Erfasser versus Prüfer im Rechnungseingangsbuch
Wir unterscheiden zwischen der Funktion des Erfassers und des Prüfers. Diese Trennung ist nicht strikt und es gibt öfters Überschneidungen. Eine entsprechende Rechtevergabe unterscheidet die Rollen, im folgenden betrachten wir typische Aufgaben im Rahmen beider Rollen.
Der Erfasser
Zunächst muss eine generelle Verantwortlichkeit für das Rechnungseingangsbuch festgelegt werden. Diese kann bei einer verantwortlichen Person, Stelle oder Abteilung liegen. In Scopevisio sprechen wir hier vom Erfasser. Ihm obliegt die Vorprüfung. Exemplarische Tätigkeiten sind:
Arbeitet in der Desktop-Variante unterstützt durch Arbeitslisten
Erhält Übersicht über alle Eingangsrechnungen
Kann Belege komplett entfernen oder ausblenden
Erhält Informationen über den Bearbeitungsstand jeder Rechnung
Kann im Desktop-Client Belegbild und Datenfelder gemeinsam darstellen und Daten aus dem PDF übernehmen
Sofortanlage eines neuen Lieferanten mit qualifizierten Adressdaten (Crefo-Anbindung)
Kann manuell Freigabeprozesse zuweisen
Kann Prüfer per Mail mit Direktlink erinnern
Erlaubt administrative Tätigkeiten wie das Definieren von Regeln und Freigabeprozessen
Die Prüfer
Die Hauptprüfung obliegt den Prüfern. Diese sind gemäß des ausgewählten Freigabeprozesses für die sachliche Prüfung und die anschließende Zahlungsfreigabe zuständig.
Arbeitet oft in der 2GO-Variante, kann (lizenzabhängig) auch den Desktop-Client nutzen
Fokussierte Sicht auf die durch ihn zu prüfenden Rechnungen
Kann Belege für den nächsten Prüfungsschritt freigeben, ablehnen oder Rückfragen stellen
E-Mail Benachrichtigung bei neuem zu prüfenden Beleg
Über opt. Mehrfachfreigabe: Massenfreigabe, -prüfung
Kann ergänzende Dokumente hochladen
Kann alle Daten des Belegs ergänzen oder ändern
Kann zur Angabe von Kostendimensionen (Kostenstelle) verpflichtet werden.
Rechteverwaltung für das Rebu
Der Administrator hat sicherzustellen, dass die ausgewählten Verantwortlichen die notwendigen Rechten und Profile als Erfasser oder Prüfer zugeteilt bekommen.
Um die Rechte für das Rechnungseingangsbuch zu finden, wählen Sie ein Profil der Anwendung Finanzen aus.
Gehen Sie auf Organisation > Administration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Nutzer verwalten.Dort markieren Sie ein passendes Rechteprofil (z. B. Finanzen – alle Rechte) und duplizieren es.
Benennen Sie dieses neue Rechteprofil im blau unterlegten Feld z.B. in „Finanzen – Rebu Erfasser“ um.
Deaktivieren Sie nun im duplizierten Profil zuerst alle Rechte in den beiden Spalten „Anzeigen“ und „Bearbeiten“ und filtern auf „Rechnungseingangsbuch“ und setzen die Rechte und speichern.
Rechte für die Erfasser-Rolle
Die Rechte für den Erfasser müssen auf jeden Fall Rechnungseingangsbuch beinhalten.
Optional können Sie das Recht Rechnungseingangsbuch (Mehrfachfreigabe) vergeben.
Rechte für die Prüferrolle
Das Profil für die Prüfer (sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe) legen Sie analog an.
Benennen Sie es und setzen Sie das Recht Rechnungseingangsbuch (Prüfung/Freigabe) und bei Bedarf auch Rechnungseingangsbuch (Mehrfachfreigabe).
Jeder der Beteiligten im Freigabeprozess für Eingangsrechnungen hat seinen eigenen virtuellen Arbeitsplatz. Dieser ist durch die entsprechende Rechtevergabe individuell auf seine Rolle im Freigabeprozess zugeschnitten.