Kostendimensionen und -berichte
Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung.
In der Übersicht Kostenrechnung bekommen Sie die eingerichteten Dimensionen angezeigt und können diese bearbeiten. Über die Dimensionen können Sie den Buchungen zusätzliche Merkmale aus dem Bereich der Kostenrechnung zuordnen und über die Gruppierung nach diesen Dimensionen Kennzahlen ermitteln.
Standarddimensionen
Standardmäßig sind die Dimensionen 1 - 3 wie folgt eingerichtet:
Kostenstellen
Kostenträger
Projekte
Kostenarten
Eigene Dimensionen hinzufügen
Über Neue Dimension hinzufügen können Sie weitere, individuelle Dimensionen wie Standort, Vertriebsgebiet o.ä anlegen. Insgesamt sind 10 Dimensionen möglich.
Das Einrichten der Dimension beinhaltet immer die folgenden Schritte:
Einstellen der Parameter der Dimension (bzw. Duplizieren)
Definieren der Dimensionskonten (ggf. Import)
Erstellen einer Struktur (optional, ggf. Import)
Zuordnen der Dimensionskonten zur Struktur (optional)
Parameter der Dimension anlegen und editieren
Tragen Sie eine eindeutige Bezeichnung (1) für die Dimension ein und geben Sie optional eine Beschreibung (2) ein. Diese wird in der Übersicht angezeigt.
Wählen Sie gegebenenfalls ein besonderes Icon (3) für die Dimension aus, indem Sie auf das Bild klicken und ein anderes Icon auswählen.
Bestimmen Sie im folgenden das Verhalten in der Finanzbuchhaltung (4). Falls die Dimension eine Pflichteingabe ist, muss sie in jeder Buchung erfasst werden, falls sie gesperrt ist, kann sie nicht erfasst werden (sie hat nur noch historische Bedeutung).
Sie können die Eingabe auf Erfolgskonten beschränken (siehe Kontenart der Sachkonten)
und letztendlich festlegen, dass beim Datenimport oder Webservice unbekannte Dimensionskonten automatisch angelegt werden. Ist die letztere Einstellung nicht aktiv, werden Buchungen mit unbekannten Dimensionskonten nicht importiert, sondern mit einer Fehlermeldung abgewiesen.
Zuletzt legen Sie das Verhalten bei Skontobuchungen (5) fest und welche Daten die Dimensionen einer Skontobuchung bestimmen.
Bei der Einstellung „Dimensionskonten gemäß Skontostammdaten“ wird das im Sachkontenstamm vorbelegte Dimensionskonto verwendet (1), ersatzweise ein eindeutiges zulässiges Dimensionskonto (2).
Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben. Dadurch wird die Dimension angelegt und bekommt eine Dimensionsnummer zugewiesen.
Ist die Dimension bereits angelegt, fahren Sie mit der Maus über die Dimension und klicken Sie auf den blauen Doppelpfeil, um das Funktionsmenü der Dimension aufzurufen. Dort wählen Sie Parameter einstellen, um die Parameter zu editieren.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem dimensionsspezifische Werte geändert werden können (siehe Dimension einrichten).
Dimension duplizieren
Einfacher geht es noch noch, wenn Sie eine bereits eingerichtete Dimension als Vorlage für eine neue Dimension verwenden. Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung.
Fahren Sie mit der Maus über die zu duplizierende Dimension und klicken Sie auf den blauen Doppelpfeil, um das Funktionsmenü der Dimension aufzurufen. Dort wählen Sie Dimension Duplizieren.
Wählen Sie eine neue Bezeichnung und wählen Sie, ob nur die Berichtsgliederung (Struktur) oder auch die Zuweisung der Konten kopieren möchten.
Klicken Sie unten rechts auf Duplizieren. Die neue Dimension wird nun in der Übersicht angezeigt. Prüfen Sie ggf. einzelne Einstellungen.
Dimensionskonten bearbeiten
In den Dimensionskonten bilden Sie die einzelnen Elemente einer Dimension ab. In der Buchungsmaske wählen Sie die Dimensionskonten über die Auswahlhilfe aus, wenn Sie zusätzlich auf eine Dimension buchen.
Für jede Dimension können Sie beliebig viele Dimensionskonten anlegen.
Dazu rufen Sie wie im vorigen Schritt das Funktionsmenü der Dimension auf und wählen Dimensionskonten bearbeiten oder klicken direkt auf Konten. Dann klicken Sie auf Hinzufügen.
In der Übersicht der Dimensionskonten können Sie über Hinzufügen ein neues Konto anlegen.
Tragen Sie Nummer und Name des Dimensionskontos ein und speichern Sie Ihre Eingaben.
Über einen Klick in das Feld Buchungssperre kann das Buchen auf einzelne Dimensionskonten unterbunden werden, soll die Sperre erst ab einem bestimmten Buchungsdatum greifen, können Sie den Beginn der Sperre setzen. Ein gesperrtes Dimensionskonto wird in den Auswahllisten ausgeblendet.
Beim Sperren eines Dimensionskontos werden Sie informiert, ob dieses Konto in Anlagegütern, Sachkontenvorbelegungen von Sachkonten oder im Regelwerk Verwendung findet.
Dimensionskonten importieren
Wählen Sie für die jeweilige Kostendimension über den blauen Doppelpfeil Dimensionskonten bearbeiten auf.
Ziehen Sie die Import-Datei auf CSV-Import unterhalb der Tabelle oder klicken auf den Button, um die Datei per Datei-Explorer zu bestimmen.
Aufbau der Importdatei für Dimensionskonten
Die csv-Datei muss immer mit einer festen Headerzeile beginnen, die 5 Spalten lauten: Nummer, Bezeichnung, Buchungssperre, SperreBeginn, Vorsystem-ID
Spalte 1, (Dimensionskonto) Nummer, nur Ziffern (keine Doubletten zu bestehenden Konten)
Spalte 2, Name, alphanumerisch
Spalte 3, Buchungssperre, true/false
Spalte 4, Beginn der Sperre, TT.MM.JJJJ
Spalte 5, Vorsystem-ID, alphanumerisch
Durch den Import werden bestehende Dimensionskonten neu angelegt oder aktualisiert. Maßgebend hierfür ist die Nummer des Dimensionskontos.
Umlageschlüssel
Definieren Sie Umlageschlüssel für die automatische Verteilung von Beträgen auf Dimensionskonten.
Bevor Sie einen Umlageschlüssel einrichten können, muss die Umlagerechnung aktiviert werden. Wählen Sie dazu Systemmenü > Buchhaltung verwalten > Gesellschaft und setzen Sie das Häkchen, um die Umlagerechnung zu aktivieren.
Um einen Umlageschlüssel einzurichten, legen Sie zunächst ein hierfür vorgesehenes Dimensionskonto an. Für dieses Konto definieren Sie über den Punkt Umlageschlüssel bearbeiten im Kontextmenü des Berichts die Verteilung auf die anderen Dimensionskonten (1).
Die Button Gleichmäßig verteilen und Rest verteilen (2) unterstützen Sie dabei.
Wenn Sie beim Buchen das neu eingerichtete Umlagekonto auswählen, erfolgt automatisch die betragsmäßige Verteilung auf die Zielkonten durch einen Buchungssplitt im genannten Verhältnis.
Dimension entfernen
Löschen Sie die Dimension inklusive der zugehörigen Dimensionskonten. Wenn Sie eine Dimension löschen, werden auch die geplanten Berichte für die Dimension gelöscht.
Dazu rufen Sie wie im vorigen Schritt das Funktionsmenü der Dimension auf und wählen Dimension entfernen. Bestätigen Sie Ihren Befehl.
Kostendimensionsbericht
Wählen Sie Finanzen > Controlling > Kostenrechnung und klicken auf den Namen einer Kostendimension.
Wählen Sie bis zu fünf verschiedene Berichtsperioden aus.
Über die rechte Maustaste blenden Sie zusätzliche Tabellenspalten ein, in denen die prozentualen Veränderungen bzw. die Veränderung als Differenz angegeben werden.
Bei Bedarf können Sie über den easy Export (Druckersymbol oben links im Tabellenkopf) den Bericht in verschiedenen Formate exportieren.
Den Dimensionsbericht anpassen
Der Bericht einer Dimension besteht aus der Struktur und den Dimensionskonten, die der Struktur zugeordnet werden.
Erstellen Sie zunächst Über Finanzen > Controlling > Kostenrechnung, dann über den blauen Doppelpfeil Gliederung bearbeiten.
Über Hinzufügen ergänzen Sie eine Gliederungszeile, die Sie frei benennen können.
Passen Sie über die Pfeiltasten die hierarchische Anordnung der Elemente (Reihenfolge und Einrückung) an.
Die Beträge werden immer von rechts nach links und von unten nach oben saldiert.
Die Gesamtsumme sollte also oben stehen.
Über Finanzen > Controlling > Kostenrechnung, rufen Sie dann über das Funktionsmenü Konten zuweisen auf.
Per drag 'n' drop können Sie die rechts stehenden Dimensionskonten auf die links stehenden Hierarchieebenen ziehen und den Bericht abschließend speichern.
Wenn Sie nicht alle Konten zu Ihren Berichten zugewiesen haben, wird dies in der Übersicht durch ein rotes Ausrufezeichen und die Zahl der nicht-zugewiesenen Konten verdeutlicht.
Berichtsgliederung einer Dimension als xml ex- und importieren
Wenn Sie eine Berichtsstruktur bzw. eine Dimensionsstruktur im XML-Format importieren wollen, haben Sie neben dem Re-Import auch die Möglichkeit, eine Struktur direkt in XML zu erstellen.
Zum Verständnis der folgenden Abschnitte werden Grundkenntnisse in XML, insbesondere zu Elementen und Attributen vorausgesetzt.
Die XML Datei
Die zu importierende Struktur besteht in XML aus den Elementen <reportStructure> und <node>.
Das Element <reportStructure> fungiert als Wurzelelement und enthält zusätzlich ein Attribut zur Versionsangabe.
Die eigentliche Struktur wird über das Element <node> ausgezeichnet. Das Element enthält zusätzlich die Attribute id und label.
Das id Attribut dient zur eindeutigen Identifizierung des Elements.
Das label-Attribut enthält die Beschriftung des Gliederungspunkts der Struktur.
Gliederung der Dimension als xml exportieren
Öffnen Sie das Funktionsmenü der Dimension und wählen Gliederung bearbeiten.
Über den Abwärtspfeil links im Tabellenkopf öffnen Sie das Exportmenü der Tabelle und wählen XML Datei exportieren.
Bestimmen Sie den Speicherort der xml-Datei.
Gliederung einer Dimension im XML Format importieren
Der Import in XML ist vorrangig als Re-Import zuvor exportierter Dimensionsstrukturen gestaltet.
Öffnen Sie wie im vorigen Schritt das Funktionsmenü der Dimension und wählen Gliederung bearbeiten.
Über den Abwärtspfeil links im Tabellenkopf öffnen Sie das Exportmenü der Tabelle und wählen dort XML Datei importieren.
Bestimmen Sie die gewünschte Import-Datei per Datei-Explorer.
Die Struktur wird eingelesen und angezeigt.
Dimensionsjournal
Lesen Sie mehr zu Massenänderungen von Kostenstellen im separaten Artikel Dimensionsjournal.