Einstellungen Beschaffung

In der Verwaltung der Stammdaten oder über die zentralen Einstellungen im Menüband ganz links, führen wir alle aktuell diese möglichen Einstellungen:

Hier der vollständige Block mit Nummerierung und Überschriften:

Bitte nutzen Sie zum Setzen der passenden Einstellungen auch unsere Experten, um für Sie die passende Einstellung zu finden.

Im Einzelnen gehen wir auf die folgenden Einstellungen ein:

1. Produktlieferanten beim Import von Bestellungen

Diese Einstellung bestimmt das Verhalten und den Prozess im Falle des Importes von Bestellungen über csv oder elektronische Datenformate und API. So können wir den Prozess beschleunigen indem wir die Informationen zu Produktlieferanten, sprich welches Produkt erhalten wir aktuell von welchem Lieferanten zu welchem Preis, unter welcher GTIN/EAN oder Produktnummer des Lieferanten. Mit der Einstellung: Erzeugen, aktualisieren halten wir unsere Stammdaten synchron zu denen des Lieferanten und gewinnen im Prozess des Importes zusätzliche Performance, da ein einmalig zugeordnetes Produkt diese Zuordnung bestehen bleibt und bei weiteren Informationen an Datenqualität gewinnt und somit nicht in mehreren Bestellungen zugeordnet werden muss.

2. Negative Mengen beim Import

Diese Einstellung bestimmt das Verhalten und den Prozess im Falle des Importes von Bestellungen über csv oder elektronische Datenformate und API. Wie soll mit negativen Mengen umgegangen werden: sollen diese übernommen oder ignoriert werden. Weist der Lieferant im übermittelten Dokument selbst eine negative Menge aus — etwa bei einer Retoure im EDI-Format — kann das den manuellen Schritt ersetzen, einen Wareneingang nachträglich in eine Retoure zu überführen.

3. Striktheit beim Import

Diese Einstellung bestimmt das Verhalten und den Prozess im Falle des Importes von Bestellungen über csv oder elektronische Datenformate und API. In der Standardeinstellung wird eine vollständig konsistente Datenhaltung gefordert: alle Positionsdaten einer Bestellung oder eines Wareneingangs müssen mit den vorhandenen Stammdaten übereinstimmen; widersprüchliche Angaben führen zu einem Fehler. Alternativ steht ein toleranter Modus mit Regelwerk zur Verfügung: hier wird definiert, welche Kombination von Informationen ausreicht, um eine Position eindeutig zuzuordnen — auch wenn nicht alle Stammdatenfelder vollständig übereinstimmen.

4. Lieferbuchungen fordern vollen Bestellabgleich

Diese Einstellung regelt das Verhalten im Prozessschritt Wareneingang: Der Bestellabgleich des Wareneingangs bedeutet, dass ein Wareneingang mit zwingendem Bezug zu Bestellungen erfolgen muss, und damit niemals ohne Bestellung erfolgen kann. Zudem ist bei zwingendem Bestellabgleich stets die Bestellmenge vollständig abzugleichen. Damit stellt Scopevisio sicher, dass Bestellmenge, Teillieferungen, offene Restmengen auf der Bestellung und Volllieferungen transparent bleiben.

5. Produktpreise bei Lieferungen

Mit Buchung des Wareneinganges schreiben wir einen Bestandspreis entsprechend der gewählten Bewertungsmethode und der vorliegenden Stammdaten. Sollte in einer Bestellung und in dem Eintrag des Produktlieferanten keine gleichlautenden Informationen vorliegen, so regeln wir über diese Einstellung, aus welcher Quelle der Bestandspreis berechnet werden soll. Hier bieten wir 2 Optionen an: Aus den Bewegungsdaten der Bestellung, oder aus den Stammdaten der Einträge unter Produktlieferanten.

6. Lieferantenbetreuer

Sollte es einen fixen gewünschten Ansprechpartner für Ihre Lieferanten geben, über den kommuniziert und der bei Dokumenten wie Bestellung oder ähnlich referenziert werden soll, dann kann hier einer bestimmt werden, um die Kommunikation nach aussen zu zentralisieren. Wenn in Ihrem Unternehmen stets der einzelne Nutzer als Referenz geführt werden soll, so lassen Sie diesen Eintrag bitte leer.

7. Abgelaufene Bestellanfragen entfernen

Bestellanfragen, die über einen definierten Zeitraum nicht in Bestellungen überführt wurden, können automatisch entfernt werden. Tragen Sie hier die Anzahl der Tage ein, nach denen eine Bestellanfrage als abgelaufen gilt. Bei Einstellung Nein verbleiben alle Bestellanfragen unabhängig von ihrem Alter im System.

8. Leistungszeitraum verwenden

Sofern Sie mit Leistungszeiträumen arbeiten — also Leistungen, die über einen definierten Zeitraum erbracht werden — aktivieren Sie diese Einstellung. Sie ermöglicht die Erfassung eines Leistungszeitraums auf Belegpositionen und ist insbesondere relevant für periodische Dienstleistungen und deren korrekte buchhalterische Abgrenzung.

9. Auftragsstückliste

Die Auftragsstückliste ist eine technische Systematik, die für die Funktionalität der Beschaffung zentral ist. Grundsätzlich wird diese bei aktivierter Beschaffung im Zeitpunkt Speicherung des Auftrages erzeugt und führt insbesondere die Informationen:

Die Systematik der Auftragsstückliste erlaubt es uns als System Mengen, Produkte und Positionen des Auftrages im Status nachzuhalten, so kann ein Liefertermin gerechnet werden, eine Reservierung geschrieben werden und schliesslich auch der Bestellvorschlag erzeugt werden.

Diese Einstellung sollte stets auf: "Immer erzeugen" gestellt sein, sobald Beschaffung bei Ihnen zum Einsatz kommen soll.

10. Wunschtermin

Der Wunschtermin richtet sich im Gegensatz zum Liefertermin eines Auftrages nicht an Ihren Kunden, sondern vor allem an Sie als Organisation. Wunschtermin verstehen wir als den Termin, zu dem sich unsere Kunden regelmässig die Erfüllung Ihrer Aufträge wünschen und insbesondere beim Einsatz von Stücklisten zur Beschaffung von einzelnen Komponenten dient er der Absprache auf ein definiertes, klares Datum auch in der Kommunikation an Ihre Lieferanten. Nutzen Sie hier die Voreinstellung von: heute, morgen usw um mit geringer Datenpflege einen Großteil der Aufträge auf das richtige Datum voreinzustellen. Auf Auftragsebene kann das Datum jeweils noch angepasst werden. Der Wunschtermin wird in der gesamten Kommunikation stets mit angegeben, so dass wir uns insgesamt bemühen das Wunschdatum zu erfüllen.

11. Aktualisierung von Stücklisten

Stücklisten eines definierten Produktes können allgemeinen, dynamischen oder spezifischen Änderungen unterliegen. Wie sich diese Änderung auswirken soll, wird in dieser Einstellung geregelt. Ausgehend von einem definierten Produkt mit vollständiger Stückliste kann es notwendig werden, eine einzelne Position anzupassen (weil ein Produkt nicht lieferbar, einen Nachfolger erhalten hat oder weil ein anderes besser passt) oder zu erweitern, weil weitere Elemente zur Fertigstellung der Stückliste benötigt wurden, die vorher nicht bekannt waren. Mit dieser Änderung können wir unterschiedlich umgehen: die Automatik bietet hier die Möglichkeit alle Aufträge entsprechend zu aktualisieren, während die Einstellung: nur Preise aktualisieren, das andere Extrem darstellt, und somit möglich macht auf der gleichen Stückliste Produkte in unterschiedlichen Zusammensetzungen darzustellen.

12. Manuelle Bearbeitung der Auftragsstücklisten erlauben

Auftragsstücklisten werden systemseitig automatisch erzeugt und gepflegt. Mit dieser Einstellung erlauben Sie zusätzlich manuelle Eingriffe in die Auftragsstückliste — etwa um einzelne Positionen anzupassen, die vom Standard abweichen. Aktivieren Sie diese Einstellung nur, wenn Ihre Prozesse solche Abweichungen regelmäßig erfordern, da manuelle Änderungen die Nachvollziehbarkeit der automatischen Logik einschränken können.

13. Bei der Ausführung der Auftragssteuerung

Diese Einstellung regelt den Umgang mit den Einträgen zu Maximalbeständen. Es kann sein, dass in Aufträgen die Mengen eines Produktes über dem festgelegten Maximalbestand liegen. Die Regelung welcher Eintrag hier Vorrang hat, folgt diesem Eintrag: mit Maximalgrenzen ignorieren eröffnen wir die Möglichkeit Ihren Bedarf aus Aufträgen voll zu decken, auch wenn die Maximalgrenze technisch dagegen sprechen könnte. Die Einstellung: Maximalgrenze respektieren, kürzt dem entsprechend den Bestellvorschlag in der Bedarfsmenge auf die Maximalgrenze herunter. Hier gilt es im Grunde die folgende Frage zu beantworten: sind die gesetzten Maximalgrenzen pro Produkt technischer Art (Beispiel: ich kann nur eine bestimmte Menge Milch und Butter lagern, danach geht mir der Lagerplatz aus und es verdirbt alles) dann sollten wir die Maximalgrenzen respektieren. Stehen wir nicht vor einer solchen Problematik, dann empfiehlt sich hier die Einstellung Maximalgrenzen ignorieren um schnellstmöglich alle Aufträge bedienen zu können.

14. Zukünftige Zugänge verwenden

Betrifft den Wareneingang und die entsprechende Buchung des Bestandes. Die Einstellung Nein bedeutet wir buchen mit Buchungsdatum exakt den Bestand des Wareneinganges ein und dieser wird sofort für alle Aufträge verfügbar, wir rechnen das Plandatum zur Auslieferung des Auftrages auf genau das Lieferdatum. Das kann unter Umständen zu unerwünschtem Verhalten führen, denn in der Sekunde, in der ein Wareneingang als gebucht gilt, ist die Ware noch nicht am Lagerplatz verfügbar für die Kommissionierung des Auftrages. Inhaltlich können wir diese Funktion mit einer eingehenden Lagerdurchlaufzeit gleichsetzen, so schliessen wir beispielsweise den Wareneingang ab an Tag 1, stellen die zukünftigen Zugänge auf 2 Tage und haben damit 2 Tage Zeit um die Ware an den Lagerplatz zu verräumen, das Plandatum des Auftrages wird entsprechend mitgezogen. Diese Systematik hilft Ihre Prozesse intern zu strukturieren, statt einzelner Info, wann Ware den Lagerplatz erreicht hat, die generelle Struktur über Standard Durchlaufzeiten zu regeln und eventuell eher diese mit der Zeit auf 1 Tag herunter zu bringen.

15. Bei Ausführung der Kommissionierung

An dieser Stelle können wir steuern, welche Ereignisse passieren sollen. Wir können eine Liste drucken, eine Liste per Mail versenden oder beides. Damit können wir die für Sie beste Vorgehensweise einstellen. Wir empfehlen hier bei Nutzung von Papier eine Liste zentral zu drucken. Bei Nutzung der Lagerapp, 2Go bitte einstellen: nichts weiteres tun. Diese Systematik hängt damit zusammen, dass wir mit dem Ausführen der Kommissionierung den Lagerbestand bereits abbuchen vom Lager.

16. Buchungsdatum der Kommissionierung

Das Buchungsdatum wird in den meisten Fällen heute sein, wenn wir allerdings bereits für die Zukunft eine Kommissionierung starten wollen, die erst später ausgeführt werden soll, so können wir hier einstellen, führe in x Tagen die Kommissionierung aus, die wir heute angestossen haben.

17. Teilkommissionierung mit Mengen erlauben

Grundsätzlich rechnen wir alle Plandaten, Auslieferungsmöglichkeiten etc auf den gesamten Auftrag, stellen aber dar, wenn wir einzelne Positionen vollständig ausliefern können. Diese werden kommissioniert über den Befehl Teilkommissionierung. Wenn wir uns nun wünschen in kleineren Einheiten auszuliefern, und nicht nur eine gesamte Position, sondern eine Teilmenge der Position zu kommissionieren, dann muss diese Einstellung auf ja gesetzt werden. Wir bitten hier zu bedenken, dass die Mengen einzeln zu kommissionieren ein deutlich höherer Aufwand ist (internal costs) als den gesamten Auftrag auszuliefern und ausnahmsweise eine Teilkommissionierung auszuführen.

18. Kommissionierung prüfen

Dieser Befehl übergibt die Kommissionierung an die 2Go Lagerapp und ändert damit vor allem das Buchungsverhalten — von direkter Abbuchung bei Befehl Kommissionierung zu dem Zeitpunkt, an dem die Entnahme in der App dokumentiert wird.

19. Standardtyp für Inventuren

Legt fest, welche Inventurart beim Anlegen einer neuen Inventur standardmäßig vorgeschlagen wird. Die Stichtagsinventur erfasst den Bestand zu einem definierten Stichtag — typischerweise zum Jahresabschluss. Wählen Sie hier den Typ, der Ihrem regulären Inventurprozess entspricht.

20. Berechnete Mengen ausblenden (Inventur)

Bei der Inventur schlägt das System die buchhalterisch erwarteten Mengen vor. Mit dieser Einstellung auf Ja werden diese Sollmengen ausgeblendet, sodass Ihre Mitarbeitenden den tatsächlichen Bestand ohne Beeinflussung durch den Buchwert erfassen. Dies entspricht dem Prinzip der Blindzählung und erhöht die Qualität der Inventurergebnisse.

21. Eingangsrechnung automatisch abgleichen (ReBU)

Eingehende Rechnungen können automatisch mit dem zugehörigen Wareneingang abgeglichen werden. Bei Übereinstimmung von Menge und Preis wird die Rechnung direkt dem Wareneingang zugeordnet, ohne manuellen Eingriff. Diese Einstellung reduziert den manuellen Aufwand im Rechnungseingangsprozess erheblich, setzt jedoch voraus, dass Bestelldaten, Wareneingänge und Rechnungsdaten konsistent gepflegt sind.

22. Reservierungen erzeugen für Produktarten

Wir unterscheiden in der Scopevisio 4 verschiedene Arten von Produkten: Ware, Material, Recht und Leistung. Mit dieser Einstellung erzeugen wir Reservierungen für die entsprechende Produktart, bei Produkten, die eine Basiseinheit führen. Damit erzeugen wir in der Konsequenz auch einen Bestellvorschlag. Berücksichtigen Sie dies im Zusammenhang mit den Stammdaten von Produkten: welche Produkte sollen reserviert werden, für welche Produkte soll ein Bestellvorschlag erzeugt werden und für welche Produkte soll das nicht erfolgen.

23. Bedarfsanforderungsregel anwenden

Die Bedarfsanforderungslogik ist standardmäßig inaktiv. Sie wird über diese Einstellung (Ja/Nein) aktiviert. Erst dann greift das System bei der Kommissionierung auf die konfigurierten Regeln zurück.

Über das 3-Punkte-Menü (Weitere Aktionen) in den Einstellungen Beschaffung stehen zwei Regelkonfigurationen zur Verfügung, die zusammen die automatische Umbuchung bei der Kommissionierung steuern.

23.1 Kommissionierregeln

Zugriff: Einstellungen Beschaffung → Weitere Aktionen → Regeln zur Kommissionierung bearbeiten

Kommissionierregeln legen fest, ob und unter welchen Bedingungen beim Kommissionieren eines Auftrages oder einer Bedarfsanforderung automatisch eine Umbuchung zwischen Standorten ausgelöst wird. Sie sind das Bindeglied zwischen der konfigurierten Versorgungsstruktur und der tatsächlichen Lagerbewegung.

Ohne konfigurierte Kommissionierregel erfolgt keine Umbuchung — der Bestand wird direkt am Zielstandort entnommen, sofern dieser ausreichend vorhanden ist.

23.2 Bedarfsanforderungsregeln

Zugriff: Einstellungen Beschaffung → Weitere Aktionen → Bedarfsanforderungsregeln bearbeiten

Bedarfsanforderungsregeln definieren, welcher Quellstandort welche Gruppe von Bedarfsanforderungen versorgt — und damit, von wo bei der Kommissionierung umgebucht wird.

Grundprinzip: Bedarfsanforderungen werden in Gruppen eingeteilt. Jede Gruppe hat genau einen zugeordneten Quellstandort und genau einen Zielstandort. Die Zuordnung ist 1:1 — eine Gruppe wird immer von genau einer Quelle versorgt und beliefert genau ein Ziel.

Über mehrere Gruppen lassen sich differenzierte Versorgungsstrukturen abbilden:

Gruppe Nord → Quellstandort: Lager Hamburg → Zielstandort: Filiale Kiel Gruppe Süd → Quellstandort: Lager München → Zielstandort: Filiale Augsburg

Versorgungslogik: Löst ein Auftrag oder eine Bedarfsanforderung am Zielstandort eine Kommissionierung aus, prüft das System, ob für die zugehörige Bedarfsanforderungsgruppe eine Regel mit passendem Quellstandort hinterlegt ist. Ist das der Fall, wird automatisch eine Umbuchung vom Quellstandort zum Zielstandort ausgelöst — der Bestand wird mit der Kommissionierung automatisch umgebucht. Damit wird im Zielstandort der Bestand erhöht. Damit greifen die regulären Logiken von Inventur, Aufträgen, manuellen Buchungen etc.

Einschränkungen: Pro Bedarfsanforderungsgruppe ist genau eine Quelle und ein Ziel zulässig. Ist keine Regel konfiguriert oder greift keine passende Gruppe, erfolgt keine automatische Umbuchung.

Option Ja: Die Warnung wird angezeigt Option Nein: Die Warnung wird nicht angezeigt