Überblick Zahllauf
Ein Zahllauf bündelt mehrere Zahlungsbewegungen vom gleichen in einem Prozess.
Es gibt Zahlläufe für Überweisung und Zahlläufen für Lastschrifteinzüge.
Alle Zahlläufe basieren auf den offenen Posten der Gesellschaft, es müssen also kreditorische oder debitorische Buchungen vorliegen.
Zahlläufe vom Typ Überweisung können auch Debitorenkonten berücksichtigen, um Guthaben auszuzahlen.
Zahlläufe vom Typ Lastschriften werden als SEPA-Basislastschrift ausgeführt.
Einen Zahllauf an die Bank übermitteln
Beim Durchführen eines Zahllaufs über Dateien und Buchungen erzeugen wird immer
eine SEPA-XML-Datei erzeugt.Sie können diese SEPA-XML exportieren und auf der Webseite Ihrer Bank importieren oder in eine dedizierte Banking-Software einlesen.
Nutzer der finAPI-Schnittstelle können die Daten direkt per finAPI an Ihre Bank übermitteln.
Einen Zahllauf buchen
Beim Durchführen eines Zahllaufs über Dateien und Buchungen erzeugen wird im Normalfall eine Buchung vorgenommen.
Der Buchungssatz lautet Transitkonto der Hausbank an Debitor bzw. Kreditor an Transitkonto der Hausbank.
Mit der Buchung wird der offene Posten des Personenkontos ausgeziffert (ein Buchung pro Posten)
Beim Buchen wird ein im Zahllauf angegebenes Skonto ebenfalls gebucht und ausgeziffert.
Das Transitkonto legen Sie in der Hausbankverwaltung fest.
Sie können die Buchung in den Stammdaten der Zahlungsverkehrseinstellungen unterdrücken.
Zahlungslauf anlegen
Rufen Sie Finanzen > Zahlläufe > Überweisungen auf.
Sie sehen die Übersicht aller Zahlungsläufe.Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Zahllauf anzulegen.
Tipp: Deaktivieren Sie die Checkbox “Abgeschlossene Zahlungslisten anzeigen”, bevor Sie einen neuen Zahllauf erstellen. So sehen Sie, ob es noch Zahlläufe in Bearbeitung gibt, die Ihre Daten beeinflussen.
Zahlläufe in Bearbeitung
Ein Zahllauf kann gleichzeitig nur von einem Nutzer geöffnet und bearbeitet werden.
Möchten Sie einen bestehenden Zahllauf bearbeiten, prüft Scopevisio ob der Zahllauf gerade von einem anderen Nutzer bearbeitet wird und nennt ihnen diesen.
Sie können diesen Nutzer informieren und die Bearbeitung anfragen.
Ein offener Posten, der einem Zahllauf mit Status in Bearbeitung zugewiesen ist und dort im Reiter Zahlungsliste erscheint, wird in anderen Zahlläufen nicht mehr als offener Posten aufgeführt, um Doppelzahlungen zu vermeiden.
Offene Posten auswählen
Es öffnet sich die Offene-Posten-Liste mit einer Funktionalität, die Ihnen erlaubt, Posten zu markieren und auf eine Zahlungsliste zu setzen.
Im Tab Offene Posten werden Ihre Kreditoren-OPs angezeigt. Hier wählen Sie in der Checkboxen-Spalte aus, welche Positionen Sie überweisen möchten.
Setzen Sie oben im Kopf der Tabelle einen Haken, werden alle Positionen ausgewählt. Sie können einzelne Posten wieder abwählen, indem Sie durch einen Mausklick den Haken aus der betreffenden Checkbox entfernen.
Gesperrte Posten möchten Sie normalerweise nicht überweisen, daher bleibt die Checkbox leer.
Alle Zahlarten würde implizieren, dass auch Posten angezeigt werden, die per Lastschrift eingezogen werden. Im vorliegenden Fall möchten wir nur Überweisungen anzeigen, daher bleibt diese Checkbox auch leer.
Zahlungen/Gutschriften bezieht auch Guthabenpositionen in die Anzeige ein. Da meistens Verrechnung gewünscht ist, setzen Sie den Haken in dieser Checkbox.
Zum Bezugsdatum nicht fällige wird angehakt, wenn Zahlungen nicht unbedingt erst zum Fälligkeitstermin geleistet werden, weil z. B. Skonto gezogen werden soll. Das Bezugsdatum ist das Datum, auf das die Fälligkeit der Zahlungskondition berechnet wird. Zumeist ist es das Datum, zu dem der Zahlungslauf ausgeführt werden soll.
Alle gefilterten hinzufügen fügt alle auf allen Seiten gefilterten Posten zur Zahlungsliste hinzu.
Wenn aufgrund von Rücksendungen, Storni o.ä. Überzahlbeträge auftreten, können diese entsprechenden Kreditorenposten aus der Liste entfernt werden.
Blenden Sie mithilfe der rechten Maustaste die Informationen ein, die Sie brauchen. Tipp: Wenn Sie mit einem Freigabeprozess arbeiten, ist die Spalte Zahlungsfreigabe wichtig!
Nachdem Sie Posten ausgewählt haben, wählen Sie den Button Offene Posten zu Zahlungsliste hinzufügen.
Hier schalten Sie später auf den Tab Zahlungsliste um.
Die Ansicht ändert sich. Schalten Sie auf den Tab Zahlungsliste um.
Zahlungsliste
In dieser Ansicht können Sie die einzelnen Positionen nachbearbeiten, sofern erforderlich. Wenden Sie zunächst die Hausbank-Zuordnungsregeln an, fehlende Daten können Sie danach auch manuell ergänzen.
Felder, in denen Pflichteingaben fehlen, werden dunkelgelb markiert. Mehr dazu weiter unten.
Über Hausbank-Zuordnungsregeln anwenden können Sie ein Hausbankkonto automatisch einfügen lassen. Siehe hierzu den Artikel Kontoauszugsregeln. Auch in den Kreditoren-Stammdaten können abweichende Konten angelegt worden sein. Die spezifischen Angaben im Kreditor überschreiben die unspezifischeren Angaben in den Hausbanken-Zuordnungsregeln.
Bearbeiten Sie die markierte Zahlung, indem Sie z. B. den Zahlbetrag ändern oder einen Verwendungszweck nachtragen.
Die Checkbox Skonto immer ziehen wird nur in Ausnahmefällen gebraucht. Hier würde unabhängig vom Zahlungstermin ein Skonto gezogen. Skontosätze und Konditionen werden in den Stammdaten des Kreditors angelegt.
Wenn Sie fertig sind, können Sie Ihre Dateien und Buchungen erzeugen. Damit wird eine XML-Datei erstellt, die Sie in Ihre Banking-Software oder Ihr Online-Banking einlesen können.
Skontierbare Rechnungen für den Zahllauf auswählen
Wählen Sie Finanzen > Banken > Überweisungen
In der Zahlungsliste haben Sie die Möglichkeit, sich die skontierbaren Rechnungen zusätzlich zu den (end)fälligen Rechnungen anzeigen zu lassen. Filtern Sie dazu die zum Bezugsdatum nicht fälligen heraus und aktivieren Sie anschließend die Checkbox Zum Bezugsdatum skontierbare anzeigen unterhalb der Zahlungsliste. Damit werden sowohl Posten, deren Fälligkeit kleiner oder gleich dem Bezugsdatum ist, als auch Posten, bei denen Skontoabzug möglich ist, angezeigt.
Zahlungslauf ausführen
Ein Klick auf Dateien und Buchungen erzeugen erzeugt - Dateien und Buchungen.
Dateien: Die erzeugte Datei, eine XML-Datei, können Sie in alle gängigen Banking-Tools und Online-Banking-Seiten einlesen oder bei Ihrer Bank abgeben.
Buchungen: Die Buchung verwendet zunächst ein Transitkonto, da die Bankbewegung ja noch nicht erfolgt ist. In diesem Schritt werden die einzelnen Posten des Kreditors ausgeziffert.
Sollten Konflikte oder Probleme auftreten, wird der komplette Zahlungslauf gestoppt und Sie haben die Gelegenheit einzugreifen!
Eine Systemmeldung informiert Sie über den Erfolg der Operation und gibt Zugriff auf das Buchungsprotokoll.
Avise erstellen
In Abhängigkeit von der Anzahl der Posten eines Empfängers wird jeweils ein Avis erstellt.
Unter Einstellungen > Organisation > Banken und Zahlungsverkehr > Zahlungsverkehr können Sie den Wert verändern.
Ein Avisdruck ab 3 oder Posten ist empfehlenswert.
Beachten Sie, dass ein eindeutiger Empfänger durch die Kombination aus Zahlungsempfänger und Ziel-IBAN gebildet wird.
Avise anzeigen und versenden
Wählen Sie unterhalb der Zahlungsliste den Link Avise anzeigen, um die Avisübersicht zu öffnen. Hier können Sie Zahlungsavise für Ihre Kreditoren anzeigen, und versenden.
Überweisungen - Zahlungsdaten nachtragen
Gelbe Felder in der Datenzeile bedeuten, dass Angaben nachgetragen werden müssen.
Klicken Sie doppelt auf ein solches Feld, um die Zahlungsdetails zu öffnen. Hier können Sie z. B. einen Verwendungszweck nachtragen. Speichern nicht vergessen!
Müssen andere Daten geändert werden, z. B. die Hausbankverbindung, wählen Sie im Abschnitt Offener Posten den Link Bearbeiten.
Überweisungen - Bankdaten nachtragen
Gelbe Felder in der Datenzeile bedeuten, dass Angaben nachgetragen werden müssen.
Klicken Sie doppelt auf ein solches Feld, um die Zahlungsdetails zu öffnen. Hier können Sie z. B. einen Verwendungszweck nachtragen. Speichern nicht vergessen!
Müssen andere Daten geändert werden, z. B. die Hausbankverbindung, wählen Sie im Abschnitt Offener Posten den Link Bearbeiten., um das folgende Formular zu öffnen.
Hier tragen Sie Ihre Änderungen ein, speichern diese und kehren über den Zurück-Pfeil zur Zahlungsliste zurück.
XML-Datei an Banking übergeben
Überweisungen mit Scopevisio: Sammelzahlung vorgeschrieben
Öffnen Sie Ihre Banking-Anwendung und übergeben Sie dieser die XML-Datei mit Ihrem Zahlungslauf.
Die XML-Datei mit dem Zahlungslauf muss immer als Sammelzahlung ausgeführt werden. Ihr Vorteil dabei: Sie müssen hinterher nur einen einzigen Posten zuordnen. Wenn Sie das Scopevisio-Regelwerk mit Bankauszugsregeln verwenden, kann dieser Bankumsatz anhand einer definierten Regel automatisch dem passenden Transitkonto zugeordnet werden, denn jede Hausbank hat genau ein Transitkonto.
Wenn Sie beim Ausführen der Zahlungen keine Sammelzahlung veranlassen, greift das Scopevisio-Regelwerk nicht und es muss jeder Posten einzeln dem Transitkonto zugeordnet werden. Daher stellen Sie bitte in Ihrem Banking die Option Sammelzahlung ein.
Überweisungen außerhalb von Scopevisio erzeugen: Wenn Sie nicht den Zahllauf nutzen, aber die Zahlungen gegen offene Posten buchen wollen, sollten diese Zahlungen nicht als Sammelzahlung ausgeführt werden. Beispiel ist das direkte Erfassen von Zahlungen im Webportal der Bank. Sind die einzelnen Posten aufgeführt, so vereinfacht das nicht nur die Auszifferung, sondern ermöglicht auch, dass die Kontoauszugsregeln angewendet werden können. Dieses wäre bei einer Sammelzahlung nicht möglich.
Überweisungen aus Lohn und Gehalt: Wenn Sie Nettolöhne überweisen, sollten Sie dies in Ihrer Bank als Sammler machen, sonst sind für alle Fibu-Nutzer die Gehaltszahlungen pro Arbeitnehmer auf dem Bankkonto sichtbar.
Buchungsschema
Die hellen Posten zeigen den schematischen Buchungsablauf durch das Erstellen der XML-Datei. Die dunklere Bewegung stellt die Buchung des Sammlers gegen das Transitkonto dar, das sich dadurch saldenmäßig auf null stellt