Produkt im Überblick
AI DMS ersetzt nicht einfach Ihre Dokumentensuche — es sucht auf einer Ebene, die eine Suche gar nicht erreichen kann: nicht nach Dateinamen und Stichworten, sondern nach dem, was inhaltlich in Ihren Dokumenten steht.
Sie fragen in normaler Sprache — „Welche Kündigungsfristen haben wir in den Mietverträgen?" — und AI DMS liest die gewählte Sammlung, versteht den Zusammenhang und gibt die Antwort, auch wenn im Dokument „Vertragsende" statt „Kündigungsfrist" steht.
Damit wird aus dem Archiv, in dem Wissen zwar liegt aber praktisch unerreichbar ist, eine Wissensquelle, die jeder im Team direkt nutzen kann — im gleichen System, in dem auch gebucht und gearbeitet wird.
Lizenzierung und Zugriff
AI DMS ist ein lizenzpflichtiges Produkt. Nach Aktivierung der Lizenz steht es im Teamwork Webclient zur Verfügung und wird dort über den Bereich „Chat" aufgerufen.
Zugriff: https://app.teamwork.scopevisio.com
Einen Chat starten
Über „Neuer Chat" oder „Chatbereich hinzufügen" wird ein Chat gestartet bzw. erweitert. Nach Eingabe einer Frage im unteren Eingabefeld liefert AI DMS nach kurzer Verarbeitungszeit eine Antwort.
Sowohl nach einer erhaltenen Antwort als auch bereits bei der Auswahl eines Chatbereichs oder dem Start eines neuen Chats können jederzeit weitere Bereiche über „Chatbereiche hinzufügen/ergänzen" hinzugefügt werden.
Transparenz durch Quellenangaben
Um Antworten nachvollziehbar zu machen, arbeitet AI DMS konsequent mit Quellenangaben. Diese sind direkt in der Antwort als Verweis sichtbar und können unterhalb der Antwort aufgeklappt werden.
In den aufgeklappten Quellenangaben sehen Sie Details zu jedem Beleg; über den Link kann das jeweilige Ursprungsdokument direkt geöffnet werden.
Chat-Historie
Auf der linken Seite befindet sich der Chatbereich mit der Historie aller bereits geführten Chats. Über einen Rechtsklick auf einen Chat kann dieser umbenannt oder gelöscht werden.
Screenshot
Abbildung 1: Oberfläche von AI DMS mit nummerierten Bedienelementen
Produktbeschreibung
Die folgenden Nummern entsprechen den Markierungen im Screenshot oben.
Öffnen der Funktion: Über den Reiter „Chat" im oberen Menüband wird AI DMS geöffnet.
Chatbereiche: Hier werden die Ordner ergänzt, auf die sich die Abfrage in natürlicher Sprache bezieht. Nur diese Bereiche können für die Suche verwendet werden. Es können nur Ordner hinzugefügt werden, auf die der Benutzer bereits Zugriff hat. Nach dem Hinterlegen eines Ordners wird dieser verarbeitet; abhängig von Anzahl und Größe der Daten kann dies längere Zeit in Anspruch nehmen.
Neuer Chat: Erstellt einen neuen Chat. Dieser beginnt immer mit der Auswahl der Ordner, auf denen gechattet werden soll. Es können mehrere Ordner gleichzeitig ausgewählt werden. Über Punkt 10 können auch nach dem Start weitere Ordner ergänzt werden.
Chat-Frage I (Eingabe): Eingabefeld, in dem die Anfrage in natürlicher Sprache verfasst wird.
Chat-Frage II (Anzeige): Zeigt die zuletzt gestellte Frage im Chatverlauf an.
Chat-Antwort: Zeigt die von der KI generierte Antwort auf die gestellte Frage an.
Quellenverweis: Über die hochgestellten Zahlen in der Antwort werden die einzelnen Quellen (siehe Punkt 8) referenziert. Ein Klick führt direkt zum jeweiligen Dokument, aus dem die Information stammt (Drill-down).
Quellenangaben: Übersicht über alle Quellen, die zur Erstellung der Antwort (siehe Punkt 6) herangezogen wurden.
Dokumentenübersicht: Zeigt an, welche Ordner zur Beantwortung der aktuellen Frage berücksichtigt werden.
Chatbereich hinzufügen: Ermöglicht es, innerhalb eines laufenden Chats den Umfang der berücksichtigten Ordner nachträglich zu erweitern.
Chat-Historie: Über die Chat-Historie können ältere, bereits geführte Chats wieder aufgerufen werden.
Nur ausgewählte Dokumente werden durchsucht
Wichtig: Es können nur Dokumente durchsucht werden, die Sie vorher dafür ausgewählt haben. Sie legen Ordner oder Sammlungen fest, auf die Sie selbst Zugriff haben — AI DMS erweitert diesen Zugriff nicht. |
Das Produkt orientiert sich vollständig am bestehenden Rechtekonzept des DMS-Systems. Das bedeutet: Es werden keine Inhalte an Kolleginnen und Kollegen ausgegeben, auf die diese über das DMS-System keinen Zugriff hätten. Die Berechtigungen aus dem DMS gelten unverändert auch im Chat.
Verarbeitungszeit
Nachdem Sie einen Chatbereich (Ordner oder Sammlung) ausgewählt haben, muss dieser zunächst verarbeitet werden, bevor er abgefragt werden kann. Je nach Umfang der Daten kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.
Bewusste Auswahl statt gesamter Dokumentenablage
Zu beachten: Stellen Sie hier nicht direkt Ihre gesamte Dokumentenablage bereit. Da die Nutzung Kosten verursacht, wählen Sie gezielt die Ordner oder Sammlungen aus, auf denen Sie tatsächlich abfragen und arbeiten möchten. |
Hinweis zur Antwortqualität
Je mehr Daten sich in dem gerade abgefragten Chatbereich befinden, desto unspezifischer kann die Antwort ausfallen. Es empfiehlt sich daher, nicht alle vorhandenen Sammlungen oder Ordner gleichzeitig zu durchsuchen, sondern gezielt die relevanten Bereiche auszuwählen.
Eine einzelne Antwort wird derzeit aus maximal 20 Dokumenten erzeugt. Wir arbeiten fortlaufend an der Optimierung dieser Funktionalität.