Mit Scopevisio Beschaffung bietet sich eine besonders effiziente Funktion: die Integration des Rechnungseingangsbuchs (REBU) direkt in den Beschaffungsprozess. Dadurch wird die Rechnungsprüfung erheblich vereinfacht und automatisiert.

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen im Scopevisio Beschaffungsmodul: Rechnungsprüfung durch Verknüpfung mit Wareneingängen automatisieren und Transparenz schaffen.

Warum Eingangsrechnungen zu Wareneingängen zuordnen?

Diese Zuordnung schließt den Drei-Beleg-Kreis im Beschaffungsprozess:

Stimmen die Nettosummen aus Wareneingang und Rechnung überein, ist die sachliche Prüfung erledigt — ohne manuelle Zeilenkontrolle, ohne Rückfragen an den Besteller. Preise und Mengen wurden bereits bei Bestellung und Wareneingang geprüft. Die Eingangsrechnung ist der letzte Abgleich in der Kette, nicht der erste.

Zuordnung — manuell

Menüband → Beschaffung → Rechnungseingangsbuch → Eingangsrechnung öffnen

Im Feld Wareneingänge Beschaffung wählen Sie Zuordnen. Das System zeigt alle dokumentierten Lieferungen zu diesem Lieferanten. Wählen Sie den passenden Wareneingang — das System verknüpft die Rechnung mit der Wareneingangsnummer, Sendungsnummer und Lieferscheinnummer.

Die Zuordnung lässt sich vor dem Speichern vollständig prüfen und korrigieren.

Zuordnung — automatisch per Regel

Wenn eine Eingangsrechnung eingeht und der zugehörige Wareneingang bereits gebucht ist, kann die Zuordnung vollautomatisch erfolgen — ohne manuellen Klick auf Zuordnen.

Voraussetzung: Lieferant und Lieferscheinnummer werden bei der Rechnungserfassung erkannt. Sind beide Felder vorhanden, prüft das System beim Rechnungsupload, ob ein passender gebuchter Wareneingang vorliegt, und stellt die Verknüpfung automatisch her.

Einrichtung: Menüband → Stammdaten Beschaffung → Einstellungen

Im Regeleditor stehen zwei Textoperatoren zur Verfügung:

Als Aktion wird Automatische Wareneingangszuordnung hinterlegt.

Die sachliche Prüfung einer Eingangsrechnung bedeutet: Eine zweite Person vergleicht manuell Bestellung, Lieferschein und Rechnung – und entscheidet, ob Mengen und Beträge übereinstimmen. Das dauert, und es bindet jemanden, der dafür nichts anderes tun kann.

Das Formular der Eingangsrechnung zeigt jetzt beide Nettowerte direkt nebeneinander: den summierten Nettobetrag aller zugeordneten Wareneingänge und den Nettobetrag der Rechnung. Kein Suchen, kein Wechsel in eine andere Ansicht.

Und per Regel lässt sich daraus eine automatische Entscheidung machen: Liegt die Abweichung zwischen beiden Werten innerhalb einer definierten Toleranz, gibt das System die Rechnung automatisch frei oder markiert sie als sachlich geprüft – je nach Regelkonfiguration. Nur Rechnungen, die außerhalb der Toleranz liegen, landen noch in der manuellen Prüfung.

In den Einstellungen des Rechnungseingangsbuchs legen Sie über die Abweichung (Rechnungsprüfung) fest, bis zu welcher Differenz zwischen dem bestellten/Wareneingang gebuchten und dem berechneten Betrag beim Abgleich noch toleriert wird. Die Einstellung wirkt global – sie gilt für alle Eingangsrechnungen, auf die keine abweichende Regel zutrifft.

Optionen:

Typ und Wert werden gemeinsam konfiguriert: Zuerst den Toleranztyp im Dropdown wählen, dann den Wert im Eingabefeld rechts daneben eintragen.

Wann greift die Prüfung?

Der Abgleich findet zum Zeitpunkt der Verifizierung der Eingangsrechnung statt – also wenn die Rechnung einem Wareneingang zugeordnet (automatisch oder per Regel gesteuert) wird.

Liegt die Abweichung innerhalb der Toleranz, greift die konfigurierte Folgeregel. Liegt sie außerhalb, bleibt die Rechnung in der manuellen Prüfung.

Toleranzregeln

Im Regeleditor können Regeln konfiguriert werden, die bestimmen, was bei Einhaltung der Toleranz automatisch passiert. Regeln können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

Pro Regel wird eine der folgenden Aktionen festgelegt:

Einrichtung: Öffnen Sie den Regeleditor des Rechnungseingangsbuches. Legen Sie eine neue Regel an mit:

Liegt die Abweichung zwischen Rechnungsbetrag und Wareneingangswert beim Zuordnen innerhalb dieses Werts, verifiziert das System die Rechnung automatisch entsprechend Ihrer aktuellen sonstigen Konfiguration.

Fehlerfall: fehlende Lieferscheinnummer

Wurde beim Wareneingang keine Lieferscheinnummer erfasst, oder erkennt das System die Nummer auf der Rechnung nicht, greift die automatische Zuordnung nicht.

In diesem Fall steht die manuelle Zuordnung zur Verfügung. Im Zuordnungsfeld sind folgende Informationen sichtbar, um den richtigen Wareneingang zu identifizieren:

Über diese Felder lässt sich der passende Wareneingang auch ohne Lieferscheinnummer eindeutig zuordnen.

Empfehlung: Klären Sie mit dem Lieferanten, dass die Lieferscheinnummer sowohl auf dem Lieferschein als auch auf der Rechnung ausgewiesen wird. Das ist die Grundvoraussetzung für eine durchgängig automatisierte Zuordnung.

Mehrere Wareneingänge zu einer Rechnung

Werden mehrere Wareneingänge einer Rechnung zugeordnet, summiert das System die Einzelpositionen automatisch und vergleicht die Summe mit dem Netto-Rechnungswert.

Empfehlung: Definieren Sie intern eine Toleranzgrenze für akzeptable Abweichungen — z. B. für Rundungsdifferenzen auf Nachkommastellen-Ebene. So vermeiden Sie manuelle Eingriffe bei systemisch bedingten Kleinstabweichungen.

Retouren in der Zuordnung

Retouren — Wareneingänge, die an den Lieferanten zurückgegangen sind — erscheinen in der Zuordnungsübersicht als solche gekennzeichnet. Das ermöglicht eine klare interne Kommunikation über vorliegende Retouren und die Ableitung der nächsten Schritte: je nach Lieferant entweder Belastungsanzeige mit direktem Abzug bei Rechnungsstellung oder formelle Anfrage zur Gutschrift.

Kontenzuordnung

Die Kontenzuordnung erfolgt automatisch über die Warengruppen der Produkte. Mit der Buchung des Wareneingangs liest das System die Warengruppe jeder Position und bucht automatisch auf das hinterlegte Bestands- und Bestandsveränderungskonto — zum Bestandspreis entsprechend der hinterlegten Bewertungsmethode.

Optional können alle Wareneingänge zunächst auf ein zentrales Verrechnungskonto gebucht werden. Die Aufteilung auf die korrekten Bestandskonten erfolgt dann systemseitig über die Warengruppen.

Zahlungsfreigabe

Sie entscheiden, wie weit die Automatisierung reicht:

Überblick: offene Zuordnungen

Menüband → Beschaffung → Bestellungen

Die Bestellübersicht zeigt den Status jeder Bestellung: welche Bestellungen einen gebuchten Wareneingang haben, welchen Wareneingängen bereits eine Rechnung zugeordnet ist, und wo Handlungsbedarf besteht — ohne Wechsel ins Rechnungseingangsbuch.

Darstellung:

In der Praxis trifft die Rechnung oft vor der Ware ein: Der Lieferant versendet die Rechnung elektronisch, während die Sendung noch auf dem Transportweg ist.

So funktioniert die automatische Zuordnung:

Vorteil: Die Zuordnung erfolgt zum frühestmöglichen Zeitpunkt – sobald der Wareneingang gebucht wird. Der manuelle Klick auf "Zuordnen" entfällt.

Alternativ kann eine Rechnung nach der Buchung des Wareneingangs eingehen,

dann kann eine Regel unterstützen.

Menüband → Stammdaten Beschaffung → Einstellungen

Beispielsweise Erstellung der Regel:

Werden mehrere Wareneingänge einer Rechnung zugeordnet:

Empfehlung: Definieren Sie im Unternehmen eine Toleranzgrenze für akzeptable Abweichungen im niedrigen Bereich. Alternativ nutzen Sie die Systematik der Nachkommastellen, um effizient zu arbeiten.

Retouren – also Wareneingänge, die Sie an den Lieferanten zurücksenden – erscheinen in der Zuordnungsübersicht als solche gekennzeichnet.

Das ermöglicht:

Je nach Branche und Lieferant:

In der Praxis vieler Unternehmen werden Rechnungspositionen noch immer manuell gelesen, interpretiert, aufgeteilt und summiert, um die korrekte Kontenzuordnung sicherzustellen. Ähnlich manuell erfolgt die Kostenzuordnung auf Kostenstellen – oft zeitlich versetzt, nach Schätzung, und damit mit dem Risiko behaftet, dass die Zuordnung nicht dem tatsächlichen Verbrauch entspricht. Der Aufwand für diese manuelle Arbeit übersteigt oft den wirtschaftlichen Wert der einzelnen Zuordnungsentscheidung und ist aufgrund der manuellen Struktur zudem nicht einheitlich.

In Scopevisio erfolgt die Kontenzuordnung automatisch über die Warengruppen der Produkte. Die daraus entstehende Buchung und damit Differenzierung der Produkte erfolgt über strukturelle Stammdaten – und damit konsistent, automatisch, im Moment des Wareneingangs.

Die Eingangs-Rechnung kann auf ein Konto gebucht werden; es bedarf keiner manuellen Aufgliederung.

Der Grund dafür liegt nicht in der Rechnung, sondern im vorgelagerten Prozess: Buchungskonto für Produkt, Einheit und Preis (und evtl verursachende Kostenstelle) sind bereits in dem Moment bekannt, in dem der Bedarf ausgelöst wird – nicht erst, wenn die Rechnung eintrifft.

Ablauf:

Optional: Per Regel können alle Eingangsrechnungen zunächst auf ein einziges Verrechnungskonto gebucht werden. Die Aufteilung auf die korrekten Bestandskonten erfolgt systemseitig über die hinterlegten Warengruppen – damit auswertbar und dokumentierbar.

Ob ein Bedarf über eine Bedarfsanforderung oder einen Kundenauftrag ausgelöst wird: der Mechanismus ist identisch.

Die Kostenstelle stammt nicht aus einem manuell gepflegten Feld auf dem Dokument der Eingangsrechnung. Sie ergibt sich aus der Organisationsstruktur, die in den Stammdaten hinterlegt ist – aus der Einheit, die den Bedarf (Auftrag, Bedarfsanforderung etc) ausgelöst hat. Das ist keine Eingabe, die jemand treffen muss. Es ist eine strukturelle Ableitung, die das System automatisch vollzieht und als Journal Eintrag setzt.

Erst in dem Moment, in dem der tatsächliche Verbrauch stattfindet (entnahme aus Bestand, Mengenkorrektur in Inventuren, Abgang über Drittsystem) und in dem die Buchung wirtschaftlich korrekt ist. Nicht früher, nicht später.

Was das bedeutet: Wenn die Lieferantenrechnung eintrifft, gibt es keine offene Frage mehr zur Zuordnung. Kostenstelle und Konto sind nicht zu ermitteln – sie sind bereits da.

Sie entscheiden, wie weit Sie die Automatisierung ausdehnen:

So lässt sich der Prozess an Ihre internen Freigaberichtlinien anpassen.

Menüband → Beschaffung → Bestellungen

Die Bestellübersicht zeigt den Status jeder Bestellung:

Sie sehen auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht.

Die Lieferscheinnummer ist der Schlüssel für die automatische Zuordnung. Wird sie beim Wareneingang nicht oder falsch erfasst:

Empfehlung: Erfassen Sie die Lieferscheinnummer des Lieferanten beim Buchen des Wareneingangs immer korrekt.

Die Deckungsgleichheit der Nettosummen aus Bestellung, Auftragsbestätigung, Wareneingang und Rechnung sorgt für einen durchgängig konsistenten Prozess.