E-Mail schreiben (Verfassen-Modus)
Öffnen Sie den Connector, während Sie eine neue E-Mail verfassen, erscheint eine spezielle Startseite mit zwei Aufgabenblöcken.
Die Mail zuordnen
Unter „Die Mail zuordnen zu …" legen Sie fest, welchen Scopevisio-Objekten die E-Mail nach dem Senden zugeordnet werden soll:
Kontakten aus Adressaten
Kontakten von Scopevisio – öffnet die Kontaktliste zur Auswahl
einer Aufgabe – öffnet die Aufgabenliste
einem Projekt – öffnet die Projektliste
In der jeweiligen Liste wählen Sie das gewünschte Objekt aus (Einfachauswahl). Nach der Auswahl erscheint „… wurde zugeordnet." und Sie kehren zur Startseite zurück.
Bereits getroffene Zuordnungen werden unten unter „Zugeordnet zu:" mit den Namen der gewählten Objekte angezeigt.
Wichtig
Die eigentliche Zuordnung geschieht erst nach dem tatsächlichen Versand der E-Mail. Nach dem Senden erscheint kurz „Bitte warten … Gesendete E-Mail wird zugeordnet.": Der Connector ermittelt die gesendete E-Mail (aus Postausgang bzw. Gesendete Elemente), lädt sie nach Scopevisio hoch und ordnet sie den vorgemerkten Kontakten, Projekten und Aufgaben zu.
Daten in die Mail einfügen
Unter „In der Mail hinzufügen …" übernehmen Sie Daten aus Scopevisio in den Text der E-Mail:
Daten aus Kontakt – fügt je gewähltem Kontakt Name, Adresse und E-Mail ein.
Daten aus Aufgabe – fügt je Aufgabe Betreff und Zeitraum ein.
Daten aus Projekt – fügt je Projekt Name, Zeitraum und Ansprechpartner ein.
Daten aus Teamwork – hängt ausgewählte Teamwork-Dokumente an die E-Mail an.
In den Listen wählen Sie über Kontrollkästchen ein oder mehrere Objekte aus (ein Zähler zeigt die Auswahl). Der Button Einfügen wird erst ab einer Auswahl aktiv. Nach dem Einfügen erscheint die entsprechende Bestätigung (z. B. „Kontaktdaten wurden eingefügt."), und der Text wird an den Anfang der E-Mail gesetzt.
Zuordnung und Outlook-Kategorien verstehen
Dieses Kapitel erklärt, was im Hintergrund passiert, wenn Sie eine E-Mail oder einen Anhang zuordnen.
Was beim Zuordnen einer E-Mail passiert
Die geöffnete (bzw. gesendete) E-Mail wird vom Exchange-Server geladen.
Sie wird nach Scopevisio hochgeladen.
Sie wird mit dem gewählten Objekt (Kontakt/Projekt/Aufgabe) verknüpft.
Je nach Einstellung erfolgt zusätzlich eine automatische Zuordnung von Absender und Empfänger (siehe Kapitel 15).
Outlook-Kategorien als Markierung
Nach erfolgreicher Zuordnung erhält die E-Mail (bzw. der Termin) automatisch eine farbige Scopevisio-Kategorie in Outlook. So erkennen Sie direkt in Ihrer Postfachansicht, dass ein Element bereits nach Scopevisio übertragen wurde. Der Connector legt diese Kategorien beim ersten Start an. Folgende Kategorien werden verwendet:
E-Mail in Scopevisio-Kontakte veröffentlicht
E-Mail in Scopevisio-Projekte veröffentlicht
E-Mail in Scopevisio-Aufgaben veröffentlicht
E-Mail in Scopevisio-Teamwork veröffentlicht
E-Mail Anhang in Scopevisio veröffentlicht
Termin als Aufgabe in Scopevisio übertragen
Termin als Zeiteintrag in Scopevisio übertragen
Unterstützt Ihr Postfach keine Kategorien, wird dieser Schritt stillschweigend übersprungen – die Zuordnung selbst funktioniert trotzdem.
Das Synchronisiert-Symbol
Beim Öffnen der Listen prüft der Connector anhand des E-Mail-Betreffs, welche Objekte bereits mit dieser E-Mail verknüpft sind, und markiert die passenden Karten mit dem Synchronisiert-Symbol.