Scopevisio Online-Hilfe AnlagenbuchhaltungFinanzimporte verwalten: Anlagen importieren

Finanzimporte verwalten: Anlagen importieren

Das Formular Anlagen importieren

Um bestehende Daten aus einer anderen Buchhaltung zu übernehmen, bietet Scopevisio eine Importfunktion. Sie finden den Import unter OpenScope > Import & Export > Finanzimporte verwalten > Anlagen importieren. Als Importdatei können Sie Daten im CSV-Format verwenden.

Das Formular für den Import ist im folgenden Screenshot dargestellt. Es folgt den üblichen Konventionen von Importen bei Scopevisio.

Zum Einlesen der zu importierenden Datei dient der Upload-Button in der linken oberen Ecke.

Sie können die Datei entweder mit der Maus auf den Button ziehen oder durch einen Mausklick darauf ein Auswahlmenü öffnen und die Datei dort auswählen.

Importeinstellungen

Neben dem Upload-Button befindet sich der Verweis auf die Importeinstellungen. Hier können Sie verschiedene Vorgaben machen, die den Import der Datei beeinflussen. 

Die Vorgaben sind im Einzelnen 

  • Die Codierung (UTF-8, ISO-8859-1, windows-1250, …) der Importdatei. UTF-8 ist voreingestellt. Excel-Exporte funktionieren besser mit ISO-Codierung. 
  • Das verwendete Trennzeichen, um die einzelnen CSV-Felder zu trennen. 
  • Das Beginnen mit Zeile; Spaltenüberschriften können Sie z.B. ausblenden, indem Sie mit Zeile 2 beginnen. 
  • Dezimalstellen legt die Zahl der Dezimalstellen fest. Wenn im Import der Wert 8000 steht, wird dieser als 8000,00 dargestellt. 
  • Das Datumsformat, hier wählen Sie, wie ein Tagesdatum aufgebaut ist. 

Wenn Sie schon eine Datei ausgewählt haben, wird in der Datenvorschau angezeigt, wie sich die aktuellen Vorgaben auf den Import auswirken. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie die Codierung des zu importierenden Dokuments nicht kennen. 

Importvorlagen

Wenn Sie öfter CSV-Dateien einlesen, deren Spaltenzuordnung von der Standardzuordnung von Scopevisio abweicht, ist es sinnvoll, sich eine Vorlage zu erstellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Anlagenimport. Es öffnet sich ein Menü, in dem Sie Als Vorlage speichern auswählen. Daraufhin erscheint ein Dialog, in dem Sie einen Namen für die Vorlage vergeben können. Sie finden diese Vorlage dann unter Arbeitsplatz > Meine Vorlagen. 

Gespeichert werden in der Vorlage sowohl die Spaltenzuordnung als auch die Importeinstellungen, also Codierung, Datumsformat, Trennzeichen und weiteres. 

Import durchführen

Die Checkbox (1) im obigen Screenshot bestimmt, ob das Überschreiben von bestehenden Einträgen zugelassen ist, oder ob der Import in diesem Fall einen Fehler anzeigt. 

Wir empfehlen die Übernahme von Daten zum Wirtschaftsjahresbeginn, über die Checkbox (2) im Bild oben können Sie aber auch eine unterjährige Übernahme zulassen. 

Darunter befindet sich die Vorschautabelle. In der Kopfzeile stehen die Felder, die bei dem Import gefüllt werden. In der Tabelle wird angezeigt, wie die einzelnen Elemente der CSV Datei den Feldern der Scopevisio zugeordnet werden. Um die Zuordnung der Tabellenspalten zu den Feldern zu ändern, klicken Sie auf das nach unten weisende Dreieck neben dem Feldnamen. 

Wie Sie sehen, öffnet sich ein Auswahldialog mit allen möglichen Feldern. Sie können jeder Spalte jedes Feld zuordnen. Eine doppelte Zuordnung ist nicht möglich. 

Mit dem unten rechts liegenden Element Prüfen können Sie einen Importlauf simulieren. Als Ergebnis wird die Anzahl der gefundenen Fehler angezeigt, und die Felder mit fehlerhaften Daten rot unterlegt. Als Fehler gilt auch, wenn ein Pflichtfeld nicht gefüllt ist. Das Positionieren des Mauszeigers über einem Feld bewirkt die Anzeige einer genauen Fehlermeldung. 

Die Pflichtfelder beim Anlagenimport sind im Folgenden aufgeführt. 

  • Kontonummer 
  • Inventarnummer 
  • Bezeichnung 
  • AHK-Datum 
  • Historischer AfA-Beginn 
  • Übernahmedatum 
  • Nutzungsdauer Jahre 
  • Abschreibungsart 
  • AHK-Betrag 
  • Buchwert 

Importieren

Wenn keine Fehler mehr vorliegen, können Sie mit Importieren den eigentlichen Import starten. Sie bekommen eine Rückmeldung, wie viele Anlagengüter importiert wurden. 

Über den sich unten links befindenden Verweis Importläufe verwalten kommen Sie auf ein neues Formular. Hier finden Sie eine Übersicht über die durchgeführten Importe. Durch einen Doppelklick auf eine Zeile oder über das Element Anzeigen / Stornieren können Sie sich die Details zu einem Import anzeigen lassen. In der Detailansicht können Sie einzelne Anlagengüter nachbearbeiten oder entfernen