Eine Dauerrechnungen ist eine Kopiervorlage für die termingesteuerte Anlage eines neuen Rechnungsbelegs. Dieser Rechnungsbeleg ist dann, wie jeder andere Beleg auch, weiter verarbeitbar. Er wird durch die Dauerrechnungsfunktion nicht automatisch gedruckt, gebucht oder versandt.
Wiederkehrende Rechnungen anlegen
Wählen Sie Abrechnungen > Dauerrechnungen und klicken Sie auf Hinzufügen.
Befüllen Sie die Felder so, als ob Sie eine Einzelrechnung anlegen wollten. Die Registerkarten sind identisch mit jenen, die bereits in den Abrechnungsbelegen beschrieben wurden.
Zum Schluss öffnen Sie die Registerkarte Wiederholung, in der Sie die erforderlichen Daten zu Intervall und Leistungszeitpunkt oder -zeitraum erfassen.
Im Bereich Intervall betreffen Ihre Angaben die zeitliche Gültigkeit, den Turnus der Wiederholung, wann die nächste Rechnung gestellt werden soll und ob die automatische Erstellung aktiviert ist (empfohlen - dazu ist Digitalisierung da!). Über einen Link können Sie sich angelegte Rechnungen anzeigen lassen.
Im Bereich Leistungszeitpunkt oder -zeitraum legen Sie fest, wie das Leistungsdatum von und evtl. das Leistungsdatum bis berechnet werden soll. Scopevisio nimmt Ihnen so eine manuelle Nachbearbeitung und Datumsanpassung der einzelnen erzeugten Rechnungen ab. Wählen Sie zwischen Leistungszeitpunkten oder -zeiträumen, mit einem kalendarischen oder tagesgenauen Datumsbezug. Ergänzend können Sie eine Verschiebung um eine beliebig festzulegende Anzahl von Tagen berücksichtigen. Das automatisch so errechnete Leistungsdatum von/bis für die nächste anzulegende Rechnung wird Ihnen gemäß Ihrer Angaben angezeigt.
Wie jeden Abrechnungsbeleg können Sie auch eine wiederkehrende Rechnung als Vorlage speichern oder aus einer Vorlage erzeugen.
Rechnungen manuell erzeugen
Im Übersichtsformular haben Sie die Wahl, die jeweils nächsten oder alle fälligen Rechnungen manuell anzulegen. Die automatisierte Variante wird hier beschrieben.
Aus allen angelegten wiederkehrenden Rechnungen werden je nach gewählter Option entweder nur die jeweils nächste fällige Rechnung (mit einem Beleg pro Dauerrechnung) oder aber alle fälligen Rechnungen erzeugt, bei denen das Datum der fälligen Rechnungen in der Vergangenheit liegt oder dem aktuellen Datum entspricht. Anschließend wird bei allen Dauerrechnungen das Datum Nächste Rechnung gemäß dem definierten Rhythmus und der Gültigkeitsdauer automatisch geändert.
Um zu den neu erstellten Rechnungen zu gelangen, gehen Sie zu Organisation > Abrechnungen.
Öffnen Sie die neu erstellten Rechnungen, nehmen Sie ggfs. Korrekturen vor, buchen Sie die Rechnung und/oder exportieren Sie sie im PDF- oder ODT-Format.
Rechnungen automatisiert erzeugen
Über Organisation > Stammdaten > Abrechnung > Abrechnungseinstellungen bearbeiten aktivieren Sie die Einstellungen Fällige Rechnungen automatisch erzeugen.
Alle Rechnungen, bei denen die Automatische Erstellung aktiviert ist, werden zum jeweiligen Datum angelegt.
Ist die Wiederkehrende Rechnung deaktiviert, wird sie jedoch übersprungen.
Wiederkehrende Rechnungen aus Verkaufsbelegen generieren
Wählen Sie z. B. :
Vertrieb > Potenziale/Angebote
Organisation > Aufträge/Lieferscheine/Abrechnungen
Aus bestehenden Aufträgen oder Rechnungen legen Sie wiederkehrende Rechnungen wie folgt an: Markieren Sie den gewünschten Auftrag/die gewünschte Rechnung und wählen Sie anschließend Wiederkehrende Rechnung erzeugen in dem Multi-Button unterhalb der Auftrags- bzw. Rechnungsübersichtsliste.
Das Anlegen von wiederkehrenden Rechnungen ist auch über die Schaltfläche Weitere Aktionen ("...") aus jedem Verkaufsbeleg heraus durchführbar.
Die wiederkehrende Rechnung ist mit den Werten aus dem zugrunde liegenden Dokument vorbelegt.