Mit Scopevisio Beschaffung bietet sich eine besonders effiziente Funktion: die Integration des Rechnungseingangsbuchs direkt in den Beschaffungsprozess. Dadurch wird die Rechnungsprüfung erheblich vereinfacht und automatisiert.
Dann kann ich jetzt schreiben. Kurze Zusammenfassung was ich einbaue:
Kontenzuordnung: nur Bestands-/Bestandsveränderungskonto, kein Aufwandskonto
Regel: nur für automatische Zuordnung wenn Rechnung nach gebuchtem WE eingeht (d.h. Regel feuert beim Rechnungseingang, nicht beim WE-Buchen) — damit muss ich auch den entsprechenden Abschnitt im Wareneingänge-Artikel korrigieren
Fehlerfall fehlende LS-Nummer: Fallback über Bestellnummer + Ordnungszahl der WE-Buchung, Betragsprüfung, Mengen/Produkte im Zuordnungsfeld
Regelkonfiguration: Pfad dokumentieren, aber ohne den abgebrochenen Platzhaltertext
Einen Moment.
Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen im Scopevisio Beschaffungsmodul: Rechnungsprüfung durch Verknüpfung mit Wareneingängen automatisieren und Transparenz schaffen.
Warum Eingangsrechnungen mit Wareneingängen verknüpfen?
Die Verknüpfung schließt den Drei-Beleg-Kreis im Beschaffungsprozess:
Beleg | Frage |
Bestellung | Was wurde zu welchem Preis bestellt? |
Wareneingang | Was wurde tatsächlich geliefert? |
Eingangsrechnung | Was wird berechnet? |
Stimmen die Nettosummen aus Wareneingang und Rechnung überein, ist die sachliche Prüfung erledigt — ohne manuelle Zeilenkontrolle, ohne Rückfragen an den Besteller. Preise und Mengen wurden bereits bei Bestellung und Wareneingang geprüft. Die Eingangsrechnung ist der letzte Abgleich, nicht der erste.
Zuordnung — manuell
Menüband → Beschaffung → Rechnungseingangsbuch → Eingangsrechnung öffnen
Im Feld Wareneingänge Beschaffung wählen Sie Zuordnen. Das System zeigt alle dokumentierten Lieferungen zu diesem Lieferanten. Wählen Sie den passenden Wareneingang — das System verknüpft die Rechnung mit der Wareneingangsnummer, Sendungsnummer und Lieferscheinnummer.
Die Zuordnung lässt sich vor dem Speichern vollständig prüfen und korrigieren.
Zuordnung — automatisch per Regel
Wenn eine Eingangsrechnung eingeht und der zugehörige Wareneingang bereits gebucht ist, kann die Zuordnung vollautomatisch erfolgen — ohne manuellen Klick auf Zuordnen.
Voraussetzung: Lieferant und Lieferscheinnummer werden bei der Rechnungserfassung erkannt. Sind beide Felder vorhanden, prüft das System beim Rechnungsupload, ob ein passender gebuchter Wareneingang vorliegt, und stellt die Verknüpfung automatisch her.
Einrichtung: Menüband → Stammdaten Beschaffung → Einstellungen
Im Regeleditor stehen zwei Textoperatoren zur Verfügung:
Prüfung, ob im Dokumententext eine bekannte Lieferungs- oder Retourennummer enthalten ist
Prüfung gegen die Belegnummer
Als Aktion wird Automatische Wareneingangszuordnung hinterlegt.
Fehlerfall: fehlende Lieferscheinnummer
Wurde beim Wareneingang keine Lieferscheinnummer erfasst, oder erkennt das System die Nummer auf der Rechnung nicht, greift die automatische Zuordnung nicht.
In diesem Fall steht die manuelle Zuordnung zur Verfügung. Im Zuordnungsfeld sind folgende Informationen sichtbar, um den richtigen Wareneingang zu identifizieren:
Bestellnummer
Ordnungszahl der WE-Buchung
Betragsprüfung
Mengen und Produkte
Über diese Felder lässt sich der passende Wareneingang auch ohne Lieferscheinnummer eindeutig zuordnen.
Empfehlung: Klären Sie mit dem Lieferanten, dass die Lieferscheinnummer sowohl auf dem Lieferschein als auch auf der Rechnung ausgewiesen wird. Das ist die Grundvoraussetzung für eine durchgängig automatisierte Zuordnung.
Mehrere Wareneingänge zu einer Rechnung
Werden mehrere Wareneingänge einer Rechnung zugeordnet, summiert das System die Einzelpositionen automatisch und vergleicht die Summe mit dem Netto-Rechnungswert.
Empfehlung: Definieren Sie intern eine Toleranzgrenze für akzeptable Abweichungen — z. B. für Rundungsdifferenzen auf Nachkommastellen-Ebene. So vermeiden Sie manuelle Eingriffe bei systemisch bedingten Kleinstabweichungen.
Retouren in der Zuordnung
Retouren — Wareneingänge, die an den Lieferanten zurückgegangen sind — erscheinen in der Zuordnungsübersicht als solche gekennzeichnet. Das ermöglicht eine klare interne Kommunikation über vorliegende Retouren und die Ableitung der nächsten Schritte: je nach Lieferant entweder Belastungsanzeige mit direktem Abzug bei Rechnungsstellung oder formelle Anfrage zur Gutschrift.
Kontenzuordnung
Die Kontenzuordnung erfolgt automatisch über die Warengruppen der Produkte. Mit der Buchung des Wareneingangs liest das System die Warengruppe jeder Position und bucht automatisch auf das hinterlegte Bestands- und Bestandsveränderungskonto — zum Bestandspreis entsprechend der hinterlegten Bewertungsmethode.
Optional können alle Wareneingänge zunächst auf ein zentrales Verrechnungskonto gebucht werden. Die Aufteilung auf die korrekten Bestandskonten erfolgt dann systemseitig über die Warengruppen.
Zahlungsfreigabe
Sie entscheiden, wie weit die Automatisierung reicht:
Option | Beschreibung |
Vollautomatisch | Ausgleich erfolgt mit dem nächsten Zahlungslauf |
Manuell | Zahlungsfreigabe vor dem Ausgleich erforderlich |
Überblick: offene Zuordnungen
Menüband → Beschaffung → Bestellungen
Die Bestellübersicht zeigt den Status jeder Bestellung: welche Bestellungen einen gebuchten Wareneingang haben, welchen Wareneingängen bereits eine Rechnung zugeordnet ist, und wo Handlungsbedarf besteht — ohne Wechsel ins Rechnungseingangsbuch.
Darstellung:
Automatische Zuordnung mit Buchung Wareneingang
In der Praxis trifft die Rechnung oft vor der Ware ein: Der Lieferant versendet die Rechnung elektronisch, während die Sendung noch auf dem Transportweg ist.
So funktioniert die automatische Zuordnung:
Die Eingangsrechnung wird erfasst – der Wareneingang fehlt noch
Die Ware trifft ein und der Wareneingang wird gebucht
Dann erfolgt zu diesem Zeitpunkt die *Zuordnung* zur Rechnung automatisch
Vorteil: Die Zuordnung erfolgt zum frühestmöglichen Zeitpunkt – sobald der Wareneingang gebucht wird. Der manuelle Klick auf "Zuordnen" entfällt.
Alternativ kann eine Rechnung nach der Buchung des Wareneingangs eingehen,
dann kann eine Regel unterstützen.
Menüband → Stammdaten Beschaffung → Einstellungen
Beispielsweise Erstellung der Regel:
Was passiert bei mehreren Lieferungen zu einer Rechnung?
Werden mehrere Wareneingänge einer Rechnung zugeordnet:
Das System übernimmt das Summieren der Einzelpositionen
Die Summe wird mit dem Netto-Rechnungswert verglichen
Empfehlung: Definieren Sie im Unternehmen eine Toleranzgrenze für akzeptable Abweichungen im niedrigen Bereich. Alternativ nutzen Sie die Systematik der Nachkommastellen, um effizient zu arbeiten.
Wie werden Retouren in der Zuordnung dargestellt?
Retouren – also Wareneingänge, die Sie an den Lieferanten zurücksenden – erscheinen in der Zuordnungsübersicht als solche gekennzeichnet.
Das ermöglicht:
Klare unternehmensinterne Kommunikation über vorliegende Retouren
Ableitung der notwendigen nächsten Schritte
Je nach Branche und Lieferant:
Belastungsanzeige, die bei Rechnungsstellung direkt in Abzug gebracht wird
Formelle Anfrage zur Erstellung einer Gutschrift
Wie funktioniert die automatische Kontenzuordnung?
In der Praxis vieler Unternehmen werden Rechnungspositionen noch immer manuell gelesen, interpretiert, aufgeteilt und summiert, um die korrekte Kontenzuordnung sicherzustellen.
In Scopevisio erfolgt die Kontenzuordnung automatisch über die Warengruppen der Produkte.
Ablauf:
Wareneingang wird gebucht
System liest die Warengruppe jeder Position
Warengruppe enthält das hinterlegte Bestands und Bestandsveränderungskonto
Buchung erfolgt automatisch auf das richtige Konto mit Bestandspreis entsprechend Bewertungsmethode-
Optional: Per Regel können alle Wareneingänge zunächst auf ein einziges Verrechnungskonto gebucht werden.
Eine Aufteilung auf die korrekten Bestandskonten erfolgt systemseitig über die hinterlegten Warengruppen.
Wie kann ich die Zahlungsfreigabe steuern?
Sie entscheiden, wie weit Sie die Automatisierung ausdehnen:
Option | Beschreibung |
Vollautomatisch | Ausgleich erfolgt mit dem nächsten Zahlungslauf |
Manuell | Zahlungsfreigabe vor dem Ausgleich erforderlich |
So lässt sich der Prozess an Ihre internen Freigaberichtlinien anpassen.
Wie behalte ich den Überblick über offene Zuordnungen?
Menüband → Beschaffung → Bestellungen
Die Bestellübersicht zeigt den Status jeder Bestellung:
Welche Bestellungen haben einen gebuchten Wareneingang?
Welchen Wareneingängen ist bereits eine Rechnung zugeordnet?
Welche Zuordnungen fehlen noch?
Sie sehen auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht.
Warum ist die korrekte Erfassung der Lieferscheinnummer wichtig?
Die Lieferscheinnummer ist der Schlüssel für die automatische Zuordnung. Wird sie beim Wareneingang nicht oder falsch erfasst:
Kann das System die Rechnung nicht automatisch zuordnen
Muss die Zuordnung manuell erfolgen
Geht der Zeitvorteil der Automatisierung verloren
Empfehlung: Erfassen Sie die Lieferscheinnummer des Lieferanten beim Buchen des Wareneingangs immer korrekt.
Zusammenfassung: Der durchgängige Prozess
Schritt | Beleg | Prüfung |
1 | Bestellung | Preise und Mengen festgelegt |
2 | Auftragsbestätigung | Lieferant bestätigt Konditionen |
3 | Wareneingang | Lieferung kontrolliert, Lieferscheinnummer erfasst |
4 | Eingangsrechnung | Automatische Zuordnung über Lieferscheinnummer |
5 | Zahlung | Automatisch oder nach manueller Freigabe |
Die Deckungsgleichheit der Nettosummen aus Bestellung, Auftragsbestätigung, Wareneingang und Rechnung sorgt für einen durchgängig konsistenten Prozess.