Überblick Zahllauf
Ein Zahllauf bündelt mehrere Zahlungsbewegungen vom gleichen in einem Prozess.
Es gibt Zahlläufe für Überweisung und Zahlläufen für Lastschrifteinzüge.
Alle Zahlläufe basieren auf den offenen Posten der Gesellschaft, es müssen also kreditorische oder debitorische Buchungen vorliegen.
Zahlläufe vom Typ Überweisung können auch Debitorenkonten berücksichtigen, um Guthaben auszuzahlen.
Zahlläufe vom Typ Lastschriften werden als SEPA-Basislastschrift ausgeführt.
In Zahlläufen sind nur Zielbankkonten im SEPA-Raum (single european payment area) erlaubt.
Übersicht der Zahlläufe
Über Finanzen > Zahlläufe > Überweisungen (oder Lastschriften) sehen Sie die Übersicht aller Zahlläufe.
Passen Sie den Datumsfilter an und entfernen Sie den Haken bei Abgeschlossene Zahlläufe anzeigen. Jetzt sehen Sie, ob noch Zahlläufe in Bearbeitung sind.
Möchten Sie einen bestehenden Zahllauf bearbeiten, prüft Scopevisio, ob der Zahllauf gerade von einem anderen Nutzer bearbeitet wird und nennt ihnen diesen.
Ein Zahllauf kann gleichzeitig nur von einem Nutzer geöffnet und bearbeitet werden.
Sie können diesen Nutzer informieren und die Bearbeitung anfragen.
Ein Posten, der im Reiter Zahlungsliste eines Zahllauf in Bearbeitung erscheint,
wird in anderen Zahlläufen nicht angezeigt, um Doppelzahlungen zu vermeiden.
Neuen Zahllauf anlegen
Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Zahllauf anzulegen.
Das Formular Zahlungsliste öffnet sich mit dem aktiven Reiter Offene Posten.
Über die Checkbox am Beginn jeder Zeile markieren Sie einen Posten, um ihn mit Offene Posten zu Zahlungsliste hinzufügen auf den Reiter Zahlungsliste zu verschieben.
Offene Posten filtern und zur Zahlung auswählen
Folgende Filter stehen zu Verfügung und sollten verwendet werden:
Gesperrte Posten (Empfohlen: Inaktiv)
Ist die Checkbox angehakt, werden auch Posten mit Zahlungssperre (Buchungsdetail > Offener Posten > Bearbeiten) angezeigt.Alle Zahlarten (Empfohlen: Inaktiv)
Ist die Checkbox angehakt, werden alle Zahlarten angezeigt, ansonsten nur Überweisung nur Posten mit der Zahlart Überweisung (im Lastschriftlauf: Einzugsermächtigung).Zahlungen/Gutschriften (Empfohlen: Aktiv)
Ist die Checkbox angehakt, werden auch Forderungen (Lastschriftlauf: Verbindlichkeiten) angezeigt, so dass diese im Zahllauf verrechnet und ausgeziffert werden können.Zum Bezugsdatum nicht fällige anzeigen (Empfohlen: Inaktiv -> Aktivieren)
Ist die Checkbox nicht angehakt, können Sie oben rechts das Bezugsdatum festlegen (vorbelegt mit Tagesdatum). Tragen Sie dort das Datum der Zahlung ein.
Posten, die bis zu diesem Zeitpunkt noch fällig sind, werden zunächst ausgeblendet.Zum Bezugsdatum skontierbar anzeigen (Empfohlen: Aktiv)
Ist die Checkbox angehakt, werden auch Posten angehakt, die zum Bezugsdatum noch nicht nettofällig sind, aber skontierbar sind. Es ist sinnvoll, diese Posten früh zu berücksichtigen, um kein Skonto zu verlieren.Buchungsdatum ab (Empfohlen: 01.01.2007)
Hierdurch besteht für Sonderfälle die Möglichkeit auf Basis des Buchungsdatums zu filtern.
Bei entsprechender Liquidität können Sie nach der Auswahl mit den obigen Kriterien den Schalter Zum Bezugsdatum nicht fällige anzeigen nutzen, um weitere Posten zu berücksichtigen und vor Fälligkeit zu bezahlen.
Weitere Funktionen im Reiter Offene Posten des Zahllaufs
Über den Selektor Personenkonto können Sie auch auf Debitoren-OP zugreifen.
Hiermit können Sie per Überweisungslaufs Überzahlungen auskehren.
Im Reiter Offene Posten sehen Sie nur entweder Kreditoren oder Debitoren. Der Zahllauf kann gemischt sein. Sie können im Zahllauf jedoch keine Verrechnung vornehmen zwischen korrespondierenden Debitoren und Kreditoren vornehmen.
Alle gefilterten hinzufügen fügt alle auf allen Seiten aktuell gefilterten Posten zur Zahlungsliste hinzu.
Nachdem Sie einen oder mehrere Posten markiert haben, wählen Sie den Button Offene Posten zu Zahlungsliste hinzufügen. Der Posten wird in den Reiter Zahlungsliste verschoben.
Arbeiten Sie mit der Zahlungsfreigabe des Rechnungseingangsbuchs blenden Sie die Spalte Zahlungsfreigabe ein. Beachten Sie, dass nicht ausgezifferte Zahlungen etc. keinen solchen Kenner haben.
Zahlungsliste
Klicken Sie auf den Reiter Zahlungsliste. Dort können Sie einzelne Positionen nachbearbeiten, sofern erforderlich.
Wenden Sie zunächst die Hausbank-Zuordnungsregeln an.
Die Checkbox Beim Hinzufügen automatisch anwenden wird empfohlen.Hierdurch wird der Verwendungszweck (oder die Zahlungsreferenz) gemäß der Zahlungsverkehrseinstellungen gefüllt.
Außerdem wird das eigene Hausbankkonto gemäß Hausbanken-Priorität bestimmt, falls es nicht bereits im Offenen Posten mitgegeben wurde.
Über Entfernen verschieben Sie einen Posten wieder in den Reiter Offene Posten.
Mit Bearbeiten öffnen Sie die Zahlungsdetails des Postens.
Bestimmen Sie das Skonto. Der angegebene Betrag wird als Skonto abgezogen und mit dem Offenen Posten ausgeziffert.
Über die Änderung des Zahlungsbetrags können Sie Teilzahlungen auslösen.
Der Verwendungszweck lässt sich individuell anpassen.
Über die Checkbox Skonto immer ziehen können Sie unabhängig vom Zahlungstermin Skonto ziehen. Bedingung ist jedoch, dass der Posten eine Zahlungsbedingung mit Skonto hat.
Über den Link ... Überzahlungsbeträge aus der Zahlungsliste entfernen werden alle Posten eines Kreditors entfernt, wenn der Saldo in Summe eine Forderung darstellt.
Prüfen Sie zum Abschluss, ob es noch dunkelgelb markiert Pflichtfelder gibt (Kontoinhaber, Verwendungszweck, Ziel-IBAN, Hausbankkonto).
Zahlungslauf ausführen
Ein Klick auf Dateien und Buchungen erzeugen generiert:
Eine SEPA-XML-Datei, die Sie downloaden können, um Sie manuell weiter zu geben.
Mithilfe von finAPI kann die Übermittlung direkt aus Scopevisio heraus erfolgen.
Zahlungsbuchungen, bei einem Überweisungslauf in der Regel per Transitkonto der Hausbank an Kreditor. Hierbei werden die zu zahlenden offenen Posten automatisch ausgeziffert. Mehr Details finden Sie unter Zahlläufe buchen.
Für die erzeugten Buchungen wird ein Buchungsprotokoll ausgegeben.
Zahlungsavise, die Sie per E-Mail versenden können.
Sollten Konflikte oder Probleme auftreten, wird der komplette Zahlungslauf gestoppt und Sie haben die Gelegenheit einzugreifen!
Überweisungen - Zahlungsdaten nachtragen
Gelbe Felder in der Datenzeile bedeuten, dass Angaben nachgetragen werden müssen.
Klicken Sie doppelt auf ein solches Feld, um die Zahlungsdetails zu öffnen. Hier können Sie z. B. einen Verwendungszweck nachtragen. Speichern nicht vergessen!
Müssen andere Daten geändert werden, z. B. die Hausbankverbindung, wählen Sie im Abschnitt Offener Posten den Link Bearbeiten.
Überweisungen - Bankdaten nachtragen
Gelbe Felder in der Datenzeile bedeuten, dass Angaben nachgetragen werden müssen.
Klicken Sie doppelt auf ein solches Feld, um die Zahlungsdetails zu öffnen. Hier können Sie z. B. einen Verwendungszweck nachtragen. Speichern nicht vergessen!
Müssen andere Daten geändert werden, z. B. die Hausbankverbindung, wählen Sie im Abschnitt Offener Posten den Link Bearbeiten., um das folgende Formular zu öffnen.
Hier tragen Sie Ihre Änderungen ein, speichern diese und kehren über den Zurück-Pfeil zur Zahlungsliste zurück.
Zahlungs-Datei an Banking übergeben
Die Zahldatei (auch "remit-Datei") wird im XML-Format erzeugt.
Speichern Sie die Datei über Speichern unter auf ihrem Laufwerk (z. B. Desktop)
Die Datei können Sie in Ihrer Zahlungssoftware in der Regel über eine Import-Funktion einspielen, oft per drag n drop. Dies trifft auch auf das Webbanking der meisten Banken zu.
Die Datei sollte als Sammelzahlung (batch booking) ausgeführt werden.
Ansonsten erzeugen Sie einzelne Bewegungen, die alle einzeln gebucht werden müssen. Bei einem Sammler müssen Sie nur eine einzige Umsatzzeile Transitkonto an Bank buchen.
Überweisungen außerhalb von Scopevisio erzeugen
Wenn Sie nicht den Zahllauf nutzen, aber die Zahlungen gegen offene Posten buchen wollen, sollten diese Zahlungen nicht als Sammelzahlung ausgeführt werden.
Sind die einzelnen Posten mit Rechnungsnummer aufgeführt, so ermöglicht das eine automatische Zuordnung über Kontoauszugsregel. Dieses wäre bei einer Sammelzahlung nicht möglich.
Überweisungen aus Lohn und Gehalt
Wenn Sie Nettolöhne überweisen, sollten Sie dies in Ihrer Bank als Sammler machen.
Ansonsten sind für alle Fibu-Nutzer die Gehaltszahlungen pro Arbeitnehmer auf dem Bankkonto sichtbar.