Keine UStID/StNr Automatik:
Bestimmen Sie, ob eine aus der Rechnung ausgelesene UStId mit den vorliegenden Kontakten verglichen werden soll, um den Lieferanten (Kreditor) automatisch zu setzen. Alternativ können Sie dies auch über eine Regel einstellen.

Brutto/Netto-Erfassung
Soll die Darstellung der Werte in Positionenzeilen Brutto oder Netto erfolgen?
Positionswerte von E-Rechnungen werden immer als Netto-Beträge importiert.

Anzeige Verarbeitungsstempel
Auf einem unbenutzten Teil des Belegs wird ein digitaler Verarbeitungsstempel angezeigt.

Duplikatserkennung
Legen Sie fest, ob Duplikate nur anhand der Dateigleichheit oder zusätzlich noch über die Lieferantenbelegnummer erkannt werden sollen. Wir empfehlen die zweite Einstellung.

Abgelehnte Dateiendungen
Vermeiden Sie den Import von ungewollten Dateitypen.

Nummernvergabe bei Verifikation
Die fortlaufende interne Nummer (Rechnungseingangsbuchnummer) ist für einen Beleg unveränderlich. Sie wird auf Basis des Rechnungsdatums mit einem Jahreszähler versehen. Um Fehler durch OCR auszuschliessen, ist JA empfohlen.

Kontakt immer änderbar
Der im GO Lieferant/Kreditor zugeordnete Kontakt ist bei JA in jedem Prüfungsschritt änderbar. Bei NEIN kann der Kontakt nur bei Verifizierung editiert werden, danach ist das Feld sichtbar, aber inaktiv.

Buchungsfreigabe
Die Buchungsfreigabe kann an einen bestimmten Prüfungsstatus gekoppelt werden. Diese
Buchhalter können diese gesellschaftsweite Vorgabe individuell verschärfen, aber nicht aufweichen.
Siehe hierzu die Einstellungen der Belegarbeitsliste.

Bearbeitungsprotokoll im PDF
Als weitere Seite wird der PDF-Belegdatei ein Ereignisprotokoll hinzugefügt. Dieses ist auch über Teamwork einsehbar.

Zu verwendende OCR-Engine
Wir empfehlen, mit Hypatos zu arbeiten, bieten aber auch weitere OCR-Engines zur Auswahl an.

Optimierte Erkennung versuchen
Eine Funktion, um ggf. in Abhängigkeit von Ihren Dokumenten die OCR-Qualität zu erhöhen.

“Leistungsdatum von” per OCR auslesen (Hypatos)
Sondereinstellung, um das standardmäßig nicht zugeordnete Leistungsdatum zu bestimmen.

Standard Zahlungsart
Hinterlegen Sie hier die bei Ihren Lieferanten am häufigsten vorkommende Zahlungsart.

Dateinamen Format-Anpassung
Bei der Wahl eines benutzerdefinierten Formates für den Namen des importierten Belegs stellen Sie sich dieses mithilfe einiger Platzhalter zusammen.

Teamwork Rechnungsablage
Je nach Rechtevergabe haben nur Administratoren oder aber alle Rebu-Benutzer Einsicht in den Teamwork-Ordner "Eingangsrechnungen". Über den Link "Zurücksetzen" gehen Sie wieder zurück zur Standardeinstellung, bei der die Belege in Teamwork nur für Administratoren einsehbar sind.

Kontieren nach Abschluss des Freigabeprozesses erlauben
Mit dieser Einstellung lassen Sie auch noch nach Durchlaufen eines Freigabeprozesses eine Bearbeitung der Kontierung im Rebu zu.

Entfernen nach Verifikation erlauben
Entgegen dem Standardverhalten können Sie entscheiden, dass Belege nach Verifizierung aus dem Rebu entfernt werden dürfen, wenn Sie hier "Ja" wählen. Beachten Sie hierbei Auswirkungen auf Ihre Verfahrensdokumentation.

Rechnungen in Exporten filtern
Der hier gesetzte Filter auf den Prüfstatus wird angewendet, wenn Sie über die weiteren Aktionen in der Rechnungsübersicht exportieren.

Adress-Vervollständigung deaktivieren
Bei JA werden keine Kontakt- bzw. Adressdaten aus der kostenlosen Anbindung der Crefo-Adressdatenbank vorgeschlagen.

Reisekosten/Spesen verifizieren
Durch Mitarbeiter eingereichte Reisekosten und Spesenrechnungen können automatisch verifiziert werden. Damit dies funktioniert muss zwingend ein Freigabeprozess zugewiesen werden, z. B. über eine Regel, die einen Freigabeprozess bereits bei Rechnungseingang zuweist.

BAL Informationsübernahme
Achten Sie darauf, die Einstellung “Keine Informationen zurückschreiben” zu aktivieren. Das Zurückschreiben ist nur in besonderen Fällen anzuwenden und hat Auswirkungen auf Ihre Dokumentationspflichten, da Sie protokollierte Daten überschreiben.

Datev-Importtyp

Lieferung (Beschaffung) nutzen
Bei JA und lizensierter Beschaffung werden Ihnen die Bestellungen angeboten und automatisch Lieferantenrechnungen zugeordnet.

Prüfung auf Lieferscheine
Bei aktiver Beschaffung (Lizenz) zeigt eine zusätzliche Spalte in der Rechnungsübersicht, ob den auf der Rechnung angegeben (und z. B. per OCR ausgelesenen) Lieferscheinnummern eine Bestellung zugeordnet wurde. Haben Sie “Komplette Zuodnung nötig” eingestellt, können Sie erst Verifizieren wenn die Zuordnung vollständig ist. Eingangsrechnungen ohne Lieferscheinbezug sind nicht betroffen, sie werden als “Ohne Lieferschein” angezeigt und können normal verifiziert werden.

Zahlungsbedingung der Personenkonten immer verwenden

Barcode Vorbelegung

Referenzdatum für Zahlungsbedingung
Die einer Rechnung zugewiesene Zahlungsbedingung benötigt ein Referenzdatum, dies ist im Standard das Rechnungsdatum. Abweichend können Sie auch das Posteingangsdatum bestimmen. Denken Sie daran, in diesem Fall das Posteingangsdatum in ihren Verifizierungsprozess zu integrieren.