Kalender
Der Bereich Kalender verbindet Ihre Outlook-Kalender mit Scopevisio. Öffnen Sie ihn über die Kachel Kalender.
Liste der Outlook-Kalender
Kalenderübersicht
Die Seite „Outlook Kalender" listet alle Kalender Ihres Postfachs als Karten auf. Sie haben zwei Möglichkeiten:
Klick auf eine Kalender-Karte – öffnet die Terminliste dieses Kalenders (siehe 10.2).
Button Importieren in der Aktionsleiste – startet den Import-Assistenten (siehe 10.3).
Sind keine Kalender vorhanden, erscheint „Keine Kalender gefunden". Bei einem Ladefehler erscheint „Fehler beim Laden der Kalender".
Termine anzeigen
Nach Auswahl eines Kalenders sehen Sie dessen Termine.
Der Zeitraum-Filter (Von / Bis) ist beim Öffnen auf den aktuellen Monat voreingestellt. Jede Änderung lädt die Liste sofort neu.
Ein Zähler zeigt „Terminen in Zeitraum: N". Jede Terminkarte zeigt Betreff, Startzeit, Endzeit und Ort.
Ist kein Termin im Zeitraum vorhanden: „Keine Termine im ausgewählten Zeitraum".
Aktionen pro Termin: Wählen Sie eine Terminkarte aus. Danach können Sie:
Zeiteintrag – öffnet das Formular Zeiteintrag hinzufügen (siehe 10.4) mit den Termindaten (Betreff, Datum, Zeit, Ort) vorbelegt.
Aufgabe – öffnet das Formular Neue Aufgabe erstellen (siehe 9.2) mit den Termindaten vorbelegt.
Daten aus Scopevisio importieren
Mit dem Import-Assistenten übertragen Sie Scopevisio-Aufgaben und -Zeiteinträge als Termine in einen Outlook-Kalender. Starten Sie ihn über den Button Importieren.
Der Assistent führt Sie in zwei Schritten (Titel „Import aus Scopevisio"):
Schritt 1 – Kalender auswählen
Wählen Sie aus der Liste einen bestehenden Outlook-Kalender aus, oder
wählen Sie „Neuen Kalender erstellen" und geben Sie einen Namen ein.
Der Button Weiter → wird erst aktiv, wenn ein Kalender gewählt oder ein Name eingegeben wurde. Bei einem neuen Kalender wird dieser beim Klick auf Weiter angelegt.
Schritt 2 – Importeinstellungen
Anzeige des gewählten Kalenders.
Zeitraum (Von / Bis) – voreingestellt sind die letzten 30 Tage.
Import-Typ – Checkboxen Aufgaben und Zeiteinträge (beide standardmäßig aktiv).
Button Vorschau laden – lädt die passenden Einträge aus Scopevisio: Aufgaben werden nach Fälligkeitsdatum im Zeitraum gefiltert; Zeiteinträge werden nach Start/Ende im Zeitraum gefiltert und beschränken sich auf Ihre eigenen Einträge (angemeldeter Mitarbeiter).
Vorschau – Liste aller gefundenen Einträge mit Kontrollkästchen, Typ-Kennzeichnung (Aufgabe/Zeiteintrag), Titel und Zusatzinfos. Über Alle auswählen / Alle abwählen steuern Sie die Auswahl.
Duplikatprüfung: Bereits im Zielkalender vorhandene Einträge (Abgleich über Betreff + Startzeit) werden mit „Bereits importiert" markiert und automatisch abgewählt.
Button Import starten (N) – zeigt die Anzahl der ausgewählten Einträge und ist bei 0 deaktiviert.
Nach dem Import: „Import erfolgreich!" mit Meldung „{imported} von {total} Einträgen erfolgreich importiert." und Button Neuer Import.
Wie die Einträge im Outlook-Kalender aussehen:
Import-Typ | Darstellung | Kategorien |
Aufgabe | Ganztägiger Termin am Fälligkeitsdatum. Betreff = Aufgabenthema; im Text Projekt, Status, Priorität, Verantwortlich, Kontakt. | Scopevisio, Aufgabe |
Zeiteintrag | Zeitgebundener Termin (Start/Ende). Betreff = Titel bzw. Projektname; im Text Projekt, Kontakt, Mitarbeiter, Notiz; Ort = Leistungsort. | Scopevisio, Zeiteintrag |
Zeiteintrag hinzufügen
Das Formular Zeiteintrag hinzufügen erreichen Sie aus der Terminliste (Aktion Zeiteintrag) oder aus einem geöffneten Termin. In der Aktionsleiste: Zurücksetzen und Speichern.
Felder
Bezeichnung – bei Herkunft aus einem Termin um „ – Ort: <Ort>" ergänzt.
Von / Bis – jeweils Datum und Uhrzeit (Uhrzeit in 15-Minuten-Schritten). Voreingestellt (ohne Termin-Herkunft): heute 09:00–17:00.
Stunden – wird automatisch aus Von/Bis berechnet (schreibgeschützt).
Leistungsort.
Mitarbeiter – automatisch mit Ihrem Scopevisio-Benutzer vorbelegt (nicht änderbar).
Kontakt, Projekt, Aufgabe, Auftrag, Leistung – Felder mit Autovervollständigung. Diese Felder hängen voneinander ab: Die Auswahl eines Kontakts filtert die Projekte, ein Projekt filtert Aufgaben/Aufträge, und übergeordnete Felder werden automatisch nachgefüllt. Bei Auswahl eines Auftrags stehen dessen Positionen im Feld Leistung zur Auswahl.
Zeitbudget-Anzeige (nur bei gewähltem Auftrag + Position in Std/Min): zeigt Beauftragt / Offen / Verbleibend. „Verbleibend" erscheint rot, wenn das Budget überschritten ist.
Fakturierbar, Durchgeführt, Abr.-Freigabe – Ja/Nein (Standard: Nein).
Interne Notiz.
Speichern
Von und Bis sind Pflichtfelder; fehlen sie, erscheint „Bitte füllen Sie alle Pflichtfelder aus (Von und Bis)".
Erfolg: „Zeiteintrag erfolgreich erstellt".
Termine (Kalendereinträge)
Öffnen Sie den Connector, während Sie einen Termin erstellen oder ansehen, erscheint die Ansicht „Termin übertragen …" mit zwei Aktionen:
als Aufgabe – übernimmt die Termindaten (Betreff, Ort, Datum, Zeit, Beschreibung) und öffnet das Formular Neue Aufgabe erstellen (siehe 9.2) mit diesen Daten vorbelegt.
als Zeiteintrag – übernimmt dieselben Daten und öffnet das Formular Zeiteintrag hinzufügen (siehe 10.4).
Aus Anwendersicht ist es gleich, ob Sie Organisator (Sie haben den Termin erstellt) oder Teilnehmer (Sie wurden eingeladen) sind – in beiden Fällen stehen dieselben zwei Aktionen zur Verfügung.
Auch für Termine ist eine bestehende Anmeldung erforderlich. Ist keine vorhanden, werden Sie zur Anmeldeseite geleitet.