Im Menüband finden Sie unter der Registerkarte Beschaffung noch weitere Funktionen, die im Folgenden kurz vorgestellt werden.

Die Bestandsübersicht zeigt den aktuellen Bestand pro Produkt und Standort mit Bestandspreis und Durchschnittspreis.

Menüband → Beschaffung → Bestandsübersicht

Die Bestandsübersicht listet alle Produkte mit Lagerbestand auf. Für jedes Produkt sehen Sie:

Die Bestandsübersicht führt einen Datumsfilter, der standardmäßig auf das heutige Datum voreingestellt ist. Sie können jeden beliebigen Stichtag in der Vergangenheit eingeben, um den Bestand zu diesem Zeitpunkt nachzuvollziehen.

So rufen Sie historische Bestände ab:

Doppelklicken Sie auf die Produktnummer, um die vollständigen Produktdetails zu öffnen. Dort finden Sie weitere Informationen wie Lieferanten, Mindestbestände und Lagerplätze.

Die historische Bestandsabfrage ist besonders wichtig für:

Kommissionierung beschreibt die Tätigkeit der geführten Entnahme aus einem Lager oder Standort. Kommissionierlisten können auf Papier gedruckt, per mail versandt, oder stumm verarbeitet werden. Damit ist die Kommissionierung eines Auftrages der erste Schritt in Richtung Lieferung/Leistung und Abrechnung des Auftrages an den Kunden.

Kommissionierlisten werden automatisch beim Kommissionieren von Aufträgen aus der Auftragssteuerung angelegt. Aufträge können ebenfalls (bei voller Verfügbarkeit) direkt in Lieferschein überführt werden, dann erfolgt die Kommissionierung gleichgeschaltet, (sofern Kommisisonierung prüfen auf nein eingestellt ist).

Menüband → Beschaffung → Kommissionierlisten

Eine Kommissionierliste enthält:

Sie dient dazu zu steuern, welche Produkte in welcher Menge zusammengestellt werden müssen, um einen referenzierten Auftrag oder Bedarfsanforderung zu erfüllen.

Liste aufrufen:

Liste drucken oder versenden:

Wenn in den Einstellungen "Prüfung der Kommissionierlisten" aktiviert ist:

So schließen Sie eine Liste ab:

Falls eine Kommissionierliste nicht ausgeführt werden soll:

Wann wird der Bestand reduziert?

Kann ich eine Kommissionierliste nachträglich ändern? Nein. Kommissionierlisten können nur gelöscht (= storniert) werden. Änderungen an Mengen müssen im Auftrag selbst vorgenommen werden, bevor die Kommissionierliste erzeugt wird.

Standorte und Lager bilden die Hierarchie der Lagerwirtschaft in Scopevisio ab.

Menüband → Beschaffung → Lager

Ein Standort wird durch eine Postadresse definiert. Diese Adresse ist gleichzeitig die Lieferadresse, die auf Bestellungen an Lieferanten ausgewiesen wird.

Wichtig: Bedarf und Bestellvorschlag werden immer über den gesamten Standort gerechnet, nicht pro Lager.

Standard-Standort:

Was an einem Standort liegt oder benötigt wird, wird diesem in Summe zugerechnet.

Das bedeutet:

Wenn Sie Ware von Standort A nach Standort B verschieben möchten, muss dies manuell über Bestandsbuchungen erfolgen

Mehrere Lager können an einem Standort existieren (z.B. mehrere Lagerhallen an einer Adresse).

Mindest-, Melde- und Maximalbestände werden auf Lagerebene geführt.

Voreinstellung: Das System legt automatisch ein Lager "Mein Lagerhaus" an (= Hauptlager). Sie können die Bezeichnung beliebig ändern.

An jedem Lagerort kann eine Standard-Kostenstelle hinterlegt werden. Bei Lagerabgängen aus diesem Lagerort übernimmt Scopevisio diese Kostenstelle automatisch in den Buchungssatz und übergibt sie über den Buchungslauf an die Finanzbuchhaltung.

Das ist relevant für Unternehmen, die mehrere Standorte, Küchen oder Kostenbereiche buchhalterisch trennen — die Zuordnung erfolgt automatisch ohne manuellen Eingriff pro Buchung.

Die Kostenstelle wird systemseitig auf der Sollseite des Buchungssatzes eingetragen. Wareneingang und Rechnungseingang sind ausgenommen, da dort eine Kostenstellenbuchung fachlich nicht korrekt wäre.

Stammdaten Beschaffung → Lagerorte → Lagerort öffnen (Menüpfad bitte verifizieren)

Hinweis: Lagerorte ohne hinterlegte Kostenstelle erzeugen keinen Fehler — das Kostenstellenfeld bleibt in diesem Fall leer. Die Einstellung gilt für alle Produkte und Warengruppen, die über diesen Lagerort bewegt werden.

Lager können hierarchisch in Lagerbereiche gegliedert werden (z.B. Etagen, Gänge, Regale). Diese dienen der Orientierung und Darstellung von Organisationsstrukturen auf dem Weg zum Lagerplatz. Keine der Angaben sind zwingend.

Lagerplatz = unterste Ebene:

Manuelle Bestandsbuchungen dienen dazu, Bestandsveränderungen zu erfassen, die nicht durch reguläre Prozesse (Wareneingang, Kommissionierung) ausgelöst wurden.

Menüband → Beschaffung → Buchungen → Produktbestände

Typische Anwendungsfälle:

Wichtig: Diese Funktion ist nicht gedacht für:

Die manuelle Bestandsänderung ist dem Rollenprofil "Lagerleiter" zugeordnet.

Im Kopf der Maske können Sie Voreinstellungen treffen (z.B. Standort), die für alle Buchungen dieser Stapelbuchung gelten.

1. Einbuchen: Bestand erhöhen

2. Ausbuchen: Bestand verringern

3. Umbuchung:

Stornierung: Button "Stornieren" macht markierte Buchungen rückgängig

Alle manuellen Buchungen werden wie reguläre Buchungen protokolliert:

Kann ich Mengen nachträglich ändern? Nein. Gebuchte Bestandsänderungen können nur storniert werden. Für Korrekturen: Stornieren, dann neue Buchung mit korrekter Menge.

Was passiert bei Umbuchungen mit dem Bestandswert? Der Bestandspreis wird mit umgebucht. Bei unterschiedlichen Bewertungsmethoden an den Standorten kann es zu Bewertungsdifferenzen kommen.

Das Lager-Journal protokolliert alle Lagerbewegungen im Beschaffungsmodul.

Menüband → Beschaffung → Buchungen → Journal

Das Lager-Journal ist ein eigenständiges Journal neben der Finanzbuchhaltung. Es weist alle Produktbewegungen aus:

Lagerbewegungen werden nur für Produkte erfasst, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

Dienstleistungen und Produkte ohne Basiseinheit erzeugen keine Lagerbewegungen.

Das Lager-Journal dient als:

Das Journal kann gefiltert werden nach:

Situation: Eine Mitarbeiterin meldet Bedarf an Verbrauchsmaterial. Sie weiß nicht, ob noch Bestand vorhanden ist, und will keine Bestellung auslösen, die zu einer Doppelbestellung führen könnte.

In Scopevisio: Die Bedarfsanforderung wird erfasst. Das System prüft automatisch den verfügbaren Bestand – nicht nur was physisch im Lager liegt, sondern was davon noch nicht für andere Anforderungen oder Aufträge reserviert ist. Ist ausreichend freier Bestand vorhanden, wird er für diese Anforderung reserviert. Das Material ist damit gesichert, ohne dass es jemand manuell zurücklegen muss. Fehlt freier Bestand, erscheint beim Einkauf automatisch ein Bestellvorschlag.

Ergebnis: Die Mitarbeiterin meldet einmal. Das System unterscheidet zwischen physischem Bestand und tatsächlich verfügbarem Bestand – und verhindert so, dass dasselbe Material zwei Stellen gleichzeitig zugesagt wird.

Einkäufer – Ich brauche etwas – aber ich weiß nicht, ob es noch auf Lager ist: Ein Bestellvorschlag erscheint nur dann, wenn der tatsächlich verfügbare Bestand nicht ausreicht. Anforderungen, die durch vorhandenen Bestand gedeckt werden können, erzeugen keinen Bestellvorschlag. Die Einkaufsliste enthält nur echten Bedarf.

Assistenz / Back Office – Ich brauche etwas – aber ich weiß nicht, ob es noch auf Lager ist: Die Bedarfsanforderung wird einmalig erfasst. Ob Bestand vorhanden ist oder nachbestellt werden muss, und soll in der Perspektive bewusst entkoppelt werden, denn mein Bedarf ist vom Investor unabhängig. Eine Rückfrage an den Einkauf oder eine manuelle Bestandsprüfung entfällt.

Projektleiter – Ich brauche etwas – aber ich weiß nicht, ob es noch auf Lager ist: Materialbedarf für ein Projekt wird über die Bedarfsanforderung gemeldet. Das System prüft, ob der Bedarf aus vorhandenem Bestand gedeckt werden kann, bevor eine Bestellung ausgelöst wird. Der Projektleiter erhält Klarheit über die Verfügbarkeit, ohne den Einkauf direkt einschalten zu müssen.

Situation: Material wurde aus dem Lager entnommen und verbraucht. Bisher wurde das nachträglich erfasst oder aus Rechnungen rekonstruiert – mit dem Risiko, dass Kostenstelle und Menge nicht mehr sicher zuzuordnen sind.

In Scopevisio: Der Lagerabgang wird im Moment der Entnahme gebucht. Die Kostenstelle ist über die Bedarfsanforderung und die Organisationsstruktur bekannt und wird automatisch in den Buchungssatz übernommen. Es gibt keine nachträgliche Interpretation.

Ergebnis: Was verbraucht wurde, ist dokumentiert – zum richtigen Zeitpunkt, mit der richtigen Kostenstelle, ohne dass jemand später schätzen muss.

Einkäufer – Ware wurde entnommen – Dokumentation im Moment des Verbrauchs, nicht danach: Der Bestand wird im Moment der Entnahme reduziert. Meldebestände und Bestellvorschläge rechnen auf Basis aktueller Zahlen – nicht auf Basis von gestern.

Assistenz / Back Office – Ware wurde entnommen – Dokumentation im Moment des Verbrauchs, nicht danach:Die Entnahme wird direkt erfasst, nicht am Monatsende rekonstruiert. Wer entnommen hat, wann und für welche Kostenstelle – alles im Moment der Buchung festgehalten.

Buchhaltung – Ware wurde entnommen – Dokumentation im Moment des Verbrauchs, nicht danach: Die Kostenstelle wird nicht aus der Rechnung abgeleitet, sondern aus der Organisationsstruktur, die beim Bedarf hinterlegt ist. Nachträgliche Korrekturbuchungen entfallen.

Leitung – Ware wurde entnommen – Dokumentation im Moment des Verbrauchs, nicht danach:Kostenstellenauswertungen zeigen, was tatsächlich verbraucht wurde – nicht was berechnet wurde. Und nicht erst nach Monatsabschluss.

Situation: Eine Eingangsrechnung trifft ein. Die Buchhaltung leitet sie weiter, der Einkäufer schaut drauf und bestätigt mit seiner Markierung: sachlich geprüft. Ob das mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmt, ist von aussen nicht durchgängig nachvollziehbar und bleibt ein Prozess, der auf Anwesenheit und Kapazität aller beteiligten Mitarbeiter setzt. Durchlaufzeit und Prüfgeschwindigkeit lassen sich nicht beeinflussen.

In Scopevisio: Sind Bestellung und Wareneingang vorhanden, übernimmt das System die sachliche Prüfung. Es vergleicht automatisch, ob Rechnung, Bestellung und Wareneingang übereinstimmen – und gibt die Rechnung frei.

Niemand muss gefunden, erinnert oder eingebunden werden.

Ergebnis: Die sachliche Prüfung findet statt – jedes Mal, auf dokumentierter Basis. Nicht weil jemand Zeit hatte, sondern weil das System es tut, nicht innerhalb von 2 Tagen, sondern in der Sekunde.

Buchhaltung – Eingangsrechnung freigeben – ohne dass jemand prüfen muss: Stimmen Bestellung, Wareneingang und Rechnungsbetrag überein, ist die Rechnung freigegeben – ohne Weiterleitung und ohne Rückfrage.

Einkäufer – Eingangsrechnung freigeben – ohne dass jemand prüfen muss: Rückfragen aus der Buchhaltung kommen nur noch, wenn es eine echte Abweichung gibt – nicht als Routine.

Leitung – Eingangsrechnung freigeben – ohne dass jemand prüfen muss: „Die Rechnung wurde geprüft" bedeutet jetzt etwas – das System hat Bestellung, Wareneingang und Rechnung verglichen, nicht jemand, der gerade wenig Zeit hatte.

Situation: Eine Eingangsrechnung trifft ein. Die Buchhaltung muss prüfen, ob Produkt, Menge und Preis stimmen – und sucht dafür die ursprüngliche Bestellung und den Lieferschein.

In Scopevisio: Das System ordnet die Rechnung über die Lieferscheinnummer automatisch dem gebuchten Wareneingang zu. Bestellung, Wareneingang und Rechnung sind verknüpft. Die sachliche Prüfung reduziert sich auf den Abgleich der Gesamtsummen.

Ergebnis: Keine Recherche, keine Rückfrage an den Besteller. Die Belegkette ist vollständig – wer bestellt hat, was geliefert wurde, was berechnet wird.

Einkäufer – Lieferantenrechnung prüfen – ohne Bestellung und Lieferschein neu rauszusuchen: Der Einkauf wird nicht mehr nachträglich für Rechnungsfragen kontaktiert. Was bestellt wurde, ist in der Belegkette sichtbar – ohne Rückfrage.

Buchhaltung – Lieferantenrechnung prüfen – ohne Bestellung und Lieferschein neu rauszusuchen: Bestellung und Wareneingang sind direkt aus der Eingangsrechnung erreichbar. Die inhaltliche Prüfung beschränkt sich auf die Gesamtsumme – Einzelpositionen sind bereits durch den Wareneingang abgedeckt.

Leitung – Lieferantenrechnung prüfen – ohne Bestellung und Lieferschein neu rauszusuchen: Rechnungsprüfung ohne Suchaufwand bedeutet kürzere Durchlaufzeiten und weniger Koordinationsaufwand zwischen Einkauf und Buchhaltung.

Situation: Lieferanten gewähren Skonto bei Zahlung innerhalb weniger Tage. Diese Frist geht in der Praxis oft unter, weil die Rechnung noch *beim Kollegen* in der Prüfung liegt.

In Scopevisio: Weil die sachliche Prüfung bereits durch die Verknüpfung von Bestellung, Wareneingang und Rechnung erfolgt ist, kann die Zahlung früh freigegeben werden – manuell oder vollautomatisch mit dem nächsten Zahlungslauf. Das Rechnungsdatum ist die Grundlage für die Skontoberechnung.

Ergebnis: Lieferantenkonditionen werden systematisch ausgeschöpft, nicht zufällig.

Einkäufer – Skonto nicht verpassen: Verhandelte Skontokonditionen wirken nur, wenn die Rechnung rechtzeitig freigegeben wird. Mit der vollständigen Belegkette ist die sachliche Prüfung beim Rechnungseingang automatisierbar – die Frist läuft, nicht die Prüfung.

Assistenz / Back Office – Skonto nicht verpassen: Die Rechnung muss nicht mehr: in einen Freigabeprozess, dort manuell gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen werden. Dieser Abgleich ist durch die Belegverknüpfung bereits erfolgt. Die Weiterleitung zur Zahlung kann sofort erfolgen.

Buchhaltung – Skonto nicht verpassen: Skontofrist und Rechnungsdatum sind im System erfasst. Der Zahlungslauf schlägt den optimalen Zahlungszeitpunkt vor – ohne manuelle Fristenüberwachung.

Leitung – Skonto nicht verpassen: Ob Skontokonditionen realisiert werden, hängt nicht mehr davon ab, dass jemand die Frist im Blick behält. Das Ergebnis entsteht aus dem Prozess, nicht aus individueller Aufmerksamkeit.

Situation: Ein Unternehmen mit mehreren Standorten oder Einrichtungen bestellt dezentral. Niemand weiß, was an den anderen Standorten liegt. Doppelbestellungen entstehen, Überbestände auch, das ist das Gegenteil von optimales Investment.

In Scopevisio: Alle Standorte arbeiten auf derselben Datenbasis. Bestellvorschläge werden standortbezogen berechnet, der Gesamtbestand ist für alle sichtbar. Was an Standort A liegt, ist an Standort B bekannt.

Ergebnis: Keine parallelen Systeme, keine Informationsasymmetrie zwischen Standorten. Eine Wahrheit.

Einkäufer – Mehrere Standorte – eine Bestandswahrheit: Bestellvorschläge berücksichtigen den Bestand am jeweiligen Standort. Doppelbestellungen entstehen nicht, weil Bestand an anderen Standorten sichtbar ist, bevor eine neue Bestellung ausgelöst wird.

Leitung – Mehrere Standorte – eine Bestandswahrheit: Bestandsauswertungen über alle Standorte erfolgen aus einer Datenquelle. Entscheidungen über Umlagerungen oder zentrale Beschaffung basieren auf einem einheitlichen Bild.

Situation: Ab einem bestimmten Bestellwert/Angebotswert schreibt das Unternehmen eine Freigabe vor – intern vereinbart, aber bislang per E-Mail oder Zuruf geregelt. Wer freigegeben hat, ist im Nachhinein nicht mehr klar, sicher nachvollziehbar. Kommt eine Prüfung, fehlt der Beleg.

In Scopevisio: Für Bestellungen und Angebote ab einem definierten Schwellwert greift ein regelbasierter Freigabeprozess. Die Bestellung wird gesperrt – sie kann weder versendet noch weiterverarbeitet werden, bis die zuständige Person freigegeben hat. Die freigebende Person wird automatisch benachrichtigt. Wer erstellt hat, wer freigegeben hat und wann – das ist unveränderlich dokumentiert.

Ergebnis: Keine E-Mail-Kette, kein Zuruf, kein Nachsuchen. Die Dokumentenspur ist vollständig – revisionssicher, ohne zusätzlichen Aufwand.

Einkäufer – Eine Bestellung braucht Unterschrift – aber der Chef ist nicht im Büro: Die Bestellung kann nicht versehentlich versendet werden, bevor die Freigabe vorliegt. Der Prozess ist systemseitig abgesichert – unabhängig davon, ob jemand daran erinnert.

Assistenz / Back Office – Ein Angebot braucht Unterschrift – aber der Chef ist nicht im Büro: Welche Angebote auf Freigabe warten, ist jederzeit sichtbar. Manuelle Nachfassaktionen entfallen – die zuständige Person wird automatisch benachrichtigt.

Leitung – Eine Bestellung braucht Unterschrift – aber der Chef ist nicht im Büro: Freigabegrenzen und -regeln werden einmalig konfiguriert. Danach läuft der Prozess ohne manuelle Steuerung – und ist im Nachhinein vollständig nachvollziehbar.

Situation: Verbrauchsmaterial "läuft durch". Niemand hat einen Überblick, wann welches Produkt nachbestellt werden muss. Bestellungen entstehen reaktiv – zu spät oder zu viel.

In Scopevisio: Pro Produkt und Standort kann ein Meldebestand hinterlegt werden oder das System reagiert nur auf eingehende Bedarfsanforderungen. Unterschreitet der verfügbare Bestand diesen Wert, erzeugt das System automatisch einen Bestellvorschlag – mit dem Standardlieferanten, in der hinterlegten Einkaufseinheit, auf die eingestellte Zielmenge. Der Einkäufer sieht die Vorschläge und bestätigt oder passt an.

Ergebnis: Kein manuelles Monitoring, kein Bauchgefühl. Das System meldet sich, wenn Handlung nötig ist.

Einkäufer – Der Bestand geht zur Neige – ohne dass jemand hinschauen muss: Bestellvorschläge werden automatisch erzeugt, sobald der Bestand den Meldebestand unterschreitet oder Bedarf ist nicht (mehr) erfüllbar. Die Aufgabe des Einkäufers ist die Prüfung und Bestätigung der Vorschläge, die Verhandlung mit Lieferanten zu Preise, Liefertermin und Servicelevel – nicht die manuelle Bestandsüberwachung.

Leitung – Der Bestand geht zur Neige – ohne dass jemand hinschauen muss: Engpässe durch vergessene Nachbestellungen entfallen. Die Beschaffung läuft auf Basis definierter Schwellwerte, nicht auf Basis fortwährender individueller Aufmerksamkeit einzelner Mitarbeiter.

Situation: Eine Bestellung wird nicht vollständig geliefert. Bisher bedeutete das: manuell nachhalten, welche Mengen noch offen sind, und irgendwann eine zweite Bestellung auslösen – oder den Lieferanten anrufen.

In Scopevisio: Der erste Wareneingang erfasst die tatsächlich gelieferten 70 Stück. Die Restmenge von 30 bleibt automatisch als offene Menge auf der Bestellung erhalten. Sobald die zweite Lieferung eintrifft, wird ein weiterer Wareneingang gegen dieselbe Bestellung gebucht. Die Bestellung gilt erst als abgeschlossen, wenn alle Mengen eingegangen sind.

Ergebnis: Keine parallele Exceltabelle für offene Restmengen. Die Bestellung selbst ist die Übersicht – jederzeit aktuell.

Einkäufer – Lieferant schickt heute 70 von 100 – der Rest kommt nächste Woche: Offene Restmengen sind direkt auf der Bestellung sichtbar. Es entsteht kein separater Nachverfolgungsaufwand und keine manuelle Erinnerung für die zweite Lieferung.

Assistenz / Back Office – Lieferant schickt heute 70 von 100 – der Rest kommt nächste Woche: Der erste Wareneingang wird für die tatsächlich gelieferte Menge erfasst. Die Restmenge bleibt auf der Bestellung offen – ohne zusätzliche Erfassung oder Notiz.

Buchhaltung – Lieferant schickt heute 70 von 100 – der Rest kommt nächste Woche: Eingangsrechnungen können nur gegen tatsächlich gebuchte Wareneingänge zugeordnet werden. Teillieferungen und Teilrechnungen sind sauber trennbar.

Situation: Eingangsrechnungen von Lebensmittellieferanten, Medizinbedarf oder Reinigung enthalten hunderte Positionen. Heute liest jemand jede Zeile, ordnet sie einem Konto und einer Kostenstelle zu. Eine Stunde Aufwand pro Rechnung, mit dem Risiko falscher Zuordnungen – weil die Interpretation manuell erfolgt, nicht aus dem System.

In Scopevisio: Welches Konto eine Produktbewegung trifft, ergibt sich aus der Warengruppe des Produkts – hinterlegt einmal in den Stammdaten. Welche Kostenstelle betroffen ist, ergibt sich aus der Bedarfsanforderung, in der der Bedarf mit der verursachenden Organisationseinheit verknüpft ist. Beides ist bekannt, bevor die Rechnung eintrifft. Die Buchungslogik läuft automatisch durch – ohne Interpretation an der Rechnung.

Ergebnis: Die Rechnung kommt rein und ist kontiert. Was früher eine Stunde Handarbeit war, entsteht jetzt aus Stammdaten, die einmal gepflegt werden.

Einkäufer – 416 Positionen auf einer Lieferantenrechnung – und keine einzige davon manuell kontiert: Produkte werden einmalig einer Warengruppe zugeordnet. Diese Zuordnung steuert die Buchungslogik für alle Folgevorgänge – ohne weiteren Eingriff.

Buchhaltung – 416 Positionen auf einer Lieferantenrechnung – und keine einzige davon manuell kontiert: Die Kontierung entsteht aus der Warengruppe, nicht aus der manuellen Interpretation der Rechnungszeile. Suchen und Entdecken von Inplausibilitäten und daraus resultierende Korrekturbuchungen wegen falscher Zuordnungen entfallen.

Leitung – 416 Positionen auf einer Lieferantenrechnung – und keine einzige davon manuell kontiert: Kontenauswertungen sind tagesaktuell und belastbar – weil die Zuordnung im Moment des Zugangs festgelegt wird, nicht nachträglich an der Rechnung.

Situation: Der Lieferschein weist 22 Einheiten aus – im Paket sind 19. Die Differenz wird erst beim Auspacken bemerkt. Bisher: Lieferant anrufen, intern klären, irgendwo notieren und sicher wird dazu noch mal nachgefragt werden, irgendwann.

In Scopevisio: Der Wareneingang wird laut Lieferschein erfasst (22 Einheiten). Für die Fehlmenge von 3 wird direkt eine Retoure an den Lieferanten erzeugt. Die Abweichung ist damit belegt, datiert und erscheint als eigener Beleg in der Belegkette. Kein Zurücksuchen, wenn die Korrekturrechnung eintrifft.

Ergebnis: Die Abweichung ist im Moment der Entdeckung dokumentiert – nicht zwei Wochen später, wenn niemand mehr sicher weiß, was tatsächlich geliefert wurde.

Einkäufer – Lieferung stimmt nicht mit dem Lieferschein überein: Die Retoure ist als Beleg vorhanden, sobald die Abweichung festgestellt wird. Kommunikation mit dem Lieferanten über die Fehlmenge ist durch den Beleg belegt – keine persönliche Mail, kein separates Protokoll nötig.

Assistenz / Back Office – Lieferung stimmt nicht mit dem Lieferschein überein: Die Erfassung erfolgt direkt beim Wareneingang. Die Retoure entsteht unmittelbar – keine Notiz für später.

Buchhaltung – Lieferung stimmt nicht mit dem Lieferschein überein: Wenn die Korrekturrechnung des Lieferanten eintrifft, ist die Retoure als Beleg bereits vorhanden. Der Abgleich ist dokumentiert.

Situation: Einkauf fragt beim Lieferanten an, der Lieferant bestätigt, die Ware kommt, die Rechnung folgt. Bisher sind das separate Vorgänge in separaten Dokumenten – E-Mail, PDF, Buchung. Wer später nachvollziehen will, was wann zu welchem Preis vereinbart wurde, sucht.

In Scopevisio: Bestellanfrage, Auftragsbestätigung des Lieferanten, Wareneingang und Eingangsrechnung sind als Belegkette verknüpft. Jeder Folgebeleg entsteht aus dem Vorgänger per Überführen-Funktion. Wer die Rechnung aufruft, sieht die Bestellung dahinter. Alle Dokumente der Lieferanten lassen sich dem Scopevisio Beleg zuordnen, und per PDF OCR auslesen. Vollständiger Audit Pfad und vollständige Transparenz für Mitarbeiter.

Ergebnis: Keine Suche. Was vereinbart, geliefert und berechnet wurde, ist an einem Ort nachvollziehbar – für den Einkäufer, die Buchhaltung und im Zweifelsfall auch für den Prüfer.

Einkäufer – Von der Anfrage bis zur Zahlung – ein durchgehender Beleg: Die Auftragsbestätigung des Lieferanten wird gegen die ursprüngliche Bestellung gehalten. Abweichungen sind sofort sichtbar – bevor die Ware kommt.

Buchhaltung – Von der Anfrage bis zur Zahlung – ein durchgehender Beleg: Bestellung und Wareneingang sind von der Eingangsrechnung aus direkt erreichbar. Die vollständige Beleghistorie ist ohne Suche zugänglich.

Leitung – Von der Anfrage bis zur Zahlung – ein durchgehender Beleg: Revisionssicherheit entsteht nicht durch Ablage, sondern durch den Prozess selbst. Jeder Schritt ist mit dem vorherigen verknüpft – ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand.

Situation: Bestelldaten liegen in einem anderen System vor – einem Webshop, einem Lieferantenportal, einer eigenen Anwendung. Bisher werden sie abgetippt oder per Export-Import übertragen. Fehlerquelle, Zeitverlust, doppelte Datenhaltung.

In Scopevisio: Über die API können Belege direkt ins System geschrieben werden. Bestellungen, Wareneingänge und deren Produkte und Einheiten – für Synchronität mit Ihren Partnern oder Lieferanten in Bewegungsdaten.

Ergebnis: Systeme, die miteinander sprechen müssen, brauchen keinen Menschen dazwischen.

Einkäufer – Daten kommen automatisch ins System – ohne manuelle Eingabe: Bestelldaten aus Lieferantenportalen oder externen Systemen erscheinen direkt als Vorgänge in Scopevisio. Keine Doppelerfassung, keine Übertragungsfehler.

Leitung – Daten kommen automatisch ins System – ohne manuelle Eingabe: Systembrüche zwischen externen Bestellkanälen und dem ERP werden geschlossen. Die Datenqualität steigt, ohne dass der Prozess aufwändiger wird.

Situation: Ein Produkt wird aus mehreren Einzelteilen oder Zutaten zusammengestellt. Bisher wird beim Auftrag oder bei der Produktion manuell nachgehalten, was gebraucht wird und was davon noch auf Lager ist.

In Scopevisio: Am Produkt oder am Auftrag wird eine Stückliste hinterlegt – welche Komponenten in welcher Menge enthalten sind. Wird das Produkt in einem Auftrag geführt, weiß das System, welche Einzelbestandteile dafür benötigt werden, und berücksichtigt das in der Reservierungslogik und Kostenlogik.

Ergebnis: Was für die Fertigung oder Konfektionierung gebraucht wird, ist nicht im Kopf des Disponenten, nicht dem Kunden dargestellt – es steht im System, transparent für alle MA.

Einkäufer – Produkt besteht aus Komponenten – Stückliste steuert den Rest: Bestellvorschläge für Einzelkomponenten entstehen automatisch, wenn Endprodukte benötigt werden. Was beschafft werden muss, ergibt sich aus der Stückliste – nicht aus manueller Berechnung.

Projektleiter – Produkt besteht aus Komponenten – Stückliste steuert den Rest: Materialbedarf für projektbezogene Produkte wird aus der Stückliste abgeleitet. Was für ein Projekt benötigt wird, ist systemseitig bekannt – ohne separate Materialliste, ohne manuelles Hinterherlaufen. Fehlt eine Komponente, sieht das System es – bevor das Projekt stillsteht und bevor die Abrechnung wegen einer Kleinigkeit blockiert ist.

Situation: Ware trifft ein. Jemand zählt, notiert auf einem Zettel, gibt später ins System ein. Zwischen Ankunft und Buchung liegt Zeit – und in dieser Zeit ist der Bestand falsch.

In Scopevisio: Mit der 2Go-App wird der Wareneingang direkt am Lager erfasst. Produkt scannen, Menge bestätigen, buchen. Der Bestand ist aktuell, bevor die Ware im Regal steht.

Ergebnis: Der Bestand stimmt im Moment der Ankunft – nicht am Abend, wenn jemand Zeit hat, die Zettel einzutippen.

Einkäufer – Wareneingang im Lager – Smartphone statt Papierzettel: Der Bestand ist sofort nach Wareneingang aktuell. Bestellvorschläge und Verfügbarkeitsaussagen rechnen auf Basis realer, tagesaktueller Zahlen.

Assistenz / Back Office – Wareneingang im Lager – Smartphone statt Papierzettel: Die Nacherfassung vom Papierzettel entfällt. Der Wareneingang ist im Moment der Lieferung gebucht – ohne weiteren Schritt am Schreibtisch.

Situation: Mit einem Lieferanten wurde ein Preis für eine bestimmte Laufzeit ausgehandelt. Diese Vereinbarungen dokumentieren wir gerne in einem Vertrag. In der Praxis landet diese Vereinbarung in einer E-Mail oder einer Exceltabelle. Beim nächsten Bestellvorschlag greift jemand auf den falschen Preis zurück – oder auf den falschen Lieferanten.

In Scopevisio: Am Produkt wird der Lieferant als Standardlieferant hinterlegt, mit Einkaufspreis, Liefereinheit und einem Gültigkeitszeitraum. Solange dieser Zeitraum läuft, erzeugt jeder Bestellvorschlag automatisch eine Bestellung bei genau diesem Lieferanten, in der vereinbarten Einheit, zum vereinbarten Preis. Nach Ablauf des Zeitraums greift die Vereinbarung nicht mehr – die Konditionen müssen neu hinterlegt werden.

Ergebnis: Die ausgehandelte Kondition wirkt automatisch in jeden Bestellvorschlag – bis sie ausläuft. Was im Einkaufsgespräch vereinbart wurde, landet nicht in einer Tabelle, sondern direkt im Prozess.

Einkäufer – Preisvereinbarung mit dem Lieferanten – das System hält sie ein: Konditionen werden einmalig hinterlegt. Jeder Bestellvorschlag innerhalb des Gültigkeitszeitraums verwendet automatisch den vereinbarten Preis und den richtigen Lieferanten – ohne manuelle Prüfung.

Leitung – Preisvereinbarung mit dem Lieferanten – das System hält sie ein: Einkaufspreise sind nicht in Exceltabellen verstreut, sondern im System hinterlegt und datiert. Preiskontrollen und Lieferantenauswertungen basieren auf belastbaren Daten.

Situation: Derselbe Lieferant liefert je nach Bestellung in verschiedenen Verpackungseinheiten: manchmal eine Palette, manchmal einen Karton, manchmal Einzelstücke. Im Lager wird nach Flaschen gezählt. In der Küche oder im Ausschank wird in kleineren Einheiten entnommen. Drei Ebenen, drei verschiedene Bezugsgrößen – bisher bedeutete das manuelle Umrechnung an jedem Übergabepunkt.

In Scopevisio: Am Produkt wird einmal die Basiseinheit festgelegt – die Einheit, in der das Lager rechnet. Darüber werden alle Liefereinheiten des Lieferanten mit ihrem Umrechnungsfaktor hinterlegt: Palette = 120 Flaschen, Karton = 12 Flaschen. Darunter kann eine Untereinheit definiert werden, falls kleiner als die Basis entnommen oder verbraucht wird. Das System rechnet automatisch um – egal aus welcher Richtung der Beleg kommt.

Ergebnis: Einkauf, Lager und Verbrauch arbeiten in ihren eigenen Einheiten. Das System übersetzt an jeder Stelle – ohne dass jemand den Taschenrechner zieht.

Einkäufer – Der Lieferant denkt in Paletten – das Lager in Flaschen – der Verbrauch in Millilitern: Bestellvorschläge werden in der Liefereinheit des Standardlieferanten erzeugt. Umrechnungen in die Lagereinheit erfolgen automatisch beim Wareneingang.

Assistenz / Back Office – Der Lieferant denkt in Paletten – das Lager in Flaschen – der Verbrauch in Millilitern: Wareneingänge werden in der gelieferten Einheit erfasst. Die Umrechnung in die Lagereinheit übernimmt das System – keine manuelle Berechnung beim Einbuchen.

Situation: Die Geschäftsleitung will wissen, wie sich Einkaufskosten entwickeln – nach Lieferant, nach Warengruppe, nach Zeitraum. Bisher: Excel-Auswertungen, die jemand manuell zusammenstellt, immer einen Monat zu spät.

In Scopevisio: Wareneingänge, Bestellungen und Eingangsrechnungen sind durchgehend erfasst und mit Warengruppe, Lieferant und Standort verknüpft. Auswertungen auf diesen Daten sind jederzeit möglich – nicht erst nach Monatsabschluss.

Ergebnis: Einkaufscontrolling auf Basis von Daten, die sowieso im System entstehen. Kein separater Aufwand für die Aufbereitung.

Einkäufer – Monatsbericht: Was haben wir eingekauft, bei wem, zu welchen Kosten?: Einkaufsvolumen pro Lieferant und Warengruppe ist ohne separate Auswertung zugänglich. Verhandlungsgrundlagen für Lieferantengespräche entstehen aus dem laufenden Betrieb.

Leitung – Monatsbericht: Was haben wir eingekauft, bei wem, zu welchen Kosten?: Einkaufscontrolling ist tagesaktuell. Kostenentwicklungen sind sichtbar, bevor der Monatsabschluss sie zeigt – auf Basis von Daten, die im normalen Prozess entstehen, ohne zusätzlichen Aufbereitungsaufwand