Abschliessen des Zahllaufs
Das Abschließen eines Zahllaufs, egal ob Überweisung oder Lastschrift, erfolgt über die Schaltfläche „Dateien und Buchungen erzeugen“.
Dabei werden XML-Dateien zur Übergabe an FinAPI oder zur Weitergabe an das Online-Banking erstellt.
Ob Buchungen erstellt werden, hängt davon ab, ob in den Zahlungsverkehrseinstellungen die Funktion „Zahlungslauf buchen“ aktiviert ist.
Das Buchen eines Zahllaufs
Die Buchungslogik erklärt am Beispiel einer kreditorischen Überweisung (SKR03 Kontierung)
Der offene Posten eines Kreditors soll per Zahllauf überwiesen werden.
Nach dem Abschliessen des Zahllaufs soll der Posten als bezahlt (ausgeziffert) angezeigt werden.
Im Zahllauf ist diesem Posten ein Hausbankkonto zugeordnet, das mit dem Zahlbetrag belastet wird.
Die Buchungen eines Zahllaufs erfolgt indirekt gegen das Transitkonto der verwendeten Hausbank. Dieses ist in der Hausbankverwaltung zugeordnet.
Im SKR03 ist dem Bankkonto 1200 oft das Transitkonto 1360 zugeordnet.
Die Buchung lautet in diesem Fall Kreditor an Transitkonto der jeweiligen Hausbank.
Beispiel: Zahlbetrag des Postens per 70001 an 1360.Es wird jeweils eine Zahlungsbuchung pro Posten erzeugt. Die Auszifferung auf dem Personenkonto erfolgt automatisch.
Ein Skontoabzug wird in einer separaten Buchung automatisch abgebildet und ausgeziffert.
Wenn fünf offene Posten eines Kreditors bezahlt werden, entstehen so fünf einzelne Buchungen, die jeweils gegen das Transitkonto laufen. Dadurch bleibt die Auszifferung jederzeit nachvollziehbar.
Haben Sie die Überweisungen per Sammelüberweisung / batch booking ausgeführt, werden alle Kreditorenzahlungen eines Zahllaufs zu Lasten einer Hausbank als eine Gesamtsumme abgebucht.
Diese Gesamtsumme wird über Online-Bank oder Kontoauszüge gegen das Transitkonto gebucht.
Beispiel: Belastete Summe per 1360 an 1200Die belastete Betrag ist gleich der Summe der Einzelbuchungen aus dem Zahllauf, das Transitkonto gleicht sich auf null aus.
Buchungslogik auf T-Konten Basis
Die hellen Posten zeigen den schematischen Buchungsablauf durch das Erstellen der XML-Datei.
Die dunklere Bewegung stellt die Buchung des Sammlers gegen das Transitkonto dar, das sich dadurch saldenmäßig auf null stellt
Tipps zum Zahllauf
Keine Veränderung der Zahlungsdatei nach der Erstellung
Das betrifft u.a. die Änderungen der Zahlungsempfänger (Compliance), Veränderung von Beträgen oder das Entfernen von einzelnen Zahlungen.
Bei Änderungen, die zu einer neuen Gesamtzahlsumme führen, erhalten Sie eine Differenz auf dem Transitkonto und erzeugen unnötigen Abstimmaufwand in der Buchhaltung.
Bei Änderungen sollte der Zahllauf in Scopevisio storniert und neu erstellt werden.
Hierfür kann die Funktion zum Duplizieren des Zahllaufs genutzt werden.
Der tatsächlich ausgeführte Datenbestand und Wert sollte immer mit den Daten in Scopevisio übereinstimmen.
Sammel- oder Einzelüberweisung
Um die einzelnen Überweisungen auf dem Kontoauszug zu sehen möchten, dürfen Sie kein batch booking verwenden.
In diesem Fall müssen alle Umsätze einzeln gegen das Transitkonto gebucht werden, was einen hohen manuellen Aufwand bedeutet.
In solchen Fällen kann es sinnvoller sein, auf die Erstellung der Buchungen zu verzichten und lediglich die Zahlungsdatei zu erzeugen. Scopevisio empfiehlt dieses Vorgehen nicht.
Scopevisio ermöglicht über die Rechnungsnummer (Externe Belegnummer im VWZ) dennoch eine zuverlässige Zuordnung der Bankumsätze.
Es ist unbedingt sicherzustellen, dass der Zugriff auf die Zahlläufe streng geregelt ist, um doppelte Zahlungen zu vermeiden, da bis zur Bankumsatzbuchung der Posten weiter als offen angezeigt wird..
Einen Zahllauf an die Bank übermitteln
Beim Klick auf Dateien und Buchungen erzeugen wird eine SEPA-XML-Datei erzeugt.
Sie können diese SEPA-XML exportieren und auf der Webseite Ihrer Bank importieren oder in eine dedizierte Banking-Software einlesen.
Nutzer der finAPI-Schnittstelle können die Daten direkt per finAPI an Ihre Bank übermitteln.
Fragen zum Zahllauf
Trotz Sammelüberweisung erhält ein Kreditor einzelne Überweisungen
Im einfachsten Fall ist in Kreditorenstamm das Kennzeichen Einzelüberweisung aktiviert.
Ansonsten prüfen Sie bitte, ob Hausbank, Zielbank und Zahlungsempfänger gleich sind. Nur wenn diese Werte übereinstimmen, werden die Zahlungen zusammengezogen.
Trotz aktivierter Sammelüberweisung werden nur Einzelüberweisungen ausgeführt
Das Kennzeichen batchbooking wird der SEPA-XML mitgegeben als Anweisung an Ihre Hausbank.
Bei manchen Banken kann im Online-Banking hinterlegt werden, ob batch booking genutzt wird. Diese Einstellung Ihres Geschäftsbankkontos "überschreibt" die Angabe im Zahllauf.
In seltenen Fällen unterstützen Banken das batchbooking generell nicht.
Wenn batchbooking gar nicht ausgeführt wird, sollten Sie immer zuerst Ihre Geschäftsbank kontaktieren. Die Einstellung ist oft versteckt, in selten Fällen auch gar nicht online schaltbar.