Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt und empfangen wird.
Die Erstellung erfolgt vorzugsweise aus strukturierten, eindeutigen Datenfeldern.
Unterstützte E-Rechnungsformate
XRechnung (XML): Deutscher Standard für die öffentliche Verwaltung
ZUGFeRD: Hybridformat mit PDF und eingebetteten XML-Daten
Alle Rechnungsformate unterliegen einer permanenten Weiterentwicklung. Folgende Aktualisierung sind geplant:
ZUGFeRD 2.3 / 2.4 (geplant Juni 2026)
Peppol BIS Billing 3.0
Grundeinstellungen für die E-Rechnung
Viele Daten, die Sie bisher auf dem Beleglayout festgehalten haben, müssen jetzt in den korrekten Feldern von Scopevisio selbst enthalten. Aufgrund von Anforderungen der EN-16931 auch manchmal Werte, die Sie im Moment nicht für relevant halten.
Zunächst die wichtigsten Gesellschaftseinstellungen:
Unter Einstellungen > Aktive Gesellschaft muss ein Kontakt als Eigene Gesellschaft zugewiesen sein. Daher kommen die Absenderdaten.
Im zugewiesenen Kontakt muss die Gesellschafts-E-Mail und die Telefonnummer gepflegt sein, ein Registereintrag (z.B. HRB) ist empfohlen.
Unter Einstellungen > Aktive Gesellschaft muss die USt-ID (empfohlen) oder die Steuernummer eingetragen sein.
Im Kontaktstammdaten des Kunden > Rolle Debitor markieren Sie im
GO Eigene Hausbanken eine eigene Bank als Standard.
Diese wird dem Rechnungsempfänger als Zielbank mitgeteilt.
Wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung schreiben
Unter Organisation > Stammdaten > Abrechnungseinstellungen > Belegerstellung > Rechnungs-PDF als ZUGFeRD erstellen die aktuellste Version wählen.
Auch unter Abrechnungseinstellungen > Belegerstellung den Dokument-Typ auf "PDF-Archiv" stellen und die Option "Transparente Seiten erlauben" auf Nein stellen.
Wechseln Sie in die Abrechnung und schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt.
Abrechnung anlegen, speichern, ggf. festschreiben und drucken.
Es wird eine PDF-Datei erzeugt, die eine XML-Datei eingebettet hat und als ZUGFeRD Datei behandelt wird.
Wie Sie eine XRechnung schreiben
Unter Organisation > Stammdaten > Abrechnungseinstellungen > Belegerstellung > Version der XRechnung die aktuellste Version wählen.
Kontaktstammdaten des Kunden > Rolle Debitor
Im GO Debitor Zahlungsbedingungen das Feld Rechnungsformat auf XRechnung stellen.
Optional im GO Debitor Zahlungsbedingungen das Feld Zahlungsart auf Überweisung stellen, alternativ muss das in der Rechnung im Reiter "Rechnung" erfolgen.
Optional im GO Debitor das Feld Leitweg-ID mit der Leitweg-ID des Rechnungsempfängers vorbelegen, alternativ muss das in jeder Rechnung im Feld "Leitweg-ID" erfolgen.
Abrechnung anlegen, speichern, drucken oder versenden
Einschränkungen beim Arbeiten mit E-Rechnungen
Folgende Funktionen oder Einstellungen können nicht verwendet werden
Die freien Adressfelder für den Rechnungsersteller unter
Organisation > Stammdaten > Beleglayout schnell erstellen
Die "freie Adresse" in der Rechnung im Reiter Anschrift.
Verwenden Sie stattdessen die strukturierten Felder von
"Freie Adresse, E-Rechnung".
Der Rechnungslauf unterstützt nicht die Erstellung von Dateien für XRechnungen.
Alle Informationen, die bisher klassisch im Fußbereich des Rechnungsdokuments aufgeführt werden, sollten als Stammdaten an den richtigen Stellen vorhanden, um automatisch übermittelt zu werden.