Teamwork
Der Bereich Teamwork gibt Ihnen Zugriff auf die Dokumente der Scopevisio-Teamwork-Cloud. Er ist nur verfügbar, wenn für die gewählte Gesellschaft ein Teamwork-Zugriff besteht.
Dokumente durchsuchen und öffnen
Die Oberfläche ist zweigeteilt: oben eine Baumansicht (Sammlungen → Ordner), unten die Dokumentliste. Die Trennlinie zwischen beiden Bereichen lässt sich mit der Maus verschieben.
Klick auf eine Sammlung/einen Ordner klappt sie auf und lädt die enthaltenen Ordner und Dokumente. Über den obersten Eintrag „…" gelangen Sie zur Wurzel zurück.
Über der Liste stehen der Name des gewählten Knotens und ein Zähler „N Datei(en)".
Das Suchfeld durchsucht den ausgewählten Knoten.
Aktionen pro Dokument (beim Lesen einer E-Mail): Wählen Sie ein Dokument aus. Danach stehen
zur Verfügung:
Hochladen – öffnet die Upload-Ansicht (siehe 11.2).
Freigabelink erstellen/bearbeiten – öffnet die Freigabelink-Ansicht (siehe 11.3).
Dokument öffnen – öffnet das Dokument in der Teamwork-Vorschau in einem neuen Browser-Tab.
E-Mail mit Freigabelink erstellen – erstellt eine neue Outlook-Mail mit dem vorhandenen Freigabelink. Kein Link vorhanden: „Kein Freigabe-Link vorhanden. Bitte zuerst einen Freigabelink erstellen." Link abgelaufen: „Freigabelink ist abgelaufen."
In Teamwork hochladen
Die Upload-Ansicht lädt die geöffnete E-Mail und/oder deren Anhänge in den zuvor gewählten Teamwork-Knoten (Sammlung/Ordner). In der Aktionsleiste: Hochladen.
Was hochgeladen wird
Kontrollkästchen Mail – lädt die E-Mail selbst hoch und blendet den Bereich E-Mail-Verarbeitung ein.
Liste der Anhänge mit Kontrollkästchen, plus Alle auswählen (nur bei vorhandenen Anhängen). Ohne Auswahl passiert beim Klick auf Hochladen nichts.
Immer sichtbare Felder
Titel – mit dem Mail-Betreff vorbelegt.
Dokumentdatum – mit dem heutigen Tag vorbelegt.
Tags – kommagetrennt, vorbelegt mit „Connector, Outlook 365".
Bereich „E-Mail-Verarbeitung" (nur bei aktivierter Mail-Checkbox)
E-Mail speichern als: Original / PDF / Nicht speichern.
Anhänge extrahieren.
Volltext-Indexierung.
Bereich „Erweiterte Optionen"
Auf Duplikate prüfen (standardmäßig aktiv). Bei Aktivierung: Unteroptionen Unterschiedliche Dateinamen erlauben und Unterschiedliche Besitzer erlauben.
Per E-Mail teilen – Eingabefeld für kommagetrennte E-Mail-Adressen.
Archiv entpacken – erscheint nur, wenn ein ausgewählter Anhang eine .zip-Datei ist. Bei Aktivierung: Unteroption Ordnerstruktur beibehalten.
Sperren – optionaler Sperrname.
Ablauf
Klick auf Hochladen zeigt „Wird hochgeladen …". Bei Erfolg: „Die Datei(en) wurde(n) veröffentlicht." und Rücksprung.
Freigabelink erstellen
In der Freigabelink-Ansicht erstellen oder bearbeiten Sie einen Link, über den Empfänger ein Dokument abrufen können.
Beim Öffnen wird geprüft, ob bereits ein Link existiert:
Kein Link vorhanden: Der Primärbutton heißt Erstellen.
Link vorhanden: Der Link wird oben als klickbare URL angezeigt, der Primärbutton heißt Speichern, bestehende Einstellungen sind vorbelegt.
Optionen
(jeder Schalter blendet ein Eingabefeld ein):
Link mit Passwort schützen – Passwort mit mindestens 4 Zeichen (sonst „Passwort muss min. 3 Zeichen lang sein!").
Gültigkeit begrenzen – Ablaufdatum. Ohne Datum wird automatisch 1 Jahr ab heute verwendet.
Download zulassen – Anzahl-Begrenzung. Ohne diese Option ist der Link nur zur Ansicht; ohne Zahl ist der Download unbegrenzt.
E-Mail mit dem Link erstellen – öffnet nach dem Erstellen/Speichern automatisch eine neue Outlook-Mail mit Anrede und Link.
Buttons
Erstellen / Speichern – nach dem Erstellen wird der Link automatisch in die Zwischenablage kopiert („Der Link wurde erstellt und in die Zwischenablage kopiert.").
Kopieren – kopiert den angezeigten Link erneut.
Löschen – entfernt den Freigabelink („Der Link wurde gelöscht").
E-Mail-Anhänge zuordnen
Diese Ansicht erscheint, wenn Sie in Kontakten/Projekten/Aufgaben die Aktion „Dateianhänge zuordnen" wählen. Sie legt E-Mail-Anhänge in Teamwork ab und verknüpft sie mit dem gewählten Scopevisio-Objekt.
Aufbau
Zuordnen zu: – zeigt das gewählte Scopevisio-Objekt (Kontakt/Projekt/Aufgabe). Das Ziel ist bereits vorgegeben.
Sammlung – Auswahlfeld (vorbelegt mit „Belege"); beim Tippen werden die Teamwork-Sammlungen als Vorschläge angeboten.
Anhang: – Liste der E-Mail-Anhänge mit Kontrollkästchen und Alle auswählen.
Ablauf
Sammlung wählen, Anhänge markieren, dann Zuordnen. Anzeige „Wird hochgeladen …", bei Erfolg „E-Mail-Anhang wurde zugeordnet."
Bei fehlender Berechtigung erscheint „Kein Zugriff auf die Teamwork Cloud. Bitte überprüfen Sie Ihre Berechtigungen." und der Vorgang wird abgebrochen.