Für beleggebundene Buchungsvorgänge wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder sonstige Belege ist die Belegarbeitsliste (BAL) das richtige Formular. Durch Arbeitslisten können Sie Ihre Arbeit strukturieren und über das Regelwerk lassen sich die notwendigen Datenfelder automatisiert vervollständigen.
Funktionen der Belegarbeitsliste
Wählen Sie Finanzen > Belegarbeitsliste.
Wählen Sie die korrekte Arbeitsliste oder setzen Sie manuell die Filter, um die gewünschten Belege angezeigt zu bekommen. Folgende Einstellungen sind möglich:
Status: Neu, Erfasst (falls Sie mit Stapelerfassung arbeiten), Gebucht, Storniert, Ausgeblendet.
Belegart: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, sonstige Belege (siehe auch Belegimport ).
Erstelldatum: Sinnvoll wenn Sie nicht direkt auf NEU filtern.
Wählen Sie die Darstellung des begleitenden Belegs. Die Vorbelegung ist der durch ihr Betriebssystem vorgegebene PDF-Viewer. Diese Einstellung wird nicht als Arbeitsliste gespeichert, sondern gilt immer formularweit (ab August 2024).
Die Kontierung lässt sich durch ein Regelwerk automatisieren.
Das im unteren Bereich angezeigte Journal ist ein Auszug und nicht das vollständige Journal. Es ermöglicht nach Buchung einen schnelle Kontrolle.
Blenden Sie die Spalte Kommentar ein. Darin werden u.a. Kommentare aus dem Importstapel oder dem Rechnungseingangsbuch angezeigt. Diese Kommentare können als Bedingung und Aktion für Buchungsregeln im Kontierungsassistenten verwendet werden.
Duplikate in der Belegarbeitsliste entfernen
Wenn derselbe Beleg versehentlich mehrmals in die Belegarbeitsliste geladen wurde, können die Doubletten wieder entfernt werden. Blenden Sie in der Belegarbeitsliste die Spalte Hinweise ein und wählen Sie den Link Diese Datei existiert X mal...
Sie gelangen in einen Dateibrowser, in dem Sie die überzähligen Kopien auswählen und entfernen können. Wechseln Sie anschließend über den Zurück-Pfeil wieder in die Belegarbeitsliste.
Der gelöschte Beleg verschwindet erst aus der Liste, wenn Sie auf Aktualisieren geklickt haben.
Buchen in der Belegarbeitsliste
Starten Sie die Buchungserfassung mit Nächster Beleg buchen, setzen Sie einen Doppelklick auf eine Belegzeile oder wählen Sie Buchen nachdem Sie eine Zeile markiert haben, um einen Beleg und die Buchungsmaske mit der Belegdatei daneben zu öffnen.
Anlegen von Personenkonten
Vor allem beim Buchen von Eingangsrechnungen
Vorbelegungen der Buchungsmaske (Belegarbeitsliste)
Alle vorbefüllten Buchungsfelder sind manuell editierbar. Die Vorbefüllung geschieht durch:
Regelwerk im Rechnungseingangsbuch
Manuelle Ergänzungen im Rechnungseingangsbuch
Stammdaten der Sachkonten
Wechsel zwischen den Belegen
Möchten Sie einen angezeigten Beleg nicht verarbeiten, können Sie zwischen den Belegen vor oder zurück springen. Als nächster oder vorheriger Beleg werden nur solche Belege angezeigt, die den Belegstatus Neu haben und nicht ausgeblendet sind.
Haben Sie die Daten zu einem Belegs geprüft und ggf. ergänzt oder verbessert, können Sie mit dem Button Buchen und Nächster den nächsten Beleg mit dem dazu gehörigen Dokument zur Verarbeitung öffnen.
Unwiderruflich entfernt (gelöscht) werden Dokumente mit dem Button Entfernen. Es können nur Dokumente entfernt werden, die den Belegstatus Neu haben. Gebuchte Belege sind unverlierbar gespeichert.