Die Anzeige der Rechnungsübersicht
Um die erstellten Ausgangsrechnungen anzuzeigen, wählen Sie über Organisation > Abrechnungen.
Die tabellarische Übersicht aller Ausgangsrechnungen lässt sich durch viele Spalten komfortabel filtern.
Die wichtigsten Filter können als Arbeitsliste gespeichert und bequem aufgerufen werden.
Eindeutige Spalten beschreiben wir nur, wenn sie in einem Prozess eine besondere Bedeutung haben:
Durch die Spalten Letzter E-Mail-Empfänger und Letzter E-Mail Zeitpunkt erfahren Sie, wann und an wen der Beleg zuletzt per Mail versandt wurde.
Über die Spalte Gebucht oder die Spalte Originale Buchungsnummer ist zu erkennen, ob die Rechnung gebucht ist.
Falls die originale Buchung in der Fibu abgeändert (storniert/korrigiert) wurde, erlaubt die Spalte Neueste Buchungsnummer durch drill-down den Sprung auf die aktuellste Buchung der Prozesskette. Eine schnelle Auskunft erhalten Sie auch über die Spalte Buchungsstatus.
Eine Auskunft darüber, ob die Rechnung bezahlt ist, liefern die Spalten Bezahlt, Offener Betrag bzw. Bezahlter Betrag. Diese Informationen speisen sich alle aus dem Auszifferungsstatus der originalen Buchung. Für den Fall einer Buchungskorrektur (s. o. -> Buchungsstatus) ist der Zahlungsstatus stattdessen in der Offenen Posten-Liste Debitoren einsehbar.
Funktionen in der Rechnungsübersicht
Unterhalb der Tabelle finden sich mehrere Funktionsbuttons.
Hinzufügen öffnet ein neues leeres Rechnungsformular.
Bearbeiten (2) öffnet die Bearbeitungsmaske der markierten Rechnung.
Entfernen (3) löscht die markierte Rechnung. War diese bereits gebucht, wird für die Finanzbuchhaltung ein Storno erzeugt.
Duplizieren (4) erstellt eine Kopie der markierten Rechnung, die sich sofort zur Bearbeitung öffnet.
Der Eintrag Massenduplizieren erstellt eine Kopie der markierten Rechnung für jeden der im folgenden Fenster ausgewählten Kontakt. Beachten Sie auch die weiteren Vorbelegungen unter Organisation > Stammdaten > Abrechnungseinstellungen.
Neuer Auftrag und Neues Angebot nutzen die Daten der Rechnung als Vorlage für ein neues, prozessual vorgelagertes Element.Der Multibutton (5) bietet verschiedene Funktionen
Über die verschiedenen Exportieren-Funktionen können Sie die markierten Objekte im jeweiligen Format abspeichern.
Exportieren mit Ersetzungen
Exportieren mit Platzhaltern
Exportieren als ZUGFeRD
Exportieren als DXSO-zip Datei
Exportieren als XRechnung (UBL)
Bei diesem Export wird einmalig eine XRechnung exportiert. Es wird - unabhängig von den Stammdaten - keine Info-Datei als Visualisierung erzeugt. Mehr dazu unter Elektronische Rechnungen.Mittels Teamwork-Upload werden die Belegdateien der markierten Rechnungen nach Teamwork übertragen. War dort bereits eine entsprechende Belegdatei vorhanden, wird diese versioniert.
Mit Fehlende Belege drucken werden Belegdateien für alle markierten Rechnungen erzeugt.
Wiederkehrende Rechnung erzeugen kopiert die Daten der markierten Rechnung in eine Dauerrechnung, die dann weiterbearbeitet werden kann.
Über Rechnung aufteilen können Positionen der markierten Rechnung in eine neue Rechnung verschoben werden. Die Rechnung, der Positionen entnommen werden, darf weder gebucht noch abgeschlossen sein.
Um mehrere Rechnungen in einen großen Beleg zu überführen, wählen Sie Rechnungen zusammenführen. Markieren Sie mehrere Rechnungen, die weder gebucht noch abgeschlossen sind. Wie beim Zusammenführen von Kontakten werden die Unterschiede der beiden Ausgangsrechnungen in einer Tabelle gegenübergestellt und können zur Übernahme ausgewählt oder (wie im Falle der Rechnungspositionen) auch addiert werden. Nach der Zusammenführung geht die als Duplikat bezeichnete Rechnung in der Originalrechnung auf.
Mit Buchen (6) wird die Buchung ausgelöst, hierbei können auch mehrere Rechnungen markiert sein.
Eine Rechnung kann nur gebucht werden, wenn vorab ein Beleg erzeugt wurde. Je nach Konfiguration muss sie auch festgeschrieben sein.
Belege für Kunden (7) ruft die Belegübersicht für den Kunden der markierten Rechnung auf.
Die Vorgangsübersicht (8 ) spiegelt textuell die Vorgangsleiste wider, falls Sie diese dauerhaft ausgeblendet haben.
Der Link Ereignisse (9) listet Änderungen an der Rechnung auf.
Über Gutschreiben (10) übernehmen Sie die Daten der Rechnung in eine Korrekturrechnung. Die originale Rechnung bleibt erhalten.