Mit dem Belegabsprung binden Sie ein fremdes DMS an Scopevisio an – also ein Dokumentenmanagement-System, das nicht Teil von Scopevisio ist. Für den Belegabsprung stehen mehrere bereits angebundene Anbieter zur Auswahl; zusätzlich lässt sich ein generisches, per URL erreichbares System einbinden.
Wie der Beleg abgerufen wird, hängt vom gewählten Anbieter ab: Nicht bei jedem Anbieter wird eine URL hinterlegt – teils müssen andere Wege für den Abruf konfiguriert werden.
Typischer Anwendungsfall: Ihre Belege liegen weiterhin in einem bereits vorhandenen DMS, Sie buchen aber in Scopevisio und möchten aus der Buchung heraus schnell auf den Originalbeleg zugreifen.
Nach der Einrichtung erscheint in der Journalansicht die zusätzliche Spalte Belegabsprung. Über diese springen Sie mit einem Klick direkt zum hinterlegten Beleg im Fremd-DMS und arbeiten dort weiter.
Belegabsprung: Voraussetzungen
Unterstütztes DMS
Ihr DMS ist als angebundener Anbieter verfügbar oder generisch per URL erreichbar.Eindeutige Dokument-ID
Die Belege im Fremd-DMS besitzen eine eindeutige ID (doc-id), die Sie beim Import der Buchung nach Scopevisio mitgeben können.Bekannter Abrufweg
Für die generische URL-Anbindung kennen Sie den Aufbau der Aufruf-URL; bei einem angebundenen Anbieter die von diesem geforderten Abruf- bzw. Zugangsparameter.
Belegabsprung einrichten
Der Belegabsprung wird zentral in der Systemadministration konfiguriert und gilt gesellschaftsweit.
Öffnen Sie Organisation > Systemadministration > Belegabsprung.
Wählen Sie im Feld DMS den gewünschten Anbieter aus (siehe „Angebundene DMS-Anbieter“). Für ein nicht gelistetes, per URL erreichbares System wählen Sie die generische URL-Anbindung.
Konfigurieren Sie den Abrufweg. Je nach Anbieter hinterlegen Sie eine Absprung-URL mit dem Platzhalter [doc-id] oder die vom Anbieter geforderten Abrufparameter (siehe folgende Abschnitte).
Speichern Sie die Konfiguration.
Die Einrichtung stellt nur die Verbindung zum Fremd-DMS her. Die konkrete Verknüpfung zum einzelnen Beleg entsteht erst beim Buchen, wenn die Dokument-ID mitgegeben wird – siehe Abschnitt „Dokument-ID beim Buchen übergeben“.
Angebundene DMS-Anbieter
Im Feld DMS stehen folgende bereits angebundene Anbieter zur Auswahl:
Cisbox
allinvos
Bomito
BancTec
Habel
Aequitixx
Für ein nicht gelistetes, per URL erreichbares System nutzen Sie die generische URL-Anbindung.
Über die Option – Keine Anbindung – ist der Belegabsprung deaktiviert.
Der Abrufweg unterscheidet sich je nach Anbieter. Nicht bei allen Anbietern wird eine URL hinterlegt – teils müssen andere Wege für den Abruf des Belegs konfiguriert werden. Richten Sie sich dabei nach den Vorgaben des jeweiligen Anbieters.
Absprung-URL aufbauen (URL-basierte Anbindung)
Bei einer URL-basierten Anbindung arbeiten Sie mit einem Platzhalter für die Dokument-ID, damit Scopevisio für jede Buchung die richtige Ziel-URL bilden kann. Beim Absprung ersetzt Scopevisio den Platzhalter durch die tatsächliche doc-id der jeweiligen Buchung.
Setzen Sie den Platzhalter [doc-id] an jede Stelle der URL, an der die Dokument-ID benötigt wird – das kann einmal oder mehrfach sein. Der Platzhalter ist im Belegabsprung immer [doc-id].
Beispiel:
→ bei einer Buchung mit der Dokument-ID 4711 ruft der Belegabsprung auf:
Dokument-ID beim Buchen übergeben
Damit der Absprung auf den richtigen Beleg zeigt, muss die Dokument-ID (doc-id) beim Buchen in das dafür vorgesehene Feld übergeben werden.
Ohne diese ID kann Scopevisio den Zielbeleg nicht bestimmen, und der Absprung führt ins Leere.
Das Zielfeld in Scopevisio ist externalInvoiceSystemNumber.
Beim Absprung verwendet Scopevisio die Dokument-ID aus diesem Feld;
bei einer URL-basierten Anbindung wird sie anstelle des Platzhalters [doc-id] in die URL eingesetzt.
Die Dokument-ID wird beim Import der Buchung nach Scopevisio übergeben. Scopevisio kennt verschiedene Importwege – je nach Importweg kann das Feld dabei unterschiedlich benannt sein, zum Beispiel:
documentNumber
DOC_Id
orbisDocId
Unabhängig von der Bezeichnung im jeweiligen Importweg muss der Wert letztlich im Feld externalInvoiceSystemNumber landen. Achten Sie daher beim Einrichten des Imports auf das korrekte Feld-Mapping.
Wird die Dokument-ID nicht in dieses Feld übernommen, bleibt der Belegabsprung ohne Ziel. PrüfenSie daher beim Aufsetzen des Imports das Feld-Mapping.
Belegabsprung im Journal nutzen
Nach Einrichtung des Fremd-DMS und des Belegabsprungs steht die Funktion in der Journalansicht zur Verfügung.
Öffnen Sie das Journal (Buchungsübersicht).
Blenden Sie – falls nicht sichtbar – die Spalte Belegabsprung ein.
Klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf den Belegabsprung. Scopevisio ruft den hinterlegten Beleg über den konfigurierten Abrufweg auf.
Der Beleg wird im Fremd-DMS geöffnet – bei einer URL-basierten Anbindung im Standardbrowser. Von dort arbeiten Sie weiter.