Der Leistungsschein im Überblick
Der Leistungsschein ist ein eigenständiges Abrechnungsdokument (Beleg) in der Faktura. Er führt Leistungen aus Reisekosten, Spesen und der Projektzeiterfassung zusammen und weist sie transparent als Anlage zur Rechnung nach. Zusätzlich übernehmen Sie aus dem Auftrag oder manuell weitere Produkte, die keine Leistungen sind – so bündeln Sie unterschiedliche Geschäftsbeziehungen in einem Abrechnungsdokument.
Im Belegfluss ordnet sich der Leistungsschein in der Vorgangsleiste zwischen Lieferschein und Rechnung ein.
Überführungswege
Rund um den Leistungsschein sind folgende Belegübergänge relevant:
Auftrag → Leistungsschein
Leistungsschein → Rechnung
Rechnung → Leistungsschein
Auftrag → Rechnung (Direktweg ohne Leistungsschein)
Einstieg für den Leistungsschein ist dabei immer der Auftrag. Aus dem Angebot führt kein Weg zum Leistungsschein. Der Direktweg Auftrag → Rechnung bindet keinen Leistungsschein ein (siehe „Ausgangsrechnungen erstellen“).
Abgrenzung zum Lieferschein
Während der Lieferschein die Warenlieferung begleitet, weist der Leistungsschein die erbrachten Leistungen nach.
Voraussetzungen
Für die Arbeit mit Leistungsscheinen gelten folgende Voraussetzungen:
Benutzerrecht „Leistungsscheine“ (in Faktura und Finanzen).
Zeiten mit den Status „Durchgeführt“, „Fakturierbar“ und „Freigegeben“ (im Standard).
Bei Reisekosten und Spesen werden nur fakturierbare Artikel übernommen. Das regelt die Einstellung „Reisekosten bearbeiten“.
Tipp: Schlüsseln Sie Zeit- und Reiseeinträge bereits auf Auftrag und Auftragsposition. Das beschleunigt die Erstellung des Leistungsscheins; andernfalls tragen Sie die Zuordnung später nach.
Leistungen erfassen und bereitstellen
Die folgenden Abschnitte fassen nur die für den Leistungsschein nötigen Schritte zusammen. Die vollständigen Abläufe finden Sie in den Hilfethemen zur Zeit- und Reisekostenabrechnung.
Zeiten erfassen und bereitstellen
Erfasste Zeiten stehen erst nach der Bereitstellung über die Zeitabrechnung im Leistungsschein zur Fakturierung zur Verfügung.
Erfassen Sie die Zeiten wie gewohnt in der Zeiterfassung.
Füllen Sie bei Bedarf das Feld „Bezeichnung“ aus.
Öffnen Sie die Zeitabrechnung und erstellen Sie einen Abrechnungslauf.
Wählen Sie „Zeitabrechnung bereitstellen“.
Ergebnis: Zeiten mit den Status „Durchgeführt“, „Fakturierbar“ und „Freigegeben“ stehen im Standard im Leistungsschein bereit.
Hinweis: Die bisher gültigen Regeln der Zeitabrechnung gelten weiterhin.
Hinweis: Der Text im Feld „Bezeichnung“ kann je Zeiterfassung individuell auf dem Leistungsschein angedruckt werden. Ob er erscheint, hängt davon ab, ob das Abrechnungsdokument den passenden Platzhalter verwendet.
Reisekosten und Spesen erfassen und bereitstellen
Erfasste Reisekosten und Spesen stehen erst nach der Bereitstellung über die Reisekostenabrechnung im Leistungsschein zur Fakturierung zur Verfügung.
Erfassen Sie Reisekosten und Spesen wie gewohnt.
Ergänzen Sie optional eine Auftragsposition, auf die die Werte geschlüsselt werden.
Öffnen Sie die Reisekostenabrechnung und erstellen Sie einen Reisekostenweiterbelastungslauf.
Wählen Sie „Reisekostenweiterbelastung bereitstellen“.
Ergebnis: Nur fakturierbare Positionen werden im Leistungsschein bereitgestellt.
Leistungsschein erstellen
Leistungsschein aus einem Auftrag erzeugen
Öffnen Sie den Auftrag.
Klicken Sie auf „In Leistungsschein überführen“.
Ergebnis: Der Leistungsschein wird aus dem Auftrag erzeugt und als Nachfolger im Belegfluss verknüpft.
Leistungsschein aus einer Rechnung erzeugen
Öffnen Sie die Rechnung.
Klicken Sie auf „In Leistungsschein überführen“.
Ergebnis: Der Leistungsschein wird aus der Rechnung erzeugt.
Weitere Leistungen abrechnen
Über den Link „Weitere Leistungen abrechnen“ holen Sie bereitgestellte Leistungen aus Zeiterfassung und Reisekosten/Spesen in den Beleg. Der Link steht sowohl im Leistungsschein als auch in der Rechnung zur Verfügung. Sie können Leistungen aus mehreren Projekten und Aufträgen gleichzeitig abrechnen.
Voraussetzung: Die betreffenden Zeiten bzw. Reisekosten sind bereitgestellt (siehe „Leistungen erfassen und bereitstellen“).
Der Dialog besteht aus:
dem Abschnitt „Abrechnungs-Parameter“ (Abrechnungs-Beleg, Zeitabrechnungs-Ersatzprodukt, Reisekosten/Spesen-Ersatzprodukt),
der oberen Tabelle „Bereits in der Rechnung enthaltene Leistungen“,
der unteren Tabelle „Weitere potentiell abzurechnende Leistungen“. Diese lässt sich nach Zeit (Datum von–bis sowie Tag, Woche, Monat, Jahr), Auftrag, Projekt und Mitarbeiter filtern und zeigt je Eintrag unter anderem Positions-Typ, Zeitraum, Auftrag, Mitarbeiter, Leistung, Menge und Betrag.
So rechnen Sie weitere Leistungen ab:
Klicken Sie im Leistungsschein oder in der Rechnung auf „Weitere Leistungen abrechnen“.
Grenzen Sie die untere Tabelle über die Filter für Zeit, Auftrag, Projekt oder Mitarbeiter ein.
Wählen Sie die gewünschten Leistungen aus.
Klicken Sie auf „Auswahl in Leistungsnachweis übernehmen“ (der Leistungsnachweis ist der Leistungsschein).
Ergebnis: Die ausgewählten Leistungen werden als Positionen in den Beleg übernommen.
Hinweis: Es können nur Leistungen ausgewählt werden, die auf eine Leistung referenzieren. Ist keine Leistung erfasst, ergänzen Sie eine Ersatzposition in den „Abrechnungs-Parametern“ (Zeitabrechnungs- bzw. Reisekosten/Spesen-Ersatzprodukt).
Leistungen wieder entfernen
Markieren Sie die Leistung in der oberen Tabelle „Bereits in der Rechnung enthaltene Leistungen“.
Klicken Sie auf „Aus Beleg entfernen“.
Ergebnis: Die Leistung wird aus dem Beleg entfernt und vom Abrechnungsdokument gelöst.
Positionen und Andruck im Leistungsschein
Der Leistungsschein ist eine Detailansicht: Für jede erfasste Leistung wird eine eigene Position geschrieben. Beim Überführen in eine Rechnung lassen sich diese Einzelpositionen bei Bedarf zusammenfassen (siehe Abschnitt „Leistungsschein in eine Rechnung überführen“).
Ursprung und Menge der Positionen
Beim Hinterlegen einer Leistung wird die erste Auftragsposition, die sich auf dieselbe Leistung bezieht, als Ursprung verwendet. Die hinterlegte Menge wird durch die Menge aus der Leistung überschrieben. Weitere Angaben der ursprünglichen Auftragsposition – etwa Beschreibung und Dimensionen – bleiben erhalten und werden an die zugehörigen Leistungspositionen übertragen.
Zusätzliche Spalten und Reiter
Auf Einzelpositionsebene enthält der Leistungsschein zusätzliche Spalten, die Sie bei Bedarf auf den Beleg andrucken: „Leistungszeitraum“ (von/bis), „Zeit“ und „Mitarbeiter“.
Die Positionstabelle enthält folgende Spalten:
Pos
Typ
Produktnr.
Bezeichnung
Menge
Einheit
Einzelpreis (netto)
Leistungszeitraum von/bis
Zeit
Mitarbeiter
Projekte
Der Leistungsschein bietet folgende Reiter:
Positionen
Bankverbindung
Versand
Anschrift
Belegtext
Dokumente
Belegfluss
Ereignisse
Kommentare
Benutzerdefinierte Felder
e-Rechnung an den Bund (Österreich)
Kopfdaten und Status
Im Kopf des Leistungsscheins pflegen Sie unter anderem Projekt, Kontakt (Kunde) und Bezeichnung sowie den Abrechnungskreis „Leistungsschein“ mit eigener Belegnummer (zum Beispiel LN-2026-1). Im Bereich „Angaben“ sehen Sie den Bearbeiter, den Status (zum Beispiel „Leistungsschein entworfen“) sowie über die Felder „Vorgänger“ und „Nachfolger“ die Verknüpfung im Belegfluss (zum Beispiel den Auftrag AU-2026-1 als Vorgänger).
Leistungsschein in eine Rechnung überführen
Sie überführen einen Leistungsschein in eine Rechnung, um die enthaltenen Leistungen zu fakturieren.
Öffnen Sie unter Organisation > Leistungen > Leistungsscheine den gewünschten Leistungsschein.
Klicken Sie auf „In Rechnung überführen“.
Prüfen Sie die erzeugte Rechnung und ihre Positionen.
Ergebnis: Aus dem Leistungsschein ist eine Rechnung entstanden, die dessen Positionen enthält.
Achtung: Die Einzelpositionen der Rechnung bleiben nach der Überführung veränderbar. Passen Sie eine Position manuell an, die auf einer hinterlegten Leistung basiert, erscheint der Hinweis: „Diese Positionen basieren auf hinterlegten Leistungen. Änderungen wirken sich nicht auf die ursprüngliche Leistung aus.“
Positionen beim Rechnungsübergang zusammenfassen
Die Abrechnungseinstellung „Positionen bei Rechnungsübergang aus LS zusammenfassen“ steuert, ob die Einzelpositionen des Leistungsscheins beim Übergang in die Rechnung zusammengefasst werden. Ist die Einstellung deaktiviert, bleibt die Detailansicht mit einer Position je Leistung in der Rechnung erhalten.
Dokumente und Anhänge
Wenn Sie einem Leistungsschein oder einer Rechnung Belege aus Reisen oder Spesen zuordnen, verknüpft Scopevisio die zugehörigen Dokumente automatisch mit. Im Abrechnungsdokument finden Sie diese Dokumente im Reiter „Dokumente“. Dort legen Sie fest, welche Dokumente beim Export als Anhang mitgeschickt werden.
Voraussetzung: Dem Leistungsschein oder der Rechnung sind Reise- oder Spesenbelege zugeordnet.
Öffnen Sie den Leistungsschein oder die Rechnung.
Wechseln Sie zum Reiter „Dokumente“.
Aktivieren Sie in der Spalte „Export Anhang“ die Dokumente, die Sie als Anhang mitschicken möchten.
Ergebnis: Die markierten Dokumente werden beim Export als Anhang mitgeschickt.
Achtung: Die Anhänge dürfen in Summe maximal 20 MB groß sein. Überschreiten Sie dieses Limit, zeigt Scopevisio eine Fehlermeldung an.
Konfiguration und angrenzende Einstellungen
Beleglayout für den Leistungsschein
Der Leistungsschein wird über eine ODT-Vorlage erzeugt. Das zugehörige Dokumentenlayout verwalten Sie zentral unter Organisation > OpenScope > Import & Export > Dokumentenlayouts verwalten.
Öffnen Sie Organisation > OpenScope > Import & Export > Dokumentenlayouts verwalten.
Klicken Sie auf „Fehlende Standard-Dokumentenlayouts aus Systemdaten ergänzen“, falls das Standardlayout für den Leistungsschein noch nicht in der Liste angezeigt wird.
Wählen Sie ein Dokumentenlayout vom Dokumentenlayouttyp „Abrechnung, ODT-Dokumentenlayout“.
Aktivieren Sie in den Details der Vorlage die Option „Als Standard für Leistungsscheine verwenden“.
Ergebnis: Das gewählte ODT-Dokumentenlayout ist als Standard für neue Leistungsscheine hinterlegt.
Datenquellen für den Leistungsschein
Über Datenquellen exportieren Sie Daten des Leistungsscheins, zum Beispiel die Einzelpositionen inklusive Kostenstellen und Leistungszeitraum.
Öffnen Sie Organisation > OpenScope > Datenquellen.
Legen Sie eine neue Datenquelle an.
Setzen Sie den Typ auf „Leistungsschein“.
Ergebnis: Die Datenquelle liefert die gewählten Leistungsschein-Daten für den Export.
Für den Leistungsschein stehen folgende Datenquellentypen zur Verfügung:
Datenquellentyp | Inhalt |
„Leistungsschein“ | Kopf- und Einzelpositionen inklusive Kostenstellen und Leistungszeitraum |
„Positionen (Leistungsschein)“ | Positionsbezogene Daten des Leistungsscheins |
„Produktverwendung (Leistungsschein)“ | Daten zur Produktverwendung im Leistungsschein |
