Prüfmethoden für Dubletten
Im Rechnungseingangsbuch (Rebu) stehen zwei unabhängige Prüfmethoden zur Verfügung:
Hashwert
Vergleicht den eindeutigen digitalen Fingerabdruck (Hash) des hochgeladenen Dokuments mit bereits vorhandenen Belegen.Lieferant & Rechnungsnummer-Prüfung
Prüft, ob ein Beleg mit demselben Lieferanten und derselben Rechnungsnummer bereits im System existiert.
Beide Prüfmethoden arbeiten unabhängig voneinander. |
Hashwert-Prüfung
Funktionsweise der Hashwert-Prüfung
Beim Hochladen eines Dokuments in das Rechnungseingangsbuch berechnet und speichert Scopevisio automatisch einen sogenannten Hashwert – einen eindeutigen digitalen Fingerabdruck des Dokuments.
Dieser Hashwert wird mit den Hashwerten aller bereits vorhandenen Belege verglichen.
Eine Übereinstimmung zeigt, dass das hochgeladene Dokument bitgenau identisch ist mit einem bereits im System vorhandenen Beleg.
Zeitpunkt der Prüfung und Aktionen
Die Hashwert-Prüfung erfolgt unmittelbar beim Hochladen des Dokuments.
Beim manuellen Hochladen eines Dokuments (z. B. per Drag & Drop oder Dateiauswahl) erscheint ein Popup-Dialog. Dieser weist auf die mögliche Dublette hin und zeigt den betreffenden Beleg an. Sie können in diesem Dialog entscheiden, ob Sie den Upload dennoch fortsetzen oder abbrechen möchten.
Beim Öffnen (Bearbeiten) eines Belegs im Rechnungseingangsbuch, für den eine Hashwert-Dublette vorliegt, erscheint im Detailformular eine Hinweismeldung.
Lieferanten- und Rechnungsnummer-Prüfung
Funktionsweise
Diese Prüfmethode gleicht die Kombination aus Lieferant und Rechnungsnummer ab.
Die Rechnungsnummern eines Unternehmens müssen umsatzsteuerlich eindeutig sein, deswegen darf die Kombination aus Lieferant und Rechnungsnummer nur einmal vorkommen.
Sobald Sie im Rechnungsdetailformular eine Rechnungsnummer eingeben oder ändern, prüft Scopevisio, ob bereits ein Beleg mit derselben Kombination aus Lieferanten- und Rechnungsnummer vorhanden ist.
Das Ergebnis wird im GO Belegdaten > Mögliche Dubletten angezeigt.
Falls Sie im Feld Gesellschaft den Kontakt Lieferant A-Z (oder einen anderen CpD-Kontakt) nutzen, besteht die Möglichkeit dass es zu falschen Dublettenmeldungen kommt (false positives), da Sie bei dieser vereinfachten Arbeitsweise nicht den eigentlichen Lieferanten erfassen. |
Zeitpunkt der Prüfung und Aktionen
Die Prüfung erfolgt bei der Eingabe bzw. Änderung des Feldes Rechnungsnummer im Erfassungsformular.
Wird ein Beleg geöffnet, für den eine Übereinstimmung von Lieferant und Rechnungsnummer mit einem anderen Beleg besteht, erscheint ebenfalls eine Hinweismeldung im Detailformular.
Feld "Mögliche Dubletten" im Geschäftsobjekt Belegdaten
Im Geschäftsobjekt (GO) Belegdaten steht das Feld Mögliche Dubletten zur Verfügung.
Dieses Feld zeigt, welche anderen Belege als mögliche Dubletten identifiziert wurden.
Durch die Links können Sie direkt zu den betreffenden Belegen navigieren und diese inhaltlich vergleichen.
Hinweis beim Verifizieren
Wenn Sie einen Beleg verifizieren möchten, für den mögliche Dubletten erkannt wurden, erscheint ein Popup-Dialog, bevor die Verifizierung abgeschlossen wird.
Dieser Dialog:
• informiert Sie darüber, dass für den Beleg mögliche Dubletten vorliegen,
• zeigt die betreffenden Belege an,
• gibt Ihnen die Möglichkeit, die Verifizierung fortzusetzen oder abzubrechen.
Scopevisio verhindert die Verifizierung nicht automatisch – die Entscheidung liegt bei Ihnen. Prüfen Sie die angezeigten Belege sorgfältig, bevor Sie fortfahren. |
Wann erscheint welcher Dubletten-Hinweis?
Zeitpunkt / Aktion | Meldung / Verhalten |
Manuelles Hochladen (Hashwert-Treffer) | Sofortiges Popup mit Hinweis auf mögliche Dublette – Aktion kann abgebrochen oder fortgesetzt werden. |
Beleg öffnen (Hashwert-Treffer) | Hinweismeldung im Detailformular. |
Beleg öffnen (Lieferant + Rechnungsnummer-Treffer) | Hinweismeldung im Detailformular. |
Feld im GO Belegdaten | Feld "Mögliche Dubletten" zeigt verknüpfte Belege zur direkten Navigation. |
Verifizieren (Dublette erkannt) | Popup vor Abschluss der Verifizierung – Fortfahren oder Abbrechen möglich. |