Unter Online-Banking verstehen wir den Datenabruf von einer Bank ohne Dateien manuell importieren zu müssen. Im Bereich Online-Banking sind dies sowohl Umsätze und Saldeninformationen, die über unseren Zahlungsdienstleister finAPI abgeholt und bereitgestellt werden.
Voraussetzungen zum Abruf durch finAPI:
Sie haben das Online-Banking (Add-On zur Lizenz Finanzen) lizensiert.
Sie haben eine entsprechende Hausbank eingerichtet.
Der Online-Banking Zugang ist eingerichtet.
Bestenfalls ist die automatische Abfrage eingerichtet.
Mit dem Online-Banking Bankumsätze buchen
Über Finanzen > Banken > Online-Banking erhalten Sie eine Übersicht der abgefragten Umsätze pro Bank und Zugangsart. Die Zugangsart ist in der Regel finAPI, in älteren Instanzen stehen auch die Daten nicht mehr unterstützter Zugangsarten wie FinTS/HBCI oder die finleap Banking API zur Verfügung.
In der Übersichtstabelle können Sie zahlreiche Spalten einblenden, um einen schnellen Überblick zu gewinnen, beispielsweise durch
die Sachkontonummer (2) der Hausbank
der letzte berechnete Saldo (3)
das Datum der letzten Datenaktualisierung (4)
Durch Doppelklick auf eine Zeile oder markieren einer Zeile und Klick auf Kontoumsätze (5) gelangen Sie schließlich in die Übersicht der Kontoumsätze der betreffenden Bank.
Weitere Funktionen der Online-Banking Übersicht
Automatische Abfrage einrichten - Hier können Sie eine zusätzliche individuelle Umsatzabfrage einrichten oder editieren.
Überweisung (6) - Es wird eine Zahlung zu Lasten des betreffenden Bankkontos ausgelöst - so, als ob Sie die Daten im Webbanking erfassen.
Es muss in Scopevisio kein offener Posten oder Beleg vorliegen.
Bankumsätze anzeigen
Durch Doppelklick auf eine Kontenzeile öffnen Sie die Übersicht der Kontoumsätze des Jahres (1).
Ggf. erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass ein weiterer Benutzer diese Bank bearbeitet. Es handelt sich nicht um eine Sicherheitsmeldung bezogen auf einen nicht authorisierten Nutzer, sondern dient als Hinweis, um dem gleichzeitigen Bearbeiten vorzubeugen. Vor dem Buchen sollten Sie in jeden Fall die Übersicht aktualisieren!
Passen Sie bei Bedarf den Zeitraum an. Ein Filter auf Monate ist möglich.
Die weitere Sichtbarkeit von Umsätzen richtet sich außerdem nach folgenden Kriterien (2).
Aktiv/Inaktiv: Ein inaktiver Umsatz, ist eine Umsatzzeile, die Sie nicht buchen möchten oder nicht buchen können. Ein Beispiel sind 0,00 Euro Zeilen im Rahmen der Kontoabrechnung bei “Kostenlos-Konten”.
Zugeordnet: Ein zugeordneter Umsatz ist noch nicht gebucht, aber prinzipiell buchbar.
Gebucht: Ein gebuchter Umsatz ist fertig bearbeitet und journalisiert.
Die Umsätze in der Tabelle sind nach absteigendem Buchungsdatum sortiert. Die Sortierreihenfolge kann vom Benutzer angepasst werden.
Kontieren und prüfen der Umsätze im Online-Banking
Eine markierte Zeile können Sie über Belegbearbeitung oder Doppelklick öffnen.
Besteht der Bedarf, aufgrund einer Sammelüberweisung mehrere Personenkonten anzusprechen, wählen Sie die im selben Multi-Button liegende Option Tabellarisch bearbeiten, worüber Sie Splittbuchungen durchführen können.
Die Standardmaske entspricht weitestgehend den anderen Buchungsmasken.
Pflichtfeld ist immer das Gegenkonto, zumeist auch der Buchungstext.
Ergänzen Sie zumindest die durch die gelbe Markierung hervorgehobenen Pflichtfelder (1). Geben Sie nach Bedarf weitere Informationen mit.
Sprechen Sie ein Personenkonto an, können Sie den Ausziffernbereich nutzen, um offene Posten mit der Zahlung auszugleichen. Wenn Sie mehrere Posten ausziffern möchten, empfehlen wir die Mehrfachauswahl.
Klick auf Sie auf Übernehmen und vorherige, auf Übernehmen und nächste oder auf Übernehmen (2), um Änderungen zu speichern und sich direkt zur vorherigen oder nächsten Zeile der Kontoumsatztabelle zu bewegen.
Speichern (3) verhält sich wie Übernehmen, über Abbrechen (Pfeil nach links) gelangen Sie zurück in die Übersicht.
Das tabellarische Buchen dient nur der Aufteilung auf mehrere Personenkonten
Markieren Sie die zu splittende Zeile und benutzen Zeilen splitten.
Die Betrag wird gleichmäßig zwischen der alten und neuen Zeile aufgeteilt.Passen Sie die Personenkonten an, während das Gegenkonto unverändert bleibt.
Bearbeiten Sie schließlich noch die Beträge.
Buchen der Bankumsätze im Online-Banking
Ein Zeile kann gebucht werden, sobald mindestens das Gegenkonto gesetzt ist und ein Belegtext vorhanden ist (1).
Buchen Sie (auch mehrere Zeilen auf einmal) mit Klick auf den gleichnamigen Button (2). Eine versehentlich ausgewählte, noch nicht buchbare Zeile wird einfach ignoriert.
Vor dem Buchen sollten Sie die Ansicht stets aktualisieren! Dadurch wird Ihnen der aktuellste Zustand angezeigt. Vor allem beim parallelen Bearbeiten durch mehrere Personen vermeidet man so Missverständnisse und Fehlbuchungen.
Möchten Sie den Vorgang beschleunigen, setzen Sie das Häkchen und bestätigen Sie dann mit "Ja".
Wie nach jedem Buchungsvorgang erhalten Sie unten links im Notizbereich eine Anzeige mit Link zum Buchungsprotokoll.
Wollen Sie (zB aufgrund eines Wechsels Ihres Zugangs) bestimmte Kontoumsätze eines Kontos nicht kontieren und verbuchen, markieren Sie die entsprechenden Zeilen (1) und setzen sie auf inaktiv (2). In Kombination mit dem Häkchen bei "Inaktive Umsatzzeilen einblenden" (3) sind sie weiterhin sichtbar, aber ausgegraut.
Fertig bearbeitete Zeilen blenden Sie für mehr Übersicht ebenfalls aus (4).
Arbeiten Sie mit Regeln, um Zeit und Mühe zu sparen! Details dazu erfahren Sie im Kapitel "Buchungsregeln verwalten"