Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt und empfangen wird. Die Erstellung erfolgt aus strukturierten, eindeutigen Datenfeldern.
Unterstützte E-Rechnungsformate
XRechnung: Deutscher Standard für die öffentliche Verwaltung
ZUGFeRD: Hybridformat mit PDF und eingebetteten XML-Daten
Grundeinstellungen für die E-Rechnung
Viele Daten, die Sie bisher auf dem Beleglayout festgehalten haben, müssen jetzt in den korrekten Feldern von Scopevisio selbst enthalten. Aufgrund von Anforderungen der EN-16931 auch manchmal Werte, die Sie im Moment nicht für relevant halten. Zunächst die wichtigsten Gesellschaftseinstellungen:
Unter Einstellungen > Aktive Gesellschaft muss ein Kontakt als Eigene Gesellschaft zugewiesen sein. Daher kommen die Absenderdaten.
Im zugewiesenen Kontakt muss die Gesellschafts-E-Mail und die Telefonnummer gepflegt sein, ein Registereintrag (z.B. HRB) ist empfohlen.
Unter Einstellungen > Aktive Gesellschaft muss die USt-ID (empfohlen) oder die Steuernummer eingetragen sein.
Im Kontaktstammdaten des Kunden > Rolle Debitor markieren Sie im
GO Eigene Hausbanken eine eigene Bank als Standard. Diese wird dem Rechnungsempfänger als Zielbank mitgeteilt.Das Rechnungsformat für diesen Debitor bestimmen können Sie auch in der Debitorenrolle festlegen. Zur Auswahl stehen XRechnung, ZUGFeRD, PDF, e-Rechnung an den Bund (AT) oder Standard. Ist Standard gewählt, richtet sich das Rechnungsformat nach Stammdaten > Abrechnungseinstellungen.
Wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung schreiben
Unter Organisation > Stammdaten > Abrechnungseinstellungen > Belegerstellung > Standardformat für Rechnungsbelege ZUGFeRD wählen. Alternativ ist im Debitorenstamm ZUGFeRD als Rechnungsformat gewählt.
Auch unter Abrechnungseinstellungen > Belegerstellung den Dokument-Typ auf "PDF-Archiv" stellen und die Option "Transparente Seiten erlauben" auf Nein stellen.
Legen Sie eine Rechnung wie gewohnt an (speichern, ggf. festschreiben und drucken). Es wird eine PDF-Datei erzeugt, die eine XML-Datei eingebettet hat und als ZUGFeRD Datei behandelt wird.
Eine XRechnung erstellen
Unter Organisation > Stammdaten > Abrechnungseinstellungen > Belegerstellung > Standardformat für Rechnungsbelege XRechnung wählen. Alternativ ist im Debitorenstamm XRechnung als Rechnungsformat gewählt.
Legen Sie eine Rechnung wie gewohnt an und prüfen Sie folgende Felder:
Im Reiter Zahlung muss die Zahlungsart Überweisung gewählt sein.
Das Feld kann im Debitorenstamm vorbelegt werden.Das Feld Leitweg-ID muss befüllt sein. Das Feld kann durch den Debitorenstamm vorbelegt werden.
Im Reiter Dokumente können Sie zeilenweise Export XRechnung aktivieren. Das jeweilige Dokument wird dann als bitmap in die XML integriert und mitversandt.
Im Reiter E-Rechnung können Sie weitere Informationen, wie z.B. den Leistungsempfänger mitgeben. Dann können Sie speichern.
Drucken erzeugt die XML-Datei und fragt nach einem Speicherort. Je nach nach Abrechnungseinstellungen wird zusätzlich eine Beleg-PDF für die Erlösbuchung erstellt. Letzteres ist keine Rechnung!
Versenden hängt die XRechnung an eine E-Mail.
Über Markieren der Rechnung in der Abrechnungsübersicht und Exportieren als XRechnung (UBL) können Sie eine xml-Datei generieren, auch wenn XRechnung nicht das gewählte Rechnungsformat ist.
Hinweise zum Arbeiten mit E-Rechnungen
Folgende Funktionen oder Einstellungen können nicht verwendet werden
Die freien Adressfelder für den Rechnungsersteller unter
Organisation > Stammdaten > Beleglayout schnell erstellen können nicht verwendet werden.Anstatt der freien Adresse des Reiters Anschrift müssen die strukturierten Felder im Bereich Freie Adresse, E-Rechnung genutzt werden.
Der Rechnungslauf unterstützt nicht die Erstellung von XRechnungen.
Beim Drucken einer E-Rechnung werden Validierungen angewendet, die im Fehlerfall einen Druck verhindern. Sie erhalten eine Fehlermeldung mit Hinweisen, zumeist bezieht sich das Problem auf fehlende Stammdatenfelder.
Alle Informationen, die bisher klassisch im Fußbereich des Rechnungsdokuments aufgeführt werden, sollten als Stammdaten an den richtigen Stellen vorhanden, um automatisch übermittelt zu werden.