Rechnungseingangsbuch: Zentrale Einstellungen
Keine UStID/StNr Automatik:
Bestimmen Sie, ob eine aus der Rechnung ausgelesene UStId mit den vorliegenden Kontakten verglichen werden soll, um den Lieferanten (Kreditor) automatisch zu setzen. Alternativ können Sie dies auch über eine Regel einstellen.Brutto/Netto-Erfassung
Soll die Darstellung der Werte in Positionenzeilen Brutto oder Netto erfolgen?
Positionswerte von E-Rechnungen werden immer als Netto-Beträge importiert.Anzeige Verarbeitungsstempel
Auf einem unbenutzten Teil des Belegs wird ein digitaler Verarbeitungsstempel angezeigt.Duplikatserkennung
Legen Sie fest, ob Duplikate nur anhand der Dateigleichheit oder zusätzlich noch über die Lieferantenbelegnummer erkannt werden sollen. Wir empfehlen die zweite Einstellung.
Sie erhaltenen einen aktiven Duplikate-Hinweis auf Dateigleichheit beim Import per Drag and Drop sowie beim Verifizieren des Belegs.
Abgelehnte Dateiendungen
Vermeiden Sie den Import von ungewollten Dateitypen.Nummernvergabe bei Verifikation
Die fortlaufende interne Nummer (Rechnungseingangsbuchnummer) ist für einen Beleg unveränderlich. Sie wird auf Basis des Rechnungsdatums mit einem Jahreszähler versehen. Um Fehler durch OCR auszuschließen, ist JA empfohlen.Bei JA wird die erfolgt die Nummernvergabe bei Verifikation und damit nach erster Prüfung der Daten.
Bei NEIN wird die Nummer aufgrund des erkannten Rechnungsdatums sofort vergeben.
Kontakt immer änderbar
Der im GO Lieferant/Kreditor zugeordnete Kontakt ist bei JA in jedem Prüfungsschritt änderbar. Bei NEIN kann der Kontakt nur im Prozessschritt der Verifizierung editiert werden, danach ist das Feld sichtbar, aber inaktiv.Kontakte ausfiltern
Die Einstellung nimmt Einfluss auf die Auswahl im dropdown im GO Lieferant/Kreditor.
Wir empfehlen, alle Personenkontakte auszufiltern, da diese praktisch nie als Lieferant auftreten.
Falls Sie eigene Arbeitnehmer als Lieferanten im Kontext von Reisekosten führen, können Sie auch die Einstellung "Personenkontakte ohne passende Rolle" wählen.
Sowohl der deaktivierte Selektor als auch die Filterung von Personenkontakten tragen im Rahmen des Datenschutzes zur Datensparsamkeit (in der Anzeige) bei und fokussieren den Prozess auf eine passendere Daten- und Nutzerbasis.
Buchungsfreigabe
Die Buchungsfreigabe kann an einen bestimmten Prüfungsstatus gekoppelt werden. Diese
Buchhalter können diese gesellschaftsweite Vorgabe individuell verschärfen, aber nicht aufweichen.
Siehe hierzu die Einstellungen der Belegarbeitsliste.
Empfohlene Einstellungen im Rechnungseingangsbuch
Rechnungseingangsbuch: Belegtrennung
Scannen Sie viele Belege auf einmal ein, um sie ans Rechnungseingangsbuch zu schicken, können Sie diese anhand vorbereiteter Deckblätter oder Leerseiten voneinander trennen.
Rechnungseingangsbuch: Pflichtfeldeinstellungen
Pflichteinstellungen sind im Detail-Formular der Eingangsrechnung wie immer gelb hervorgehoben.
Sind die betreffenden Felder nicht ausgefüllt, lässt sich die Rechnung nicht verifizieren oder im Freigabeprozess weiter geben.
Falls Sie einen Beleg nicht weiter geben können, prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder sichtbar (eingeblendet) sind. Zusätzlich zu den oben genannten können auch Kostendimensionen im Freigabeprozess zu Pflichtfeldern werden.
Rechnungseingangsbuch: Weitere Einstellungen
Bearbeitungsprotokoll im PDF
Als weitere Seite wird der PDF-Belegdatei ein Ereignisprotokoll hinzugefügt. Dieses ist auch über Teamwork einsehbar.Zu verwendende OCR-Engine
Wir empfehlen, mit Hypatos zu arbeiten, bieten aber auch weitere OCR-Engines zur Auswahl an.Optimierte Erkennung versuchen
Eine Funktion, um ggf. in Abhängigkeit von Ihren Dokumenten die OCR-Qualität zu erhöhen.“Leistungsdatum von” per OCR auslesen (Hypatos)
Sondereinstellung, um das standardmäßig nicht zugeordnete Leistungsdatum zu bestimmen.Standard Zahlungsart
Hinterlegen Sie hier die bei Ihren Lieferanten am häufigsten vorkommende Zahlungsart.Dateinamen Format-Anpassung
Bei der Wahl eines benutzerdefinierten Formates für den Namen des importierten Belegs stellen Sie sich dieses mithilfe einiger Platzhalter zusammen.Teamwork Rechnungsablage
Je nach Rechtevergabe haben nur Administratoren oder aber alle Rebu-Benutzer Einsicht in den Teamwork-Ordner "Eingangsrechnungen". Über den Link "Zurücksetzen" gehen Sie wieder zurück zur Standardeinstellung, bei der die Belege in Teamwork nur für Administratoren einsehbar sind.Kontieren nach Abschluss des Freigabeprozesses erlauben
Mit dieser Einstellung lassen Sie auch noch nach Durchlaufen eines Freigabeprozesses eine Bearbeitung der Kontierung im Rebu zu.Entfernen nach Verifikation erlauben
Entgegen dem Standardverhalten können Sie entscheiden, dass Belege nach Verifizierung aus dem Rebu entfernt werden dürfen, wenn Sie hier "Ja" wählen. Beachten Sie hierbei Auswirkungen auf Ihre Verfahrensdokumentation.Rechnungen in Exporten filtern
Der hier gesetzte Filter auf den Prüfstatus wird angewendet, wenn Sie über die weiteren Aktionen in der Rechnungsübersicht exportieren.Adress-Vervollständigung deaktivieren
Bei JA werden keine Kontakt- bzw. Adressdaten aus der kostenlosen Anbindung der Crefo-Adressdatenbank vorgeschlagen.Reisekosten/Spesen verifizieren
Durch Mitarbeiter eingereichte Reisekosten und Spesenrechnungen können automatisch verifiziert werden. Damit dies funktioniert muss zwingend ein Freigabeprozess zugewiesen werden, z. B. über eine Regel, die einen Freigabeprozess bereits bei Rechnungseingang zuweist.BAL Informationsübernahme
Die empfohlene Standard-Einstellung ist Keine Informationen zurückschreiben, da ansonsten die Daten der Prüfungsfreigaben überschrieben werden.
Das Zurückschreiben Informationen aus BAL in Rebu zurückschreiben ist nur in besonderen Fällen anzuwenden und führt in der Regel zu einer Verletzung der Prozess-Dokumentation.
Datev-Importtyp
Auswahl des DATEV-speziellen XML-Formats, falls Sie Belege dieser Art importieren.
Dies hat keine Bedeutung für den normalen Import von Buchungen im DATEV-Format über das connectivity center.Lieferung (Beschaffung) nutzen
Bei JA und lizensierter Beschaffung werden Ihnen die Bestellungen angeboten und automatisch Lieferantenrechnungen zugeordnet.Prüfung auf Lieferscheine
Bei aktiver Beschaffung (Lizenz) zeigt eine zusätzliche Spalte in der Rechnungsübersicht, ob den auf der Rechnung angegeben (und z. B. per OCR ausgelesenen) Lieferscheinnummern eine Bestellung zugeordnet wurde. Haben Sie “Komplette Zuodnung nötig” eingestellt, können Sie erst Verifizieren wenn die Zuordnung vollständig ist. Eingangsrechnungen ohne Lieferscheinbezug sind nicht betroffen, sie werden als “Ohne Lieferschein” angezeigt und können normal verifiziert werden.Zahlungsbedingung der Personenkonten immer verwenden
Barcode Vorbelegung
Referenzdatum für Zahlungsbedingung
Die einer Rechnung zugewiesene Zahlungsbedingung benötigt ein Referenzdatum, um die Fälligkeitsdaten zu bestimmen.Im Standard erfolgt dies auf Basis des Rechnungsdatums.
Abweichend können Sie auch das Posteingangsdatum bestimmen.
In diesem Fall sollten Sie unbedingt das Posteingangsdatum im Geschäftsobjekt Belegdaten einblenden.
Rechnungseingangsbuch: E-Mail Benachrichtigung
Im Prüfprozess können Sie über den Button E-Mail einzelne Prüfer “anstupsen”. Die versandte E-Mail können Sie hier mit Hilfe von Platzhaltern für die Gesellschaft konfigurieren.