Ursachen für Kontakt-Dubletten
Manuelle, gleichzeitige Erfassung durch unterschiedliche Benutzer
Kontaktimport über Schnittstellen (fehlende Dubletten-Prüfung über Namen)
Anlage über Vorschlag aus E-Rechnungen beim Verifizieren im Rechnungseingangsbuch
Tipp: Arbeiten Sie gerade beim Export und anschließendem Re-Import mit einem Abgleich durch die Master-ID.
Zwei Kontakte zusammenführen
Rufen Sie Ihre Kontaktübersicht auf und sortieren sie nach Name/Gesellschaft.
Markieren Sie die beiden Zeilen, die sich auf denselben Kontakt beziehen.
Klicken Sie unterhalb der Übersicht auf Zusammenführen.
Gleichen Sie die Daten ab. Die Inhalte der beiden Datenzeilen werden in den Spalten 1 (Original) und 2 (Duplikat) einander gegenübergestellt. Bereits übereinstimmende Felder sind ausgeblendet.
Über die Spalte Aktion können Sie wählen, welcher Inhalt in den zusammengeführten Kontakt übernommen wird.
Durch Zusammenführen wird die Originalkontakt geändert und das Duplikat gelöscht.
Fehlermeldung beim Zusammenführen von Kontakten
Beim Zusammenführen von Kontakten wird ein Kontakt (das Duplikat) gelöscht. Hierbei gelten die gleichen Regeln und Prüfungen die auch ansonsten das Entfernen eines Kontakts unterbinden. Ein Kontakt kann insbesondere nicht gelöscht werden,
wenn er in Belegen verwendet wird, z. B. einer Eingangsrechnung im Rechnungseingangsbuch zugewiesen ist.
Gerade bei Eingangsrechnungen ist es vielleicht möglich, den Rebu-Prozess über Ablehnen > Abweisen zurückzusetzen und direkt den korrekten Kontakt zuzuweisen. Das Duplikat ist dann entkoppelt und kann entfernt werden.
wenn er eine Debitoren- oder Kreditorenrolle mit Buchungen besitzt.
In diesem Fall ist ein Löschen und damit ein Zusammenführen aufgrund der GoBD nicht möglich.
Mehrere Kontakte zusammenführen
Sie können auch Massenänderungen an Kontakten vornehmen. Dafür stehen Ihnen in der Spalte Aktion zusätzlich folgende Optionen zur Verfügung:
1 bevorzugen übernimmt den Feldinhalt des Originals; ist das Originalfeld leer, wird der Feldinhalt des Duplikats eingesetzt
2 bevorzugen übernimmt den Feldinhalt des Duplikats; ist das Duplikatsfeld leer, wird der Feldinhalt des Originals eingesetzt
2 an 1 anhängen: Gilt für Objekte wie Kommentare oder E-Mails. Die Objekte vom Duplikat werden an das Original gehangen.
1 an 2 anhängen: Gilt für Objekte wie Kommentare oder E-Mails. Die Objekte vom Original werden an das Duplikat gehangen.
Markieren Sie für eine Mehrfachbearbeitung mehrere Zeilen. Bestehen Konflikte, müssen diese vor dem Zusammenführen der Datensätze erst behoben werden.