Zweck und Zugang
Das Formular Postfach Eingang steuert den Datenimport aus dem Vorsystem Orbis nach Scopevisio. Die Einstellungen legen fest, wie importierte Buchungsdaten verarbeitet werden, wie das System mit fehlenden Stammdaten umgeht und wie Buchungsperioden behandelt werden.
Wichtige Abgrenzung:
Postfach Eingang → überträgt Daten von Orbis nach Scopevisio
Postfach Ausgang → überträgt Daten von Scopevisio nach Orbis
Zugang: Weitere Aktion → Postfach Eingang → Einstellungen
Pflichtfelder für den Import via Posteingang konfigurieren
Die folgenden Felder sollten Sie auf jeden Fall vor dem ersten Import prüfen und konfigurieren.
Transitkonto
Feldtyp: Kontonummer, Standardwert: (leer)
Scopevisio verwendet das angegebene Transitkonto um Buchungen zu verarbeiten, die gegen die nicht der üblichen Aufteilungslogik entsprechen. Scopevisio verwendet dieses Konto automatisch, wenn eine Buchung nicht direkt gebucht werden kann.
Verwenden Sie als Transitkonto ein Sachkonto vom Kontotyp Aktiv/Passiv.
Die Erfassung ist zwingend erforderlich, ohne ein gültiges Transitkonto können fehlerhafte Buchungen nicht verarbeitet werden. Das Feld muss vor dem ersten Import befüllt sein.
Wann wird das Transitkonto verwendet? Enthält eine importierte Buchung zwei verschiedene Personenkonten in einer einzigen Buchung, kann Scopevisio dies nicht direkt abbilden. Die Buchung wird stattdessen über das hinterlegte Transitkonto erfasst.
Sammelkonto Debitoren festlegen
Feldtyp: Kontonummer, Standardwert: (leer)
Scopevisio greift auf dieses Sammelkonto zurück, wenn ein importierter Datensatz kein Debitoren-Sammelkonto enthält.
Notwendig, da Orbis nicht zwingend ein Sammelkonto vorschreibt.
Sammelkonto Kreditoren festlegen
Feldtyp: Kontonummer, Standardwert: (leer)
Scopevisio greift auf dieses Sammelkonto zurück, wenn ein importierter Datensatz kein Kreditoren-Sammelkonto enthält. Gilt analog zu Sammelkonto Debitoren.
Dieses Feld vor dem ersten Import befüllen, um Importfehler zu vermeiden.
Personenkonto automatisch anlegen
Feldtyp: Ja / Nein, Standardwert: Ja
Ist diese Einstellung aktiv, legt Scopevisio beim Import unbekannte Debitoren- und Kreditorenkonten automatisch an.
Das System prüft, ob das referenzierte Personenkonto bereits existiert, und erstellt es bei Bedarf.
Wir empfehlen, die Einstellung aktiv lassen, denn ohne diese Funktion schlägt der Import fehl, wenn Personenkonten in Orbis existieren, die in Scopevisio noch nicht angelegt sind.
Vorsystem-Id als Dimensions-Kontonummer benutzen
Feldtyp: Ja / Nein, Standardwert: Ja
Ist diese Einstellung aktiv, übernimmt Scopevisio beim automatischen Anlegen einer Dimension (z. B. Kostenstelle) die Orbis-ID direkt als Kontonummer.
Dadurch sind die Nummern in beiden Systemen identisch.Bei deaktivierter Einstellung vergibt Scopevisio beim Anlegen automatisch die nächste freie Nummer in 10er-Schritten.
Als Sonderfall können Sie die Einstellung nachträglich aktivieren:
Dann überschreibt eine erneute Übertragung die bereits vergebene Scopevisio-Nummer nicht. Die Verknüpfung zu Orbis funktioniert weiterhin über die Vorsystem-Id. Die Nummer kann manuell angepasst werden.Wir empfehlen, die Einstellung vor dem ersten Import zu aktivieren, um durchgängige Nummernkonsistenz zwischen Orbis und Scopevisio sicherzustellen.
Optionale Felder für den Import via Posteingang konfigurieren
Konfigurieren Sie die folgenden Felder vor dem ersten Import, sie können aber zumeist auf dem Standardwert Nein belassen werden.
Kostenstellen, Kostenträger und Projektbezüge (Sammelbegriff: Kostendimensionen) werden standardmäßig über einen aktiven Dimensionen-Sync zwischen Orbis und Scopevisio abgeglichen. Die folgenden drei Einstellungen sind daher im Normalfall nicht erforderlich und nur für Ausnahmesituationen vorgesehen.
Kostenstellen automatisch anlegen
Feldtyp: Ja / Nein, Standardwert: Nein
Ist diese Einstellung aktiv, legt Scopevisio beim Import unbekannte Kostenstellen automatisch an.
Wann aktivieren? Nur wenn Buchungen Kostenstellen referenzieren, die weder in Orbis noch in Scopevisio angelegt sind und der Dimensionen-Sync diese nicht erfasst hat.
Kostenträger automatisch anlegen
Feldtyp: Ja / Nein, Standardwert: Nein
Ist diese Einstellung aktiv, legt Scopevisio beim Import unbekannte Kostenträger automatisch an.
Wann aktivieren? Analog zu Kostenstellen – nur im Sonderfall, wenn der Dimensionen-Sync nicht greift.
Projektbezüge automatisch anlegen
Feldtyp: Ja / Nein, Standardwert: Nein
Ist diese Einstellung aktiv, legt Scopevisio beim Import unbekannte Projektbezüge automatisch an.
Wann aktivieren? Analog zu Kostenstellen – nur im Sonderfall, wenn der Dimensionen-Sync nicht greift.
Risiko bei Aktivierung: Werden in Scopevisio Dimensionen angelegt, die nicht in Orbis existieren, kann es zu Abweichungen in der Orbis IKLR kommen, da diese Buchungen nicht an Orbis übergeben werden können.
Konsolidieren für Personenkonten
Feldtyp: Ja / Nein, Standardwert: Nein
Ist diese Einstellung aktiv, führt Scopevisio Buchungszeilen zusammen, die innerhalb einer Buchung dasselbe Personenkonto zweimal ansprechen – sofern alle übrigen Buchungsmerkmale identisch sind.
Die Konsolidierung erhöht die Übersichtlichkeit, kann aber die Nachvollziehbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle einschränken.
Prüfen Sie vor Aktivierung, ob dies zu Ihrer gewünschten Buchungsstruktur passt.
Beispiel: Eine Rechnung enthält gleichzeitig eine Forderung und eine Gutschrift auf dasselbe Personenkonto. Die beiden Zeilen werden zu einer konsolidierten Zeile zusammengeführt.
In nächste offene Periode buchen
Feldtyp: Ja / Nein, Standardwert: Nein
Buchungen aus Orbis können grundsätzlich ein Buchungsdatum haben, das in einer in Scopevisio bereits geschlossenen Periode liegt.
Bei deaktivierter Einstellung schlägt ein Import fehl, wenn die Buchungsperiode in Scopevisio geschlossen ist. – die betroffene Periode müsste manuell geöffnet werden.
Ist die Einstellung aktiv, verschiebt Scopevisio solche Buchungen automatisch in die nächste offene Buchungsperiode.
Typischer Auslöser: Zeitverzögerungen zwischen Buchungsdatum in Orbis und tatsächlichem Importzeitpunkt in Scopevisio.
Die automatische Verschiebung beeinflusst die periodengerechte Zuordnung von Buchungen. Bei aktivierter Einstellung sollten verschobene Buchungen regelmäßig geprüft werden.
Übersicht aller Felder
Einstellung | Feldtyp | Standardwert |
Transitkonto | Kontonummer | (leer) |
Personenkonto automatisch anlegen | Ja / Nein | Ja |
Kostenstellen automatisch anlegen | Ja / Nein | Nein |
Kostenträger automatisch anlegen | Ja / Nein | Nein |
Projektbezüge automatisch anlegen | Ja / Nein | Nein |
Vorsystem-Id als Dimensions-Kontonummer benutzen | Ja / Nein | Ja |
Sammelkonto Debitoren | Kontonummer | (leer) |
Sammelkonto Kreditoren | Kontonummer | (leer) |
Konsolidieren für Personenkonten | Ja / Nein | Nein |
In nächste offene Periode buchen | Ja / Nein | Nein |
Tags
Postfach Eingang Orbis Scopevisio Import Buchungseinstellungen Transitkonto Personenkonten Kostenstellen Kostenträger Projektbezüge Sammelkonto Dimensionen Buchungsperiode IKLR Datenimport