Was ist das Rechnungseingangsbuch?

Das Rechnungseingangsbuch (Rebu) ist das zentrale Modul in Scopevisio zur digitalen Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen. Es bildet den gesamten Rechnungseingangsprozess – vom Eingang (Import) bis zur Buchungsübergabe – digital und revisionssicher ab.

Das Rechnungseingangsbuch ist auch ohne vollständige ERP-Nutzung einsetzbar. Für Basisfunktionen wie Navigation, Belegansicht und Benutzeroberfläche gelten die allgemeinen Scopevisio-Grundlagen:

Kernfunktionen im Überblick

Transparenz und Kontrolle

Die Übersicht zeigt jederzeit alle umlaufenden Eingangsrechnungen mit aktuellem Prüfungsstatus, Fälligkeit und zuständigem Prüfer.
Terminüberschreitungen und verpasste Skontofristen werden so vermieden.
Alle Prozessschritte, Kommentare und Dokumente werden lückenlos protokolliert.

Automatische Belegerkennung

OCR-Volltexterkennung liest Rechnungsdaten automatisch aus.
Das System erkennt und verarbeitet ZUGFeRD- und XRechnung-Belege (elektronische Rechnungsformate gemäß EU-Norm EN 16931).

Importwege

Eingangsrechnungen lassen sich auf mehreren Wegen ins System bringen:

Manueller Upload (Einzeldatei per drag & drop oder Stapel per Belegimport)
E-Mail-Eingang an eine dedizierte Adresse (E-Mail Adressen der Gesellschaft)
Überwachter Ordner (Folder-Watching)
Drittanbieter-Integration: invoicefetcher, pliant
Mobile App (iOS/Android) für den Upload unterwegs

Prüfung und Freigabe

In der Bearbeitung zeigt die Simultanansicht den Beleg und die Datenfelder nebeneinander – ohne Seitenwechsel.
Freigabeprozesse sind mehrstufig konfigurierbar.
Prüfer werden zugewiesen nach: Person, Funktion im Projekt oder Organigrammstelle.
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen informieren Prüfer, sobald eine Rechnung zur Bearbeitung vorliegt – inklusive Rechnungsnummer und Lieferant.
Mehr Details: Benachrichtigungen im Rebu

Regelwerk und Automatisierung

Das Rechnungseingangsbuch bietet ein frei definierbares Regelwerk für:

Automatische Zuweisung des Freigabeprozesses (z. B. nach Lieferant oder Betragshöhe)
Vorkontierung (Sachkonten, Kostenstellen, Buchungstexte)
Automatische Freigabe bei Unterschreitung definierter Betragsgrenzen

Archivierung und GoBD-Konformität

Alle erfassten Belege können im Zusammenspiel mit Teamwork DMS revisionssicher archiviert werden. Das Rebu unterstützt damit die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
Das Rechnungseingangsbuch dokumentiert nachvollziehbar Prüfungsereignisse (Audit Trail).