Der Begriff Projekte steht stellvertretend dar, in Ihrer Branche ist das Projekt vielleicht eine Baustelle, ein Mandant, eine Veranstaltung oder ein Lehrgang.
Die Arbeit mit Projekten bietet die Möglichkeit Daten und Dokumente unabhängig von Format und Quelle zu verknüpfen und zu bearbeiten.
Scopevisio Projekte liefern dem gesamten Projektteam eine stets aktuelle Informations-, Kalkulations- und Abrechnungsbasis. Auch externe Partner und Lieferanten lassen sich einfach und sicher einbinden und mit passenden Zugriffsbeschränkungen auf Distanz halten.
Projektbezeichnung wählen
Wählen Sie Organisation > Einrichtung und starten den Einrichtungsassistenten.
Unter dem Punkt Gesellschaft können Sie die gewünschte Projektbezeichnung festlegen (auswählen oder eine eigene Bezeichnung anlegen). Voreingestellt ist der Begriff Projekt. Die gewählte Bezeichnung gilt für die gesamte Gesellschaft.
Im Folgenden wird die Bezeichnung Projekt verwendet, die unter Umständen von Ihrer Bezeichnung in der Anwendung abweicht.
Projekt anlegen
Wählen Sie Organisation > Projekte und klicken Sie Hinzufügen.
Vergewissern Sie sich der Projektkategorie (die Standardbelegung ist Kundenprojekt).
Ergänzen Sie Projektadressaten. Also, wer ist der Kunde des Projektes?
Falls Sie ein Kundenprojekt als Nachfolger eines Vetriebsprojektes erfassen, können Sie unter Vorgänger das Vertriebsprojekt wählen.
Prüfen Sie die vorgegebene Projektbezeichnung und speichern Sie Ihr Projekt.
Im Anschluss präsentieren sich die blau unterlegten Projektangaben wie folgt:
In dieser Projektakte können Sie Informationen sammeln zu:
Aufgaben
projektbezogener E-Mail
projektbezogenen Dokumenten
Kommentaren
dem Projektteam
den Projektbeteiligten
Zeiterfassung und
Eingangsrechnungen
Zerlegen Sie das Projekt in Aufgaben, die Sie wiederum in Tätigkeiten zergliedern und delegieren können. Wer in Aufgaben mit Bezug zu Kontakt eingesetzt wird, wird automatisch als Projektbeteiligter geführt (siehe 6).
Sie können E-Mails am Projekt speichern,
... und Sie können Dokumente zuordnen. Dokumente können Sie über den Upload-Button von einem externen Speicherort hochladen oder direkt aus Teamwork zuordnen. Wenn Sie im Feld "Zusätzlicher Bezug" "zu Aufgaben" auswählen, bekommen Sie zusätzlich alle Dokumente angezeigt, die an auf dieses Projekt bezogenen Aufgaben hängen.
Die Optionen unterhalb der Tabelle lassen Sie Ihre Dokumente besser verwalten, einige davon sind selbsterklärend. "Bezug entfernen" entfernt das Dokument aus diesem spezifischen Projekt, belässt es aber in seinem Ursprungsordner in Teamwork. "Weitere" wechselt in ein neues Formular, in dem Sie noch mehr Filtermöglichkeiten angeboten bekommen - sehr praktisch bei einer eher unübersichtlichen Anzahl von projektbezogenen Dokumenten. "Entfernen" löscht das Dokument sowohl aus dem Projekt, wie auch aus Teamwork, lässt sich aber nur durch den Dokumentenbesitzer ausführen.Hier kann das Projektteam Kommentare hinterlassen: Besprechungsergebnisse, Telefonate, Notizen und Vertragsbestandteile finden hier Platz. Die Kommentare werden mit Urheber und Zeitpunkt protokolliert.
Stellen Sie Ihr Projektteam zusammen. Wie immer können Sie mit Rechtsklick auf die Spaltenüberschriften ein Menü einblenden, das Ihnen eine individuelle Auswahl der Spalten erlaubt.
Dieses Geschäftsobjekt wird automatisch befüllt: Als weitere Projektbeteiligte werden hier Personen angezeigt, die durch eine projektbezogene Aufgabe einen Bezug zum Projekt haben. Existieren keine Aufgaben, gibt es hier keine Einträge.
Sehen Sie in der Zeiterfassung, welche projektbezogenen Leistungen erbracht worden sind.
Hier finden Sie die Eingangsrechnungen, die einen Bezug zum Projekt haben.
Projekt duplizieren
Wenn Ihre Projekte relativ standardisiert sind, legen Sie ein „Musterprojekt“ an, das Sie als Vorlage für weitere Projekte verwenden. Über den Button Duplizieren können Sie individuelle Projekte daraus ableiten, in denen Sie die jeweiligen spezifischen Daten nachtragen. Ein solches Musterprojekt kann Ihnen auch als Aufgaben-Bündel dienen, in dem Sie wiederkehrende, größere Abläufe mit mehreren Beteiligten abbilden, Einzeltätigkeiten delegieren und Fälligkeiten festlegen können.
Dimensionen
Je nach Produktlinie können Sie Daten in Scopevisio nach bis zu zehn Dimensionen auswerten, um z. B. Kostenstellen und Kostenträger, aber auch Geschäftsstellen und Mitarbeiterzuordnungen abzubilden.
Enthält das Portfolio der abonnierten Anwendungen auch die Anwendung Projekte, ist die dritte Dimension automatisch als Projektdimension geschlüsselt.
Hinweis: Falls Sie die Dimension bereits anderweitig zugewiesen haben, müssen Sie für Projekte eine andere Dimension vergeben. Dies können Sie in den Projekteinstellungen tun. Wählen Sie hierzu Global > Stammdaten > Projekte > Projekteinstellungen bearbeiten.