Bevor Sie den ersten Mahnlauf erstellen, prüfen Sie zunächst die Stammdateneinstellungen wie unter Mahnwesen beschrieben.
Prüfen Sie vor dem ersten Mahnlauf, ob Ihre Debitoren alle eine Mahnversandart (Postversand oder E-Mail) haben.
Offene Posten für Mahnlauf filtern
Wählen Sie Finanzen > Forderungen > Mahnungen.
In einer Tabelle werden die aktuell offenen Posten dargestellt.
Es empfiehlt sich, gerade bei großer Anzahl, die Posten zunächst sinnvoll zu filtern.
Folgende Kriterien bieten sich im Filterkopf oberhalb der Tabelle an, der Tabellenfilter selbst steht natürlich auch zur Verfügung.
Die Versandart des Debitors (1)
Diese finden Sie in der Debitorenrolle ihrer Kontaktakte im Geschäftsobjekt Debitor Zahlungsbedingungen > Mahnschreibenversand.
So erzeugen Sie homogene Mahnläufe mit genau einer Versandart.Die Fälligkeit der Posten (2)
Posten, die das Nettofälligkeitsdatum noch nicht erreicht haben, können mit Nein ausgefiltert werden.Anzeige gemäß Mahnrhythmus (3)
Mahnrhythmus bedeutet, dass nach einer Mahnungen zu einem OP eine Anzahl von Tagen vergehen muss, bis dieser wieder vorgeschlagen wird. 10 bis 14 Tage sind gebräuchliche Werte. Wenn Sie in den Stammdaten keinen Wert hinterlegt haben, ist die Option inaktiv.Filter nach Debitorengruppe (4)
Filter nach Zahlart (5)
So können Sie Posten mit bestimmen Zahlarten (z. B. Intercompany oder Einzugsermächtigung) direkt ausfiltern.
Posten zur Mahnung auswählen oder bearbeiten
Nachdem die Filter eingestellt sind, wählen Sie aus den noch sichtbaren Zeilen die zu mahnenden Posten aus.
Mit der Checkbox (2) markieren Sie alle Posten, mit den Checkboxen (1) am Beginn der Zeile wählen Sie Posten individuell aus oder ab.
Über Mahnstufe heraufsetzen oder Mahnstufe herabsetzen (3) können Sie die nächste Mahnstufe eines Posten modifizieren.
Der Multi-Button Unbefristet sperren (4) setzt entweder eine temporäre oder unbefristete Mahnsperre oder fügt den Posten der Inkassoliste hinzu.
In jedem Fall wird der Posten nicht mehr zur Mahnung vorgeschlagen.
Wir empfehlen, die Funktion Sperren bis Datum für Individualvereinbarungen zu nutzen, da bei Datumablauf der Posten wieder angezeigt wird. Bei sinnvollem Datum wird so kein Posten vergessen.
Über Gesperrte Posten anzeigen und Inkassoliste anzeigen können Sie die Posten einsehen und die Zuweisung zur Liste bzw. die Sperre auch aufheben.
Die Inkassoliste kann als Kriterium für "ausgemahnte" Posten dienen. So haben Sie im Jahresabschluss eine einfach zu handhabende Grundlage für Einzelwertberichtigungen.
Aktualisieren Sie noch das Datum der letzten Zahlung (in der Regel der Vortag) und das gewünschte Zahldatum. Diese beiden Datumswerte (6) können per Platzhalter auf dem Mahnschreiben angedruckt werden.
Wenn wenigstens ein Posten markiert ist, können Sie über
Mahnlauf erstellen (7) die Mahnschreiben erzeugen und die Mahnstufe hochsetzen.
Mahnlauf ausführen und drucken/versenden
Haben Sie, wie oben beschrieben, Posten markiert und einen Mahnlauf erstellt (6), bringt Sie ein Klick auf den Button Mahnläufe anzeigen (7) zum Formular Bestätigte Mahnungen.
Die Details und optionale Aktionen für einen markierten Mahnlauf werden hierüber angezeigt. Mehr dazu im nächsten Unterkapitel "Mahnlauf Details".
Entfernen Sie ihn bei Bedarf oder
weisen Sie Scopevisio an, alle im markierten Mahnlauf enthaltenen Mahnungen für den Postversand zu drucken oder direkt per E-Mail zu versenden. Bei Mahnläufen mit der Versandeinstellung "Postversand" erstellt Scopevisio PDFs und speichert diese in einem von Ihnen definierten Ordner zum späteren Druck ab. Lautet die Versandeinstellung für den Mahnlauf "E-Mail Versand", so generiert Scopevisio ebenfalls PDFs und verschickt sie. Dies alles geschieht gemäß Ihrer vorher in den unter Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Mahnungseinstellungen hinterlegten Voreinstellungen.
Möchten Sie zunächst jedoch das erzeugte PDF oder den begleitenden E-Mail-Text kontrollieren oder letzteren verändern, so wählen Sie Anzeigen (1).
Mahnlauf Details
Durch den Klick auf Anzeigen können Sie mithilfe der folgenden Optionen Ihre Mahnungen einer weiteren Kontrolle unterziehen.
bringt Sie auf das Formular "E-Mail-Versand", in dem Sie u.a. die Sender- und Empfängerdaten sowie den die Mahnung begleitenden Text einsehen und editieren können (siehe folgendes Unterkapitel "E-Mail Versand").
lässt Sie wie im Formular zuvor selektierte Mahnungen ohne weitere Durchsicht direkt versenden,
entfernt den markierten Mahnlauf und
gibt Einsicht in die erzeugten PDFs.
E-Mail Versand
Nach dem Klick auf Einzelne Mahnung Versenden öffnet sich folgendes Formular für den E-Mail-Versand der Mahnungen. Hier können Sie bei Bedarf das Begleitschreiben der E-Mail verändern oder noch weitere Anhänge hinzufügen.
Die Empfänger werden automatisch eingefügt.
Sie können einen Absender und eine Antwort-E-Mail-Adresse angeben.
Die Betreffzeile können Sie aussagekräftig individualisieren, indem Sie die für Mahnungen geeigneten Platzhalter nutzen. Dazu klicken Sie auf den Link Textbaustein auswählen, im neuen Formular auf Hinzufügen und wählen anschließend im Feld Standard "Mahnung (E-Mail Betreff)". Im großen gelben Textbereich stellen Sie sich dann Ihre Betreffzeile mithilfe der Platzhalter $Kundennummer, $EigeneGS_Name, $Kundennummer_extern, $Kunde_Nachname, $Kunde_Firmenname, $Belegnummer und $Belegdatum zusammen. Benennen und speichern Sie den neuen Textbaustein.
Schreiben Sie einen Begleittext für Ihre Mahnung oder editieren Sie den vorhandenen Text.
Hier können Sie auf vorhandene Platzhalter und Textbausteine zugreifen und diese einfügen. Mehr darüber unter Beleglayouts.
Das Mahnschreiben ist im PDF-Format bereits angehängt.
Über die drei Symbole können Sie eine weitere Anlage hinzufügen, ein Dokument aus Teamwork wählen oder die betreffende Anlage entfernen.
Der Link ODT-Dokumentenlayout auswählen und anhängen führt Sie zur im vorigen Artikel beschriebenen Layout-Auswahl.
Wenn alles fertig ist, Versenden Sie Ihre Mahnung(en).
Mahnhistorie
Möchten Sie sich die Mahnhistorie eines einzelnen Postens auf der Mahnliste anzeigen lassen, so gehen Sie über den Link, der ein Detailformular ansteuert.
Es öffnet sich das Formular Buchung mit allen Details des betroffenen Postens. Hier können Sie die Mahnhistorie für diesen Posten anzeigen lassen mit allen Einzelheiten über den Mahnverlauf.