Beschaffung in Scopevisio: Überblick und Voraussetzungen

Mit dem Funktionsbereich Beschaffung steuern Sie Ihre gesamten Warenwirtschaftsprozesse zentral in der integrierten Unternehmenssoftware von Scopevisio. Der Prozess umfasst alle Schritte – von der Bestellung beim Lieferanten über die Wareneingänge bis hin zur Verarbeitung der Lieferantenrechnung.

Durch die enge Verknüpfung mit Kundenaufträgen, Lieferungen und Rechnungen behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Warenbewegungen – sowohl im Wert als auch in der Stückzahl pro Produkt.

Voraussetzungen für die Arbeit mit der Beschaffung

Bevor Sie mit dem Modul Beschaffung arbeiten, sollten in den Stammdaten folgende Informationen hinterlegt sein:

Produkte
Lieferanten
Lieferbedingungen
Zahlungsbedingungen

Wenn Sie von einem Fremdsystem zu Scopevisio wechseln, können Sie Ihre vorhandenen Stammdaten einfach importieren. Dadurch lässt sich Ihr bestehendes System nahtlos in Scopevisio überführen.

Hinweise:

Insgesamt ist auf Datensparsamkeit bei der Produktanlage zu achten und nach Möglichkeit eine konsistente Benennung der Produkte zu etablieren, um die mehrfache Anlage von Produkten zu vermeiden.
Um Im Ablauf stets den Überblick behalten zu können, muss in der Bearbeitung der Aufträge zu Lieferungen und Rechnungen bei der Zahlungsart Vorkasse die Rechnungsart Anzahlung genutzt werden.

Allgemeine Themen:

Themen:

Prozessmodell der Beschaffung

Zum Einstieg bietet Scopevisio ein Prozessmodell, das den gesamten Ablauf der Beschaffung veranschaulicht – von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung.
Im Anschluss werden die einzelnen Funktionen und Prozessschritte detailliert beschrieben.

Die Beschaffung ist vollständig in die Abläufe der Scopevisio ERP-Software integriert. Der Fokus liegt dabei auf der Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten und der Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette.

Scopevisio unterstützt den arbeitsteiligen Ansatz und schafft damit die Grundlage für eine schnellere und effizientere Prozessabwicklung. Das zugrunde liegende Prozessmodell zeigt, in welcher Reihenfolge die einzelnen Schritte innerhalb des Unternehmens sicher und transparent ablaufen.

Sie können in Scopevisio sowohl den gesamten Beschaffungsprozess als auch einzelne Teilprozesse abbilden:

Gesamtprozessabbildung: Wenn Sie den vollständigen Beschaffungsprozess in Scopevisio darstellen, erzielen Sie die höchste Automatisierung und Effizienzsteigerung.
Teilprozessabbildung: Wenn Sie nur einzelne Prozessabschnitte abbilden, bietet Scopevisio die volle Flexibilität, um an beliebiger Stelle in den Prozess einzusteigen oder andere Systeme zu integrieren.

Im Folgenden werden die Teilprozesse und das Gesamtprozessmodell im Detail erläutert.

Integrierter Ansatz

Sie erfassen Ihre Kunden-Aufträge (oder überführen diese aus Angeboten) und diese werden mit dem Befehl Speichern direkt in die Auftragssteuerung übergeben oder Sie nutzen die Scopevisio Bedarfsanforderung oder “Interne Anforderung” und erhalten aus der internen Organisation freigegebene Anforderungen.

In der Auftragssteuerung ermitteln wir Unterdeckung von Produkten und damit die Berechnung eines Bestellvorschlages auf zwei Arten:

Klassischer Ansatz

Meldebestand und Maximalbestand, den wir auf einem einzelnen Produkt und auf einem einzelnen Standort, Lager oder Lagerplatz führen können.

Neuer Ansatz

Aus Aufträgen (interne Anforderungen und Kundenaufträgen) summiert sich die Unterdeckung an Produkten, den wir aus Lagerbestand und oder eingehenden Bestellungen noch nicht decken können. Zum Beispiel: Wir haben 100 Stück eines Produkts im Auftrag, aber nur 40 Stück am Lager, d.h. wir haben eine Unterdeckung um alle Aufträge zu erfüllen von 60 Stück. Diese Unterdeckung erscheint im Bestellvorschlag. Der Bestellvorschlag berechnet alle Mengen aller Produkte, die nicht aktuell lagernd und verfügbar oder bereits beim Lieferanten bestellt sind. So stellen wir immer sicher, dass Sie alle Ihre Aufträge erfüllen können und alle benötigen Waren beschafft werden. Dies kann auch dazu beitragen, einen über Melde- und Maximalbestand gesteuerten Lagerbestand zu senken und somit Kosten zu senken. Diese Systematik funktioniert dynamisch, demnach werden zu meinem Beispiel oben: 100 Stück im Auftrag, 40 am Lager, und 10 bereits bestellt, dann ist der Bestellvorschlag hier zur Deckung aller bekannten Mengen und Produkte: 50 Stück.

Um diesem Ansatz zu folgen, bedarf es keinem Eintrag als Meldebestand und Maximalbestand und somit minimalem Pflegeaufwand.

Sie können beide Ansätze kombinieren: also kann ein Meldebestand einen Bestellvorschlag auslösen und zudem die Mengen in Aufträgen mit berücksichtigen.

Für jede Unterdeckung wird ein Bestellvorschlag ausgeführt, der uns in die Lage versetzt, alle aktuell offenen Aufträge zu erfüllen.

Auftrag aus Lagerbestand erfüllbar	Auftrag aus Lagerbestand nicht erfüllbar
Wir listen alle Aufträge auf, die aus Lagerbestand aktuell erfüllbar sind, schreiben eine Reservierung und übergeben einen Liefertermin.	Bestellvorschlag wird generiert für Aufträge minus Bestand, d.h. für die Unterdeckung. Der Nutzer hat viel Freiheit, die berechnete Menge und den aus den Stammdaten gezogenen Preis zu modiﬁzieren und Produkte hinzuzufügen.
Wir starten die Kommissionierung für Aufträge, die erfüllt werden können.	Das Ergebnis wird in die Bestellung überführt. Damit dokumentieren wir den Kaufvertrag mit dem Lieferanten.
Die anstehende, kommissionierte Lieferung geben wir aus in einen Lieferschein.	Gegen die Bestellung lassen wir einen Wareneingang laufen, sobald die Lieferung eintrifft.
Wir generieren eine Rechnung, automatisch vorkontiert, in die Finanzbuchhaltung übergeben wird.	Alle gebuchten Lieferungen fließen direkt in den Bestand ein. Die Auftragssteuerung verteilt Bestand stets auf alle vorliegenden Aufträge, immer nach dem gleichen Prinzip.
	Wir haben die Information, welches Produkt zu welchem Preis in welcher Menge beim Lieferanten bestellt und geliefert wird, d.h. wissen daraus bereits im Voraus, welche Informationen auf der Rechnung stehen werden. Deshalb muss die Rechnung nicht mehr in den Freigabeprozess laufen. Das System übernimmt die sachliche Prüfung. Simplify your daily business.
	Die Zahlung kann automatisiert angestoßen werden, eventuell unter Skontoausnutzung. Ebenso kann die Buchung automatisiert werden.

Der Prozessablauf

Kunden Auftrag anlegen

Ein Auftrag kann aus einem Angebot (Vertrieb Lizenz erforderlich und link zu Angebot überführen) in einen Auftrag überführt werden, oder neu angelegt werden:

Sie öﬀnen die Registerkarte Aufträge (Bereich Organisation) dies öffnet die Übersicht derAufträge

Weiter unten ﬁnden Sie einen Bereich mit verschiedenen Registerkarten; die Registerkarte Positionen ist geöﬀnet. Über die Schaltfläche Hinzufügen geben Sie Auftragspositionen ein.

Hier bestimmen Sie das Produkt und die Menge. Verkaufs-Einheiten, Preise, Steuersatz und weitere Details holt sich das System aus den Stammdaten. Sie können auch abweichende Angaben machen.

Über eine Regel setzen wir ein Wunschdatum, dies kann manuell geändert werden, zu dem der Kunde die Ware gerne hätte, oder alternativ der Termin zu dem Sie alle Elemente des Auftrages gerne am Lager bereit hätten, um das Produkt fertigen zu können, oder den Auftrag gesammelt ausliefern zu können. Das Wunschdatum dient nicht der Kommunikation an den Kunden, sondern bleibt für uns als Organisation ein Kommunikationsanker, der weiter gegeben wird. Beispielsweise haben wir 61 Aufträge im System, die in der nächsten Woche ausgeliefert werden sollen; nun erhalten wir einen neuen Auftrag, der soll in 3 Monaten ausgeliefert werden. Die Information Wunschdatum in 3 Monaten geben wir automatisch weiter an den Bestellvorschlag. Somit können wir steuern, ob wir diese Bestellung an den Lieferanten bereits heute versenden unter der Angabe des Wunschliefertermins, oder die Wiederbscahffungszeit beim Lieferanten eröffnet uns die Möglichkeit die Bestellung erst in 2 Monaten zu platzieren und damit wahrscheinlich mehrere Aufträge zu erfüllen.Dieses Datum dient in erster Linie Ihrer unternehmensinternen Kommunikation.

Auch ein Standort, über den der Auftrag ausgefertigt werden soll, kann hier angegeben werden. Im Setup mit nur einem Standort ist diese Eingabe entbehrlich. Haben Sie einen Standort zum Standard Standort qualifiziert, so wird regelmässig dieser automatisch gezogen, kann aber geändert werden.

Speichern Sie Ihre Eingaben.

Alle Angaben fliesen automatisch in die Auftragssteuerung ein.

Auftragssteuerung

Hier sehen Sie alle Kundenaufträge, die derzeit im System stehen, grün indiziert alle Aufträge, die wir heute ausliefern können, damit eine klare Aussage zu der Frage: was können wir heute ausliefern.

Die Auftragssteuerung ist das Herzstück Ihrer Beschaﬀung. Hier sehen Sie drei Abschnitte (von oben nach unten): Aufträge, Auftrags Positionen und Reservierungen.

Anhand Ihrer Bestandsdaten zeigt Ihnen das System einen Ausführbarkeitsstatus für jeden Auftrag an. Sie sehen auf den ersten Blick, daß Sie diesen Auftrag ausführen können (grün).

Ausführbare Aufträge vollständig Kommissionieren

Der grüne Haken bedeutet: Alles verfügbar, der Auftrag kann vollständig ausgeführt werden. Grün markierte Aufträge können Sie mit einem Klick auf Kommissionieren für den Versand vorbereiten. Dies können Sie auch per Massenbearbeitung tun, indem Sie mehrere Zeilen in der Tabelle Aufträge markieren und auf Kommissionieren klicken.

Ausführbare Aufträge Teilkommissionierung

Aufträge Ihrer Kunden können bei entsprechender vertraglicher Grundlage auch in Teilmengen geliefert werden. Dies bedingt auf der einen Seite höhere operative Kosten (mehrere Kommissionierungsaufträge des gleichen Auftrages und mehrere Sendungen damit im Zweifel höhere Transportkosten) die einer schnelleren Auftragserfüllung und damit einer früheren Zahlung gegenüberstehen.

Technisch erlauben wir eine Teilkommissionierung sobald Auftragspositionen voll erfüllt werden können.

Nicht unmittelbar ausführbare Aufträge

Ein rotes Signal bedeutet: Der Bestand reicht nicht aus, um den Auftrag vollständig auszuführen.

Hier rechnen wir mit einem Plandatum: zu diesem Datum kann der Auftrag ausgeführt werden, unter der Voraussetzung, dass die Bestellung zeitnah beim Lieferanten aufgegeben wird und die Lieferzeit auf dem Produkt entspricht der tatsächlichen Lieferzeit beim Lieferanten.

Mit der Übersicht schaffen wir zum einen ein klares Bild welche Aufträge bereits geliefert werden können, sprich welche Aufträge dann in Kürze von Ihren Kunden auch bezahlt werden und zum anderen welche aktuell nicht ausgeliefert werden.

Durch die Signale orange ausgewiesen sind Aufträge oder Auftragszeilen, bei der mehr als eine Zuordnung der Ware möglich ist. Über eine Änderung der Priorität: grundsätzlich laufen alle Aufträge mit der gleichen Priorität 1 ein, eine Änderung für den Auftrag, den Sie gerne vorziehen wollen auf 2 ändern die Reservierungslogik und sorgt für eine Rangänderung. Die Bestellvorschläge sind in der Menge der zu bestellenden Produkte davon nicht betroffen.

Für diese Aufträge rechnen wir einen Bestellvorschlag, damit sie so schnell wie möglich ausgeführt werden können.

Bestellvorschläge

Übersicht der Bestellvorschläge:

Im Beispiel wurden für sieben Lieferanten Bestellvorschläge gerechnet.

Damit für die Bearbeitenden sofort klar ist, was sie als Erstes bearbeiten müssen, wird pro Lieferanten die Anzahl Produkte und der Nettobetrag angegeben, hier können Filter gesetzt werden oder Reihenfolgen gesetzt werden über die entsprechende Kopfzeile.

Ein Bestellvorschlag wurde aufgrund des Reservierungsstatus erstellt:

Reservierungsstatus

Der zugehörige Auftrag mit der zu bestellenden Menge, die aus dem Bestand aktuell nicht erfüllt wird, wird unter Reservierungen angezeigt. Wir weisen die Mengen aus, die im obigen Beispiel aus Auftrag AU-23-60 noch fehlen, sprich nicht in ausreichender Anzahl im Lager oder eingehenden Bestellung reserviert werden kann.

Wichtig: Scopevisio errechnet im Bestellvorschlag immer die Menge, die bestellt werden muss, daher findet sich in den Reservierung nicht die Auftragsmenge, sondern die Menge aus der Kalkulation: Auftragsmenge-verfügbarer Lagerbestand=Bestellmenge

Dies gilt für alle Produkte und Mengen, die in Aufträgen reserviert sind und sich zu einer Menge summieren.

Auch in der Sicht der Reservierungen macht es Sinn die generelle Filteroption der gelb unterlegten Kopfzeile zu nutzen und nach Wunschtermin und Produktnummer zu filtern, um die optimale Menge für die aktuelle Bestellung unter der Berücksichtigung der Wiederbeschaffungszeit zu kalkulieren.

Hier kann es sinnreich sein, nur einen Teil der Vorschlagsmenge zu bestellen, wenn der Wunschtermin weiter in der Zukunft liegt als die Lieferzeit des Lieferanten.

Die Logik der allgemeinen Bestellvorschläge ermöglicht es Ihnen nicht mehr detailliert auf den Auftrag und den Lagerbestand eines einzelnen Produktes schauen zu müssen, das übernimmt Scopevisio Beschaﬀung für Sie automatisch. Im Abschnitt Produktlieferanten sehen Sie, welche Produkte einen Eintrag in der Produkt- Lieferanten Tabelle tragen, sprich welche Produkte einen aktuellen Eintrag zu einer Bezugsquelle führen. Wir weisen auf Bestellvorschlag und Bestellung die Produkt Lieferanten Einträge aus den Stammdaten aus, damit Sie in dem Moment in dem Sie sich mit der Bestellung beim Lieferanten befassen, Ihre Bestellung um einzelne Produkte schnell und einfach ergänzen können, ohne Suche nach Optionen in der Übersicht der Produktdaten. Zudem lassen sich hier die Daten gleich erweitern, bearbeiten oder übernehmen.

Der Bestellvorschlag ist in Menge und Produkt zu prüfen und wird mit dem Befehl In Bestellung überführen in eine formelle Bestellung überführt.

Mit Klick auf Versenden schicken Sie die Bestellung an den Lieferanten. Dies erfolgt an die am Lieferanten hinterlegten Mail Adresse für den Versand von Bestellungen (Beschaffung).

Wichtig: Scopevisio errechnet Ihnen automatisch einen Bestellvorschlag, auf Basis aller aktuell vorliegenden Informationen, sendet aber nicht automatisiert Bestellungen. Hier prüfen Sie bitte, welche Investitionen Sie zu welchem Zeitpunkt tätigen möchten.

Die Vorgangsleiste mit dem Prozessmodell hilft die Abfolge nachhaltig zu steuern.

Entlang der dargestellten Vorgangsleiste der Prozess gesteuert, die Formulare:

Bestellvorschlag
Bestellanfrage
Bestellung
Wareneingang

sind in dieser Leiste entsprechende gegliedert und können per Mouse over in Anzahl der Dokumente und Wert dargestellt werden.

Von einem Formular ins nächst folgende kann über den Befehl im einzelnen Formular: überführen in (Button unten rechts neben dem Speichern Button) ausgesteuert werden dass alle Informationen aus dem vorherigen Schritt übernommen werden, es ist keine erneute Eingabe mehr nötig.

Die Übersichten im Einzelnen:

In der Übersicht der Bestellungen sehen Sie alle Bestellungen. Diese können im nächsten Schritt in Lieferung überführt werden.

Bestellungen können analog allen Übersichten in Scopevisio mit einem Schnellfilter versehen werden und als individuelle Arbeitsliste hinterlegt werden. Die Wareneingänge können sie dann mit den Eingangsrechnungen zuordnen im Rechnungseingangsbuch (link).

Übersicht über den gesamten Lagerbestand

Sie öﬀnen die Detailseite zu einem Produkt, wählen den Reiter Bestand, und sehen den Gesamtbestand über den angegebenen Zeitraum, in diesem Beispiel: 20 Tage.

Über den Aufruf Bestandsübersicht erhalten sie die Sicht auf alle Produkte, die Bestände führen. Hier werden die einzelnen Sichten aus den Produkten zusammengeführt zum aktuellen Lagerbestand.

Begriffssammlung

Beschaffung

Begriff	Deﬁnition
Auftrag	die Bestellung eines Kunden an uns, führen wir intern als einen Auftrag, Auftrag ist ein rechtlich bindendes Dokument, das einen Kaufvertrag dokumentiert.
Bestellung	geht an unseren Lieferanten und bestimmt, welches Produkt in welcher Menge zu welchem Preis von diesem Lieferanten geliefert und berechnet werden soll. Rechtlich bindendes Dokument, das einen Kaufvertrag dokumentiert
Auftragssteuerung	Planungslauf der Reservierung nach FIFO, Wunschlieferdatum, Ausführung und Bestätigung durch den Befehl 'Kommissionierung'. Alle Aufträge werden entsprechend ihrem Wunschdatum und der Erstellungsreihenfolge gereiht, Lagerbestand und Ware im Zulauf vom Lieferanten reserviert und ein entsprechender Liefertermin gerechnet. Dieser wird in späteren Versionen in den Auftrag übertragen werden.
Auftragssteuerung	Auswahl von Auftrags Positionen, markiert Produkte in der Reservierungssicht (Tabelle darunter) um den Eﬀekt einer Umverteilung über Priorisierung abschätzen zu können und damit zu erkennen, welche Aufträge zurückgestellt werden
Meldebestand	Bestand, der bei Unterschreitung einen Bestellvorschlag auslöst. Wenn der Bestand auf dem Lagerort diesen Wert erreicht, wird ein Bestellvorschlag erstellt, der die Menge bis zum Maximalbestand auﬀüllt.
Maximalbestand	Bestand, der maximal von diesem Produkt bevorratet werden soll. Maximalbestand minus Meldebestand ist die Menge und Wert, die regelmäßig bestellt werden wird. Der Maximalbestand wird pro Bestellung nicht überschritten, kann aber bei entsprechendem Bedarf aus Aufträgen die nach wie vor unterdeckt sind, überschritten werden. Hinweis erfolgt dann, dass der Maximalbestand zu prüfen sei. Diese Systematik kann über die Einstellungen global zugelassen oder eingeschränkt werden.
Verfügbare Menge	Menge des Produktes die nach Abzug der aktuell vorliegenden Reservierungen aus Aufträgen sofort zum Versand verfügbar ist.
Lagerort/Standort	Standort wird durch eine Postadresse beschrieben, ein Standort kann mehrere Lager haben, für die einzelne Bestandsgrenzen hinterlegt werden können. Ein Unternehmen kann mehrere Standorte haben. Ein Routing zwischen den Standorten wird aktuell prozessual nicht unterstützt.
Lager	Benennung des Lagers: Kühllager/Holzlager/Gefahrgutlager, Lager 1, 2, 3
Lagerplatz	Unterste Ebene des Lagers oder Standortes, Information kann dem Produkt hinterlegt werden, so dass das Produkt hinterlegt werden kann. Lagerplatz wird bei Lieferung mit angezeigt und ausgegeben bei Kommissionierung. Feste Lagerplätze pro Produkt schaffen Ordnung und Geschwindigkeit in der Kommissionierung.
Regalgang	Bereich im Lager, der der Orientierung dient, auf dem Weg zum Lagerplatz.
Regalfeld	Bereich im Lager, der der Orientierung dient, auf dem Weg zum Lagerplatz.
Mein Lagerhaus	Hauptlager, werden keine unterschiedlichen Lager benötigt, so kann alles auf dieses eine Hauptlager laufen. Kann umbenannt werden.
Teilkomissionierung	Erweitert, um Teil-Mengen des Auftrages zu kommissionieren, hier als gesamte Position. Diese kann damit an Lieferung und Rechnung zu übergeben werden.

Einheiten	Berechnung für Waren vollständig implementiert, so dass ein 6Pack im Kasten oder der Palette eingekauft, als solches verkauft, und als Flasche verkauft; werden kann.
Untereinheit	unter der Basiseinheit mittels Faktors bestimmbare Einheit die 1 Level unter der Basiseinheit sein darf, daher Untereinheit.
Verkaufseinheit	Einheit, die für den Verkauf von der Basiseinheit abweichen kann.
Einkaufseinheit	Einheit, die für den Einkauf von der Basiseinheit abweicht und mittels Faktors in Basiseinheiten rechenbar wäre. Beispiel ich kaufe eine Palette mit Cola-Flaschen, 20 Stück in einem Kasten, 20 Kästen auf der Palette, Ist die Einkaufseinheit Palette, Basiseinheit Kasten oder Flasche, Verkaufseinheit Kasten oder Flasche.
	Einheiten helfen Produkte entsprechend zu bevorraten, ohne dass ein Vorliegen unterschiedlicher Gebinde die Anlage, Verwaltung und Bevorratung einzelner Produkte notwendig machen würde, die dann immer neu bebucht und umgebucht werden müssen.
Bestellvorschlag	Bestellvorschlag errechnet auf Basis aller vorliegenden Informationen: Menge im Auftrag, Menge im Lager/Standort, Menge in Bestellung, Menge als Meldebestand hinterlegt: die Menge, die bestellt werden müsste, aufgrund der hinterlegten Informationen. Dazu finden sich unter dem Reiter Reservierung die Mengen aus den Aufträgen, deren Reservierung ins Leere läuft; und demnach bestellt werden muss. Bei Bestand unter Meldebestand wird dieser bis zum Maximalbestand aufgefüllt. Reservierungen spielen erst dann eine Rolle, wenn diese den Maximalbestand überschreiten würden. Wir erwarten, dass der User diese Mengen prüft und ggf. in der Spalte Liefermenge anpasst, sofern seine Erfahrung oder andere Erkenntnisse dies erfordern. Für maximale Freiheit und Schnelligkeit erlauben wir an dieser Stelle auch den Eingriff in den Preis für diese eine Bestellung, ohne die Stammdaten anzupassen. Die Übersicht der Produkte, die diesem Lieferanten zugeordnet sind, finden sich in der rechten Bildhälfte. So ermöglichen wir zu dem Zeitpunkt der Beschäftigung mit dem Bedarf auf diesem Lieferanten, auch andere Produkte dem Bestellvorschlag hinzuzufügen, um Arbeitsschritte zu sparen und den Bestellvorschlag gesammelt in eine Bestellung zu überführen und an den Lieferanten zu versenden. Eine davon abweichende Vorgehensweise: Bestellvorschlag in Bestellung überführen, Bestellung noch einmal editieren und weitere Produkte hinzuzufügen ist trotzdem möglich.
Bestellung	Bestellung zählt zu den 3 wichtigsten Dokumenten in der Organisation. Die Bestellung dokumentiert den Kaufvertrag, der an den Lieferanten übermittelt wird. Zu dieser Bestellung fertigt der Lieferant im Normalfalle eine Auftragsbestätigung aus, die vom User geprüft werden muss. Abweichungen zur übermittelten Bestellung müssen bei Akzeptanz in der Bestellung entsprechend geändert werden. Sollte von den ursprünglich 1000 Stück bestellten, der Lieferant nur 300 bestätigen, so erhalten wir einen weiteren Bestellvorschlag bei entsprechender Bedarfssituation, sprich Unterdeckung aus Aufträgen oder Unterschreitung des Meldebestandes. Bestellung kann in unterschiedlichen Status geführt werden, diese aktualisieren sich bei entsprechenden Aktionen. Teillieferungen zu Bestellmengen weisen entsprechend eine Restmenge auf der Bestellung mit aus.
Lieferung eingehend/Wareneingang	Erfassung der Ware gemäß physischer Prüfung zu einer Bestellung nach der Methode, von der Bestellung zur Ware und von der Ware zur Bestellung. Das Dokument Lieferschein dient als Referenzeingabe für die vollautomatische Verarbeitung der Rechnung des Lieferanten, stellt somit eine Pfichtangabe dar, deren korrekte Eingabe an dieser Stelle alle nachfolgenden Prozesse beschleunigt. Buchungsdatum des Wareneinganges muss eingegeben werden. Hier ist zu berücksichtigen, wann die Ware in Ihrem Verfügungsbereich eingetroffen ist.
Rechnung eingehend	Mit Dokumenten-Scan des Rechnung-pdf des Lieferanten wird der Lieferant erkannt, an Merkmalen wie Name, Adresse und UST ID Nummer identifiziert und dem Stammkontakt zugewiesen. Die Lieferscheinnummer wird aus dem Dokument ausgelesen und kann mit der gebuchten Lieferung verknüpft werden. So stellen wir sicher, dass wir sachlich prüfen können und die Zuordnung zu Lieferungen so klar und schnell wie möglich erfolgen kann.
Warengruppen	Mit Warengruppen können mehrere Produkte zusammenfassen gefasst werden. Damit werden alle in der Warengruppe Merkmale auf alle Produkte der zugeordneten Warengruppe vererbt werden und können dann auf der unteren Ebene weiter verfeinert werden und mit einem individualen Eintrag überschrieben werden. Trotzdem bleiben die Werte aus der Warengruppe sichtbar, aber nicht wirksam, da der Individualeintrag Vorrang erhält. Warengruppen helfen die Produktanlage zu beschleunigen, um neue Produkte mit identischen Merkmalen anzureichern, ohne diese jeweils neu einzugeben.
Wareneingang	Buchung der Lieferung der Ware erfolgt auf eine an den Lieferanten versandte Bestellung. Von der Bestellung aus wird die Ware, die eingetroffen ist, entsprechend gebucht. Als Referenz dient das Feld Belegnummer, hier ist die Nummer des Lieferscheins des Lieferanten einzutragen, damit die sachliche Prüfung über das Rechnungseingangsbuch (Rebu) erfolgen kann. Einzelne Positionen aus der Bestellung können bebucht werden oder die gesamte Bestellung kann als Lieferung gebucht werden. Damit wird der Lagerbestand entsprechend erhöht, der Datensatz: Produkt bestellt zu Preis bei Lieferanten, davon aktuell geliefert, kann mit der Rechnung abgeglichen werden.
Stückliste	Stücklisten können in mehreren Ausprägungen erstellt werden und können zum einen darstellen aus welchen Einzelteilen zu welchen Kosten ein Verkaufsprodukt besteht. Stücklisten können Unterstücklisten haben und somit Sequenzen in der Zusammensetzung von einzelnen Produkten darstellen.
Bestandspreis	Kalkulierter Einzelpreis, zu dem eine einzelne Basiseinheit bezogen wurde. Die Art der Berechnung richtet sich nach der Bewertungsmethode (Durchschnitt, Fifo, LiFo) für das Produkt/Warengruppe. Die Berechnung folgt ab der ersten gebuchten Warenlieferung. Bestandspreise für ein Produkt mit Stückliste werden aus den einzelnen Komponenten und Bestandteilen summiert zu einem Bestandspreis des Zielartikels
Bewertungsmethode	Bestandspreis kann nach unterschiedlichen Methoden bewertet werden: Gleitender Durchschnitt, Fifo, Lifo. Eine für Sie gültige Bewertungsmethode kann pro Warengruppe oder für alle Warengruppen gültig gesetzt werden.
Basiseinheit	Basiseinheit eines Produktes ist regulär die in Ihrem Unternehmen gebräuchlichste Einheit eines Produktes. Meißt werden wir als Einheit Stück hinterlegen. Dieser Eintrag ist nicht änderbar, da er mit der Berechnung des Bestandspreises, sprich des Preises zu dem ein Produkt mit seinem Bestand in Menge bewertet wird, verknüpft ist. Basiseinheit ist oft die kleinste Einheit in der verkauft werden soll, kann aber auch verbraucht werden in einer kleineren zu bestimmenden Untereinheit. Siehe auch Einheiten.