Der Leistungsschein aus Prozesssicht
Der Leistungsschein ist ein die Rechnung begleitendes Dokument, das die abgerechneten Leistungen detailliert nachweist. Während die Rechnung die abzurechnenden Positionen kumuliert und betragsorientiert ausweist, schlüsselt der Leistungsschein auf, welche erbrachten Einzelleistungen — Zeiten und weiterberechenbare Reisekosten — den Rechnungspositionen zugrunde liegen. Er dient damit als Leistungsdokumentation und Anlage zur Rechnung.
Der Leistungsschein ordnet sich wie folgt in den Abrechnungsprozess ein:
Vorprozess — Im Angebot werden die zu erbringenden Leistungen vereinbart. Parallel werden über die Zeiterfassung Zeiteinträge erfasst und über die Reisekostenabrechnung Reisekosten erfasst, jeweils mit Bezug auf Kunde, Angebot und Leistung.
Bereitstellung — Die abrechenbaren und freigegebenen Zeit- und Reisekosteneinträge werden über die Zeitabrechnung bzw. Reisekostenabrechnung „bereitgestellt". Erst bereitgestellte Leistungen stehen für die Abrechnung zur Verfügung.
Überführung — Aus dem Angebot wird wahlweise direkt eine Rechnung oder zunächst ein Leistungsschein erzeugt. Der Leistungsschein lässt sich anschließend in eine Rechnung überführen.
Leistungszuordnung — Über die Funktion „Weitere Leistungen abrechnen" werden die bereitgestellten Leistungen den Positionen zugeordnet. Menge und Betrag der betroffenen Position werden dabei dynamisch aus den zugeordneten Leistungen berechnet.
Abrechnung — Die Rechnung wird erstellt und verbucht; der Leistungsschein wird als beschreibendes Dokument beigefügt. In der Rechnung erscheinen die Positionen kumuliert, im Leistungsschein in der Detailsicht der Einzelpositionen.
Hinweis: Der Leistungsschein wird über einen Funktionsschalter (Feature-Toggle) aktiviert. Sollte die Funktion bei Ihnen nicht sichtbar sein, wenden Sie sich an Ihren Administrator oder den Scopevisio-Support.
Voraussetzungen
Damit Leistungen in einem Leistungsschein bzw. einer Rechnung zugeordnet werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Die Funktion „Leistungsschein" ist aktiviert.
Es liegt ein Angebot vor, auf das sich die Leistungen beziehen.
Die Zeit- bzw. Reisekosteneinträge sind mit Kunde, Angebot und Leistung versehen sowie als abrechenbar und freigegeben gekennzeichnet.
Die Einträge wurden über die Zeitabrechnung bzw. Reisekostenabrechnung bereitgestellt.
Einen Leistungsschein erstellen
Sie erzeugen einen Leistungsschein ausgehend von einem Angebot:
Öffnen Sie das gewünschte Angebot unter Organisation > Abrechnungen.
Wählen Sie rechts unten über die Schaltfläche die Aktion In Leistungsschein überführen.
Die Daten und Positionen des Angebots werden in den Leistungsschein übernommen. Der Belegkontext wird dabei automatisch aus dem übergeordneten Beleg übernommen.
Der Leistungsschein lässt sich anschließend jederzeit über In Rechnung überführen in eine Rechnung umwandeln. Beim Überführen werden die im Leistungsschein detailliert geführten Einzelpositionen in der Rechnung kumuliert dargestellt.
Leistungen zuordnen: „Weitere Leistungen abrechnen"
Über diese Funktion ordnen Sie einer Position die tatsächlich erbrachten und bereitgestellten Leistungen zu:
Öffnen Sie den Leistungsschein oder die Rechnung.
Wählen Sie Weitere Leistungen abrechnen. Es öffnet sich das Formular zur Leistungszuordnung innerhalb derselben Transaktion. Der Beleg wird zuvor automatisch gespeichert (Autosave).
In der Übersicht der potenziell abzurechnenden Leistungen werden je Eintrag Betrag und Menge angezeigt. Über die Schnellfilter (z. B. nach Auftrag, Projekt oder Mitarbeiter) grenzen Sie die Auswahl ein.
Markieren Sie die zuzuordnenden Leistungen und übernehmen Sie sie. Bereits zugeordnete Leistungen werden gekennzeichnet dargestellt.
Mengen- und Betragsberechnung
Sobald einer Position Leistungen zugeordnet werden, wird die Menge der Position neu aus allen zugeordneten Zeit- bzw. Reisekosteneinträgen berechnet. Wird eine Leistung ergänzt oder entfernt, wird die Menge erneut berechnet. Eine manuelle Anpassung der Menge ist möglich, sollte jedoch erst als letzter Schritt erfolgen — nachträgliches Hinzufügen oder Entfernen von Leistungen setzt die manuelle Menge wieder außer Kraft und berechnet neu.
Leistungen wieder entfernen
Über die Schaltfläche Auswahl aus der Rechnung entfernen lösen Sie eine zugeordnete Leistung wieder von der Position. Die Menge der Position wird daraufhin neu berechnet, und die Leistung steht erneut zur Zuordnung bereit.
Dimensionen
Sind an einer Position des Leistungsscheins Dimensionen (Kostenstelle, Projekt, Kostenträger) hinterlegt, werden diese auf Positionsebene geführt. Die Datenquelle des Leistungsscheins gibt die Positionen inklusive ihrer Dimensionen zurück, sodass sie in Auswertungen und Beleglayouts verwendet werden können.
Dokumente
Wie bei Rechnungen können Sie auch im Leistungsschein über den Reiter Dokumente Belege und Nachweise (z. B. Quittungen zu Reisekosten) hochladen und so direkt mit dem Beleg verknüpfen.
Beleglayout
Für den Leistungsschein steht ein eigenes Beleglayout zur Verfügung. Sie hinterlegen es unter den Beleglayouts und kennzeichnen es über Als Standard für Leistungsschein verwenden, damit es bei der Erstellung automatisch herangezogen wird. Die Darstellung ist unabhängig davon, ob das Layout als Favorit oder als Standard gewählt ist, identisch.
Tipps und Hinweise
Belegfluss beachten: Ein „Abstieg" in die Positionsauswahl ist ausschließlich aus Rechnungen und Leistungsscheinen möglich.
Mengen zuletzt manuell anpassen: Manuelle Mengenänderungen vor dem Hinzufügen oder Entfernen weiterer Leistungen gehen durch die Neuberechnung verloren.
Detail- vs. kumulierte Sicht: Der Leistungsschein zeigt die Einzelpositionen im Detail, die daraus erzeugte Rechnung die kumulierte Sicht der Leistungen.
Stand der Funktion: produktiv (über Feature-Toggle aktivierbar). Einzelne Erweiterungen befinden sich noch in Entwicklung — dieser Artikel beschreibt den umgesetzten Funktionsstand.