieren oder deaktivieren.
- Klicken Sie auf [Ordner 1], um weitere Ordner mit weiteren Teamwork-Sammlungen zu synchronisieren.
Belege per E-Mail hochladen
Über eine persönliche E-Mail-Adresse können Sie Belege per E-Mail importieren.
Hierbei adressieren Sie eine E-Mail an Ihre persönliche E-Mail-Adresse, wie unter dem obigen Link beschrieben. In die Betreffzeile schreiben Sie [AR] für Ausgangsrechnung, [ER] für Eingangsrechnung oder [Beleg] für Sonstigen Beleg und hängen die Belege an. Diese erscheinen dann unter den passenden Kategorien in Ihrer Belegarbeitsliste.
Verwenden Sie eventuell die Scan-to-Mail-Funktion Ihres Scanners. Sie können auf diese Weise veranlassen, dass der Scanner Ihre Eingangsbelege automatisch an Scopevisio sendet und die Belegarten richtig zuordnet.
