Abschliessen des Zahllaufs
Das Abschließen eines Zahllaufs, egal ob Überweisung oder Lastschrift, erfolgt über die Schaltfläche „Dateien und Buchungen erzeugen“.
Dabei werden XML-Dateien zur Übergabe an FinAPI oder zur Weitergabe an das Online-Banking erstellt.
Ob auch Buchungen erstellt werden, hängt davon ab, ob in den Zahlungsverkehrseinstellungen die Funktion „Zahlungslauf buchen“ aktiviert ist.
Das Buchen eines Zahllaufs
Die Buchungslogik erklärt am Beispiel einer kreditorischen Überweisung (SKR03 Kontierung)
Der offene Posten eines Kreditors soll per Zahllauf überwiesen werden.
Nach dem Abschliessen des Zahllaufs soll der Posten als bezahlt (ausgeziffert) angezeigt werden.
Im Zahllauf ist diesem Posten ein Hausbankkonto zugeordnet, das mit dem Zahlbetrag belastet wird.
Die Buchungen eines Zahllaufs erfolgt indirekt gegen das Transitkonto der verwendeten Hausbank. Dieses ist in der Hausbankverwaltung zugeordnet.
Im SKR03 ist beispielsweise dem Bankkonto 1200 oft das Transitkonto 1360 zugeordnet.
Die Buchung lautet in diesem Fall Kreditor an Transitkonto der jeweiligen Hausbank.
Es wird jeweils eine Zahlungsbuchung pro Posten erzeugt.
Wenn fünf offene Posten eines Kreditors bezahlt werden, entstehen so fünf einzelne Buchungen, die jeweils gegen das Transitkonto laufen. Dadurch bleibt die Auszifferung jederzeit nachvollziehbar.
Haben Sie die Überweisungen per Sammelüberweisung / batch booking ausgeführt, werden alle Kreditorenzahlungen eines Zahllaufs zu Lasten einer Hausbank als eine Gesamtsumme abgebucht.
Diese Gesamtsumme wird über Online-Bank oder Kontoauszüge gegen das Transitkonto gebucht (Transitkonto 1360 gegen Bank 1200).
Die Betrag ist gleich der Summe der Einzelbuchungen aus dem Zahllauf, das Transitkonto gleicht sich auf null aus.
Tipps zum Zahllauf
Keine Veränderung der Zahlungsdatei nach der Erstellung
Das betrifft u.a. die Änderungen der Zahlungsempfänger (Compliance), Veränderung von Beträgen oder das Entfernen von einzelnen Zahlungen.
Bei Änderungen, die zu einer neuen Gesamtzahlsumme führen, erhalten Sie eine Differenz auf dem Transitkonto und erzeugen unnötigen Abstimmaufwand in der Buchhaltung.
Bei Änderungen sollte der Zahllauf in Scopevisio storniert und neu erstellt werden.
Hierfür kann die Funktion zum Duplizieren des Zahllaufs genutzt werden.
Der tatsächlich ausgeführte Datenbestand und Wert sollte immer mit den Daten in Scopevisio übereinstimmen.
Sammel- oder Einzelüberweisung
Um die einzelnen Überweisungen auf dem Kontoauszug zu sehen möchten, dürfen Sie kein batch booking verwenden.
In diesem Fall müssen alle Umsätze einzeln gegen das Transitkonto gebucht werden, was einen hohen manuellen Aufwand bedeutet.
In solchen Fällen kann es sinnvoller sein, auf die Erstellung der Buchungen zu verzichten und lediglich die Zahlungsdatei zu erzeugen. Scopevisio empfiehlt dieses Vorgehen nicht.
Scopevisio ermöglicht über die Rechnungsnummer (Externe Belegnummer im VWZ) dennoch eine zuverlässige Zuordnung der Bankumsätze.
Es ist unbedingt sicherzustellen, dass der Zugriff auf die Zahlläufe streng geregelt ist, um doppelte Zahlungen zu vermeiden, da bis zur Bankumsatzbuchung der Posten weiter als offen angezeigt wird..
Fragen zum Zahllauf
Trotz Sammelüberweisung erhält ein Kreditor einzelne Überweisungen
Im einfachsten Fall ist in Kreditorenstamm das Kennzeichen Einzelüberweisung aktiviert.
Ansonsten prüfen Sie bitte, ob Hausbank, Zielbank und Zahlungsempfänger gleich sind. Nur wenn diese Werte übereinstimmen, werden die Zahlungen zusammengezogen.
Trotz aktivierter Sammelüberweisung werden nur Einzelüberweisungen ausgeführt
Das Kennzeichen batchbooking wird der SEPA-XML mitgegeben als Anweisung an Ihre Hausbank.
Bei manchen Banken kann im Online-Banking hinterlegt werden, ob batch booking genutzt wird. Diese Einstellung Ihres Geschäftsbankkontos "überschreibt" die Angabe im Zahllauf.
In seltenen Fällen unterstützen Banken das batchbooking generell nicht.
Wenn batchbooking gar nicht ausgeführt wird, sollten Sie immer zuerst Ihre Geschäftsbank kontaktieren. Die Einstellung ist oft versteckt, in selten Fällen auch gar nicht online schaltbar.