Scopevisio Online-Hilfe Das neue RechnungseingangsbuchRechnungseingänge/Teamwork-Eingänge automatisieren mit der Funktion „E-Mail-Adressen der Gesellschaft“

Rechnungseingänge/Teamwork-Eingänge automatisieren mit der Funktion „E-Mail-Adressen der Gesellschaft“

Wofür benötige ich die „E-Mail-Adressen der Gesellschaft“?

Scopevisio kann es Ihnen abnehmen, in Ihrem E-Mail-Programm eingehende Rechnungen per Hand auszusortieren und dem Rechnungseingangsbuch zuordnen zu müssen. Diese Funktion ist optional auswählbar und entweder auf einzelne, mehrere oder alle Kontakte anwendbar. Im Folgenden führen wir Sie durch die dafür nötigen Schritte:

Einstellungen

Beginnen Sie oben rechts im Menü mit dem Zahnrad Einstellungen > Systemadministration > E-Mailverwaltung > E-Mail-Adressen der Gesellschaft verwalten. Hier öffnet sich nun das Fenster „E-Mail-Adressen der Gesellschaft“.

Sollten Sie bereits E-Mail-Adressen hinterlegt haben, stehen Ihnen diese hier zur Ansicht und weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Ebenso können Sie ungewünschte Adressen durch Anklicken markieren und wieder aus der Liste entfernen, indem Sie unten auf das Feld „Entfernen“ drücken. Neue Adressen hinterlegen Sie durch Klicken auf „Hinzufügen“ unten links.

Im nächsten Schritt sehen Sie nun die Maske vor sich, die Sie entweder einen spezifischen Lieferanten für dieses neue automatisierte Feature, eine ganze Gruppe von Kontakten oder eine Sammlung aus Teamwork auswählen lässt.

  1. Automatisch wird das Alias "Eingangsrechnung" angelegt, um die Adresse für den sie benutzenden Lieferanten eindeutig zu benennen.
  2. Scopevisio generiert jedes Mal, wenn Sie sich für diese Möglichkeit entscheiden, automatisch eine neue Mailbot-E-Mail-Adresse. Diese ist individuell und eindeutig von der Zuordnung her. Um diese sehr lange und kryptische Adresse handlicher zu machen, vergibt das System einen Aliasnamen (1), wie hier „Eingangsrechnung“. Dies macht es Ihrem Lieferanten auch leichter, diese E-Mail-Adresse für das Verschicken von Rechnungen an Ihre Firma von etwaigen anderen E-Mail-Kontakten zu unterscheiden.
    Mit einem Klick auf den Link öffnet sich sofort eine neue, an dieses Alias adressierte E-Mail.
  3. Klicken Sie auf das kleine Symbol, um die oben sichtbare automatisch generierte E-Mail-Adresse in die Zwischenablage zu kopieren. Dies bietet sich an, wenn Sie Ihrem Lieferanten mitteilen möchten, dass er von nun ab die entsprechende E-Mail-Adresse nutzen soll. Um die Funktion der automatischen Zuweisung zum Rechnungsbuch verwenden zu können, muss nämlich auch der Lieferant darüber unterrichtet sein und die neu für ihn generierte E-Mail-Adresse nutzen. Hier geht es zu unserem Experten-Tip, wie Sie dies am besten umsetzen.

Unser Tipp: Kopieren Sie sich diese E-Mail-Adresse auch in Ihr E-Mail-Programm, um mithilfe von Regeln weitere eingehende Rechnungen direkt ins Rechnungseingangsbuch umzuleiten.

  1. Unter „Interne Bezeichnung“ können Sie unabhängig von der Alias-Bezeichnung einen weiteren Namen vergeben, der Ihnen in der Liste der E-Mail-Adressen der Gesellschaft angezeigt wird und Ihnen zur Unterscheidung der verschiedenen Eingangsrechnungen dienen kann. Das System vergibt automatisch die Benennung  "Eingangsrechnung".
  2. Standartmäßig ist hier „Aktiv“ ausgewählt, Sie können aber auch entscheiden, diese E-Mail-Adresse zeitweise auf inaktiv zu schalten. Dann werden Rechnungen nicht automatisch ins Rechnungseingangsbuch geleitet. Stattdessen werden sie wieder von Ihrem regulären E-Mail-Programm abgefangen, um dann bei Bedarf manuell ins Rechnungseingangsbuch verschoben zu werden.
  3. Als Aktion in dieser Auswahl können Sie entscheiden, ob die Dokumente dem Rechnungseingangsbuch als Eingangsrechnung oder direkt Teamwork zugeteilt werden sollen. Hierbei ist zu beachten, dass alles, was dem Rechnungseingang zugeordnet wird, automatisch auch in Teamwork hinterlegt wird – allerdings nicht umgekehrt. Wenn Sie auf „Teamwork“ umschalten, ändern sich sowohl das Feld darunter  („Typ“) wie auch oben der Name unter „Alias-Bezeichnung“ zu “Sammlung“.
  4. Unter „Typ“ können Sie zwischen Eingangs-, Ausgangsrechnung oder sonstiger Beleg wählen, bei „Sammlung“ bekommen Sie per Auswahlliste die Namen der verschiedenen Sammlungen in Teamwork angezeigt.
  5. In den Sicherheitseinstellungen können Sie nun aus einer Reihe von Optionen wählen, die sich jeweils auf eine ganze Gruppe von Kontakten bezieht. Hier kommt das Prinzip „alle oder keiner“ zum Tragen, da Sie hier nicht die Möglichkeit haben, gezielt einzelne Kontakte auszuwählen. Es werden entweder alle Kontakte der vorgeschlagenen Gruppe für die Funktion aktiviert, indem Sie „Ja“ auswählen oder keiner, wenn „Nein“ gewählt wird. Rechts neben dem Auswahlfeld sehen Sie noch einmal im Detail, auf wen sich die Definition „alle Kontakte/Lieferanten/Kunden/Partner“ bezieht.
  6. Die letzten 5 Felder können Sie je nach Betriebspraxis konfigurieren:
    - hinterlegen Sie einzelne, ausgewählte E-Mail-Adressen aus Ihrer Kontaktliste. Diese Einstellung überschreibt die unter (8) festgelegten Einschränkungen.
    - befüllen Sie sie mit zusätzlichen E-Mail-Adressen von Absendern, die nicht in Ihren Kontaktdaten hinterlegt sind.
    - hinterlegen Sie dort Ihre eigene E-Mail-Adresse, mit der Sie normalerweise Rechnungen in Ihrem E-Mail-Programm empfangen (zum Beispiel rechnungseingang@xyz.com oder invoice@gmail.com). So aktivieren Sie quasi eine automatische Weiterleitung von Ihrem E-Mail-Programm ins Rechnungseingangsbuch von Scopevisio.
  7. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Sie sehen, dass Scopevisio Ihnen zahlreiche Optionen zur individuellen Anpassung bietet. Nutzen Sie die vielen Konfigurationsmöglichkeiten und vereinfachen Sie sich Ihren Rechnungseingangsworkflow!

Praxishilfe für die Benachrichtigung Ihrer Lieferanten

Sie haben sich entschieden, Ihren Rechnungseingang zu digitalisieren bzw. Ihre Eingangsrechnungen direkt von den Lieferanten ins Rechnungseingangsbuch schicken zu lassen. Wie gehen Sie nun konkret vor?

Rundmail per Kampagne versenden

An dieser Stelle erhalten Sie eine Kurzanleitung zum Erzeugen und Versenden einer Kampagne. Weiterführende Informationen haben wir im Dokument Kampagnen für Sie zusammengestellt.

Richten Sie sich unter Vertrieb > Kampagnen zunächst eine Kampagne ein. 

  1. Die Bezeichnung Ihrer Kampagne ist zugleich der Betreff Ihrer E-Mail. Nehmen Sie daher beispielsweise „E-Mail-Adresse für den digitalen Rechnungseingang“ als Titel.
  2. Wenn Sie alle Lieferanten anschreiben wollen, wählen Sie im Geschäftsobjekt „Kontakte und Rollen“ die Kontaktarten Lieferant und Kreditor aus.
  3. Klicken Sie anschließend auf Berechnen. Im Geschäftsobjekt Zielgruppe werden Ihnen nun alle Kreditoren und Lieferanten angeboten.
  4. Sollen Kontakte von der Versendung ausgenommen werden, löschen Sie diese über das „-“ am Ende der betreffenden Zeile, den Button „Entfernen“ oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste).
  5. Wenn Sie gezielt einige Lieferanten anschreiben möchten, ist es eventuell sinnvoller, die Zielgruppe über den Button „Weitere hinzufügen“ separat zu befüllen.
  6. Ist die Zielgruppe zusammengestellt, gelangen Sie über den Button „E-Mail“ in den Texteditor Ihrer Mail.

Über den Link Textbaustein auswählen unten links springen Sie in die Textbausteinliste. Sollten die entsprechenden Texte noch nicht hinterlegt sein, gelangen Sie durch Klick auf Fehlende Standard-Textbausteine aus Systemdaten ergänzen links unten zu weiteren Optionen. Wählen Sie das Gewünschte aus (E-Mail-Adresse für den digitalen Rewchnungseingang/Änderung der E-Mail-Adresse für Ihren Rechnungsversand/Digitalisierung unserer Rechnungsprozesse) und fügen Sie es über den Button "Wiederherstellen" Ihrer Textbausteinliste hinzu. Gehen Sie mit der Pfeiltaste oben rechts in dieses Formular zurück und wählen Sie den entsprechenden Textbaustein aus. Scopevisio setzt ihn automatisch in Ihre Kampagnen-E-Mail ein.

Selbstverständlich können Sie die Vorlagen nach Ihren Wünschen anpassen. Vergessen Sie dabei nicht, die beiden durch eckige Klammern gekennzeichneten Platzhalter [rechnungseingang@unserUnternehmen.de] und [info@unserUnternehmen.de] durch die richtigen E-Mail-Adressen zu ersetzen und Ihren Unternehmens-Footer unter die E-Mail zu setzen!

Unten stellen wir Ihnen drei Szenarien vor, bei denen Ihnen Scopevisio mit nur wenigen Klicks viel Arbeit abnehmen kann.

Hinweis: Informationen zum Nachverfolgen einer E-Mail finden Sie in unserer Online-Hilfe.

Szenario 1: Sie möchte Ihren Rechnungseingang digitalisieren und die Eingangsrechnungen direkt ins Rechnungseingangsbuch schicken lassen

Betreff: E-Mail-Adresse für den digitalen Rechnungseingang

Text:

Sehr geehrter Geschäftspartner,

im Zuge der Digitalisierung unserer Rechnungsprozesse bitten wir darum, uns Ihre Rechnungen zukünftig digital im PDF-Format zuzusenden. Dazu haben wir folgende E-Mail-Adresse für Sie eingerichtet: [rechnungseingang@unserUnternehmen.de].

Für alle anderen Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Kataloge u.ä. steht Ihnen weiterhin die bekannte E-Mail-Adresse [info@unserUnternehmen.de] zur Verfügung.

Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen

$AP_Vorname $AP_Nachname

$NachverfolgungsBild

$EigeneGS_Name
$EigeneGS_Strasse
$EigeneGS_PLZ $EigeneGS_Ort

T: $AP_Telefon
E: $AP_Email

[Ihr Footer]

Szenario 2: Sie haben Ihren Rechnungseingang bereits digitalisiert, möchten aber nun die Eingangsrechnungen direkt ins Rechnungseingangsbuch schicken lassen

Betreff: Änderung der E-Mail-Adresse für Ihren Rechnungsversand

Text:

Sehr geehrter Geschäftspartner,

im Zuge der Optimierung unserer Rechnungsprozesse bitten wir darum, Ihre Rechnungen zukünftig ausschließlich an die E-Mail-Adresse [rechnungseingang@unserUnternehmen.de] zu schicken. Für alle anderen Dokumente (Angebote, Auftragsbestätigungen, Kataloge u.ä.) steht Ihnen weiterhin die bekannte E-Mail-Adresse [info@unserUnternehmen.de] zur Verfügung.

Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen

$AP_Vorname $AP_Nachname

$NachverfolgungsBild

$EigeneGS_Name
$EigeneGS_Strasse
$EigeneGS_PLZ $EigeneGS_Ort

T: $AP_Telefon
E: $AP_Email

[Ihr Footer]

Szenario 3: Sie möchten nur Ihren Rechnungseingang digitalisieren, ohne die Weiterleitung ins Rechnungseingangsbuch zu nutzen

Betreff: E-Mail-Adresse für den digitalen Rechnungseingang

Text:

Sehr geehrter Geschäftspartner,

im Zuge der Digitalisierung unserer Rechnungsprozesse bitten wir darum, uns Ihre Rechnungen zukünftig digital im PDF-Format zuzusenden. Dazu haben wir folgende E-Mail-Adresse für Sie eingerichtet: [xyz@unserUnternehmen.de].

Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen

$AP_Vorname $AP_Nachname

$NachverfolgungsBild

$EigeneGS_Name
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$EigeneGS_PLZ $EigeneGS_Ort

T: $AP_Telefon
E: $AP_Email

[Ihr Footer]

Anschließend können Sie sich über den Button „Test E-Mail versenden“ selbst eine der soeben erstellten Kampagnenmails zur Überprüfung zusenden. Über den Button „Kampagne versenden“ schicken Sie Ihre E-Mail an alle ausgewählten Lieferanten.