Überblick Zahllauf
Ein Zahllauf bündelt mehrere Zahlungsbewegungen vom gleichen in einem Prozess.
Es gibt Zahlläufe für Überweisung und Zahlläufen für Lastschrifteinzüge.
Alle Zahlläufe basieren auf den offenen Posten der Gesellschaft, es müssen also kreditorische oder debitorische Buchungen vorliegen.
Zahlläufe vom Typ Überweisung können auch Debitorenkonten berücksichtigen, um Guthaben auszuzahlen.
Zahlläufe vom Typ Lastschriften werden als SEPA-Basislastschrift ausgeführt.
In Zahlläufen sind nur Zielbankkonten im SEPA-Raum (single european payment area) erlaubt.
Übersicht der Zahlläufe
Über Finanzen > Zahlläufe > Überweisungen (oder Lastschriften) sehen Sie die Übersicht aller Zahlläufe.
Passen Sie den Datumsfilter an und entfernen Sie den Haken bei Abgeschlossene Zahlläufe anzeigen. Jetzt sehen Sie, ob noch Zahlläufe in Bearbeitung sind.
Möchten Sie einen bestehenden Zahllauf bearbeiten, prüft Scopevisio, ob der Zahllauf gerade von einem anderen Nutzer bearbeitet wird und nennt ihnen diesen.
Ein Zahllauf kann gleichzeitig nur von einem Nutzer geöffnet und bearbeitet werden.
Sie können diesen Nutzer informieren und die Bearbeitung anfragen.
Ein Posten, der im Reiter Zahlungsliste eines Zahllauf in Bearbeitung erscheint,
wird in anderen Zahlläufen nicht angezeigt, um Doppelzahlungen zu vermeiden.
Neuen Zahllauf anlegen
Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Zahllauf anzulegen.
Das Formular Zahlungsliste öffnet sich mit dem aktiven Reiter Offene Posten.
Über die Checkbox am Beginn jeder Zeile markieren Sie einen Posten, um ihn mit Offene Posten zu Zahlungsliste hinzufügen auf den Reiter Zahlungsliste zu verschieben.
Offene Posten filtern und zur Zahlung auswählen
Folgende Filter stehen zu Verfügung und sollten verwendet werden:
Gesperrte Posten (Empfohlen: Inaktiv)
Ist die Checkbox angehakt, werden auch Posten mit Zahlungssperre (Buchungsdetail > Offener Posten > Bearbeiten) angezeigt.Alle Zahlarten (Empfohlen: Inaktiv)
Ist die Checkbox angehakt, werden alle Zahlarten angezeigt, ansonsten nur Überweisung nur Posten mit der Zahlart Überweisung (im Lastschriftlauf: Einzugsermächtigung).Zahlungen/Gutschriften (Empfohlen: Aktiv)
Ist die Checkbox angehakt, werden auch Forderungen (Lastschriftlauf: Verbindlichkeiten) angezeigt, so dass diese im Zahllauf verrechnet und ausgeziffert werden können.Zum Bezugsdatum nicht fällige anzeigen (Empfohlen: Inaktiv -> Aktivieren)
Ist die Checkbox nicht angehakt, können Sie oben rechts das Bezugsdatum festlegen (vorbelegt mit Tagesdatum). Tragen Sie dort das Datum der Zahlung ein.
Posten, die bis zu diesem Zeitpunkt noch fällig sind, werden zunächst ausgeblendet.Zum Bezugsdatum skontierbar anzeigen (Empfohlen: Aktiv)
Ist die Checkbox angehakt, werden auch Posten angehakt, die zum Bezugsdatum noch nicht nettofällig sind, aber skontierbar sind. Es ist sinnvoll, diese Posten früh zu berücksichtigen, um kein Skonto zu verlieren.Buchungsdatum ab (Empfohlen: 01.01.2007)
Hierdurch besteht für Sonderfälle die Möglichkeit auf Basis des Buchungsdatums zu filtern.
Bei entsprechender Liquidität können Sie nach der Auswahl mit den obigen Kriterien den Schalter Zum Bezugsdatum nicht fällige anzeigen nutzen, um weitere Posten zu berücksichtigen und vor Fälligkeit zu bezahlen.
Weitere Funktionen im Reiter Offene Posten des Zahllaufs
Über den Selektor Personenkonto können Sie auch auf Debitoren-OP zugreifen.
Hiermit können Sie per Überweisungslaufs Überzahlungen auskehren.
Im Reiter Offene Posten sehen Sie nur entweder Kreditoren oder Debitoren. Der Zahllauf kann gemischt sein. Sie können im Zahllauf jedoch keine Verrechnung vornehmen zwischen korrespondierenden Debitoren und Kreditoren vornehmen.
Alle gefilterten hinzufügen fügt alle auf allen Seiten aktuell gefilterten Posten zur Zahlungsliste hinzu.
Nachdem Sie einen oder mehrere Posten markiert haben, wählen Sie den Button Offene Posten zu Zahlungsliste hinzufügen. Der Posten wird in den Reiter Zahlungsliste verschoben.
Arbeiten Sie mit der Zahlungsfreigabe des Rechnungseingangsbuchs blenden Sie die Spalte Zahlungsfreigabe ein. Beachten Sie, dass nicht ausgezifferte Zahlungen etc. keinen solchen Kenner haben.
Zahlungsliste
Klicken Sie auf den Reiter Zahlungsliste. Dort können Sie einzelne Positionen nachbearbeiten, sofern erforderlich.
Wenden Sie zunächst die Hausbank-Zuordnungsregeln an.
Die Checkbox Beim Hinzufügen automatisch anwenden wird empfohlen.Hierdurch wird der Verwendungszweck (oder die Zahlungsreferenz) gemäß der Zahlungsverkehrseinstellungen gefüllt.
Außerdem wird das eigene Hausbankkonto gemäß Hausbanken-Priorität bestimmt, falls es nicht bereits im Offenen Posten mitgegeben wurde.
Über Entfernen verschieben Sie einen Posten wieder in den Reiter Offene Posten.
Mit Bearbeiten öffnen Sie die Zahlungsdetails des Postens.
Bestimmen Sie das Skonto. Der angegebene Betrag wird als Skonto abgezogen und mit dem Offenen Posten ausgeziffert.
Über die Änderung des Zahlungsbetrags können Sie Teilzahlungen auslösen.
Der Verwendungszweck lässt sich individuell anpassen.
Über die Checkbox Skonto immer ziehen können Sie unabhängig vom Zahlungstermin Skonto ziehen. Bedingung ist jedoch, dass der Posten eine Zahlungsbedingung mit Skonto hat.
Über den Link ... Überzahlungsbeträge aus der Zahlungsliste entfernen werden alle Posten eines Kreditors entfernt, wenn der Saldo in Summe eine Forderung darstellt.
Prüfen Sie zum Abschluss, ob es noch dunkelgelb markiert Pflichtfelder gibt (Kontoinhaber, Verwendungszweck, Ziel-IBAN, Hausbankkonto).
Zahlungslauf ausführen
Ein Klick auf Dateien und Buchungen erzeugen erzeugt:
Eine SEPA-XML-Datei, die Sie downloaden können, um Sie manuell weiter zu geben.
Mithilfe von finAPI kann die Übermittlung direkt aus Scopevisio heraus erfolgen.Die erzeugten Buchungen, ziffern die offenen Posten aus, mehr Details finden Sie unter Zahlläufe buchen.
Für die erzeugten Buchungen wird ein Buchungsprotokoll ausgegeben.
Sollten Konflikte oder Probleme auftreten, wird der komplette Zahlungslauf gestoppt und Sie haben die Gelegenheit einzugreifen!
Avise erstellen
In Abhängigkeit von der Anzahl der Posten eines Empfängers wird jeweils ein Avis erstellt.
Unter Einstellungen > Organisation > Banken und Zahlungsverkehr > Zahlungsverkehr können Sie den Wert verändern.
Ein Avisdruck ab 3 oder Posten ist empfehlenswert.
Beachten Sie, dass ein eindeutiger Empfänger durch die Kombination aus Zahlungsempfänger und Ziel-IBAN gebildet wird.
Avise anzeigen und versenden
Wählen Sie unterhalb der Zahlungsliste den Link Avise anzeigen, um die Avisübersicht zu öffnen. Hier können Sie Zahlungsavise für Ihre Kreditoren anzeigen, und versenden.
Überweisungen - Zahlungsdaten nachtragen
Gelbe Felder in der Datenzeile bedeuten, dass Angaben nachgetragen werden müssen.
Klicken Sie doppelt auf ein solches Feld, um die Zahlungsdetails zu öffnen. Hier können Sie z. B. einen Verwendungszweck nachtragen. Speichern nicht vergessen!
Müssen andere Daten geändert werden, z. B. die Hausbankverbindung, wählen Sie im Abschnitt Offener Posten den Link Bearbeiten.
Überweisungen - Bankdaten nachtragen
Gelbe Felder in der Datenzeile bedeuten, dass Angaben nachgetragen werden müssen.
Klicken Sie doppelt auf ein solches Feld, um die Zahlungsdetails zu öffnen. Hier können Sie z. B. einen Verwendungszweck nachtragen. Speichern nicht vergessen!
Müssen andere Daten geändert werden, z. B. die Hausbankverbindung, wählen Sie im Abschnitt Offener Posten den Link Bearbeiten., um das folgende Formular zu öffnen.
Hier tragen Sie Ihre Änderungen ein, speichern diese und kehren über den Zurück-Pfeil zur Zahlungsliste zurück.
XML-Datei an Banking übergeben
Überweisungen mit Scopevisio: Sammelzahlung vorgeschrieben
Öffnen Sie Ihre Banking-Anwendung und übergeben Sie dieser die XML-Datei mit Ihrem Zahlungslauf.
Die XML-Datei mit dem Zahlungslauf muss immer als Sammelzahlung ausgeführt werden. Ihr Vorteil dabei: Sie müssen hinterher nur einen einzigen Posten zuordnen. Wenn Sie das Scopevisio-Regelwerk mit Bankauszugsregeln verwenden, kann dieser Bankumsatz anhand einer definierten Regel automatisch dem passenden Transitkonto zugeordnet werden, denn jede Hausbank hat genau ein Transitkonto.
Wenn Sie beim Ausführen der Zahlungen keine Sammelzahlung veranlassen, greift das Scopevisio-Regelwerk nicht und es muss jeder Posten einzeln dem Transitkonto zugeordnet werden. Daher stellen Sie bitte in Ihrem Banking die Option Sammelzahlung ein.
Überweisungen außerhalb von Scopevisio erzeugen: Wenn Sie nicht den Zahllauf nutzen, aber die Zahlungen gegen offene Posten buchen wollen, sollten diese Zahlungen nicht als Sammelzahlung ausgeführt werden. Beispiel ist das direkte Erfassen von Zahlungen im Webportal der Bank. Sind die einzelnen Posten aufgeführt, so vereinfacht das nicht nur die Auszifferung, sondern ermöglicht auch, dass die Kontoauszugsregeln angewendet werden können. Dieses wäre bei einer Sammelzahlung nicht möglich.
Überweisungen aus Lohn und Gehalt: Wenn Sie Nettolöhne überweisen, sollten Sie dies in Ihrer Bank als Sammler machen, sonst sind für alle Fibu-Nutzer die Gehaltszahlungen pro Arbeitnehmer auf dem Bankkonto sichtbar.