Der Buchungslauf überträgt konsolidierte Lagerbewegungen aus der Beschaffung in Ihre Finanzbuchhaltung.
1. Übersicht
Der Buchungslauf ist die Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Jede Lagerbewegung — Wareneingang, Kommissionierung, manuelle Buchung — erzeugt im Beschaffungsmodul einen Bewegungssatz. Der Buchungslauf konsolidiert diese Bewegungen nach Konten und Werten und überträgt sie in die Finanzbuchhaltung. Solange kein Buchungslauf durchgeführt wurde, sind die Bewegungen im Lager-Journal sichtbar, aber noch nicht in der FiBu verbucht.
2. Integration in Ihre periodischen Abschlüsse
2.1 Abstimmungsroutine festlegen
Viele Unternehmen arbeiten mit Tages-, Monats- oder Jahresabschlüssen. Legen Sie fest, in welcher Routine der Buchungslauf in Ihrem Haus durchgeführt wird, und integrieren Sie ihn als festen Schritt in Ihre Abschlussroutine.
2.2 Vorteile der periodischen Konsolidierung
Durch regelmäßige Buchungsläufe erreichen Sie:
Saubere Abgrenzungen nach Buchungsdaten
Vermeidung von Inkonsistenzen zwischen Lagerbestand und FiBu-Konten
Eine einheitliche Grundlage für Bestandswerte und Periodenergebnisse
Je seltener der Buchungslauf durchgeführt wird, desto größer die Differenz zwischen dem, was das Lager-Journal ausweist, und dem, was in der FiBu steht. Für den Monatsabschluss empfiehlt sich mindestens ein Buchungslauf pro Periode, idealerweise zum Periodenende.
3. Vorbereitung des Buchungslaufs
Vor dem Buchungslauf sollten Sie folgende Prüfungen durchführen:
3.1 Wareneingänge prüfen
Prüfen Sie, ob alle eingegangenen Lieferungen der Periode vollständig eingebucht sind. Nicht eingebuchte Wareneingänge erscheinen nicht im Buchungslauf und fehlen damit in der FiBu.
3.2 Bestellungen prüfen
Prüfen Sie offene Bestellungen auf aktuelle Lieferdaten und Restmengen. Bestellungen, die nicht mehr relevant sind, sollten bereinigt werden, damit die Auftragssteuerung ein korrektes Bild zeigt.
3.3 Bestellvorschläge prüfen
Prüfen Sie, ob offene Bestellvorschläge vollständig und korrekt sind. Nicht weiterverarbeitete Bestellvorschläge haben keinen Einfluss auf den Buchungslauf selbst, sollten aber im Rahmen der Abschlussroutine nicht übersehen werden.
4. Durchführung des Buchungslaufs
4.1 Navigation
Beschaffung → Buchungen → Buchungslauf
4.2 Zeitraum festlegen
Setzen Sie das Bis-Datum für den gewünschten Zeitraum. Das System berücksichtigt alle Lagerbewegungen bis einschließlich dieses Datums, die noch nicht in einem vorherigen Buchungslauf übertragen wurden.
4.3 Ergebnis
Nach dem Anstoßen des Buchungslaufs erscheint die Darstellung in zwei Bereichen:
Oberer Bereich — Produktbewegungen: Hier sehen Sie die einzelnen Lagerbewegungen der Periode mit Mengen und Werten. Das ist die Bewegungsebene — nachvollziehbar pro Produkt und Vorgang.
Unterer Bereich — Konsolidierung für die Finanzbuchhaltung: Hier werden die Bewegungen nach Konten und Werten zusammengefasst. Das ist die Buchungsebene, die in die FiBu übertragen wird. Die Kontenzuordnung folgt den an den Warengruppen hinterlegten Bestandskonten und Bestandsveränderungskonten.
5. Warum gibt es den Buchungslauf — und was ist Ihre Aufgabe dabei?
Scopevisio Beschaffung und Finanzbuchhaltung sind integriert, aber nicht identisch. Das Beschaffungsmodul führt ein eigenes Lager-Journal: jeder Wareneingang, jede Kommissionierung, jede manuelle Bestandsbuchung wird dort sofort erfasst — mengenmäßig und wertmäßig. Die Finanzbuchhaltung weiß davon noch nichts.
Der Buchungslauf ist der Schritt, der das ändert. Er liest alle Lagerbewegungen eines Zeitraums, konsolidiert sie nach Buchungskonten und schreibt das Ergebnis in die FiBu. Erst danach sind Lagerbestand und Buchhaltung synchron.
Warum nicht automatisch, sofort, bei jeder Bewegung?
Weil Buchungen in der FiBu Gewicht haben. Ein gebuchter Satz in der FiBu ist ein verbindlicher Eintrag — er beeinflusst Periodenergebnisse, Bilanzkennzahlen, Steuervoranmeldungen. Die bewusste Trennung zwischen operativer Lagerbewegung und buchhalterischer Erfassung gibt Ihnen die Kontrolle: Sie entscheiden, wann eine Periode buchhalterisch abgeschlossen wird, nicht das System.
6. Was ist Ihre Verantwortung?
Ihre Verantwortung ist es, den Buchungslauf regelmäßig und zum richtigen Zeitpunkt durchzuführen — und sicherzustellen, dass die Datenbasis davor stimmt.
Das bedeutet konkret: Wenn Sie den Buchungslauf für März durchführen, sollten alle Wareneingänge des März eingebucht sein. Was bis zum Buchungslauf nicht eingebucht ist, fehlt in der FiBu für diese Periode und muss im nächsten Lauf nachgeholt werden — was zu Periodenverschiebungen führt, die Ihren Abschluss erschweren.
Der Buchungslauf ist damit kein technischer Hintergrundprozess, sondern ein kaufmännischer Abschlussschritt, für den jemand in Ihrem Haus verantwortlich sein sollte — mit einer festen Routine, ähnlich wie der Monatsabschluss in der FiBu selbst.