Freigaben

Wer im Namen eines Unternehmens einen Vertrag abschließt – ein Angebot verschickt, eine Bestellung auslöst – handelt nicht für sich selbst, sondern für die Firma. Ob dieses Handeln das Unternehmen tatsächlich bindet, hängt von der Vertretungsmacht der handelnden Person ab: Prokura, eine Vollmacht mit Wertgrenze oder eine interne Kompetenzregelung. Diese Vertretungsmacht ist in jedem Unternehmen gestaffelt – nicht jeder Mitarbeiter darf jeden Vertrag in jeder Höhe eingehen.

Diese Staffelung steht selten auf dem Beleg selbst. Sie lebt in ungeschriebenen betrieblichen Regeln – „ab 5.000 Euro braucht es die Geschäftsführung", „Verträge mit neuen Lieferanten gehen über den Einkaufsleiter" – und gilt unabhängig davon, ob sie irgendwo dokumentiert ist. Genau hier setzt die Freigabe an: Sie macht diese Vertretungsordnung sichtbar und nachweisbar, statt sie neu zu erfinden.

Freigabe

Eine Freigabe ist eine oder mehrere Stufen, die ein Angebot oder eine Bestellung durchläuft, bevor sie weiterverarbeitet oder versendet wird. Für jede Stufe wird festgelegt, wer freigibt – ein bestimmter Mitarbeiter, eine Position im Organigramm oder eine Projektrolle – und in welchem Betragsband die Stufe greift. Solange eine Freigabe aussteht, bleibt der Beleg gesperrt: Er wird nicht automatisch weiterverarbeitet oder versendet. Erst mit Abschluss aller Stufen ist der Beleg freigegeben; ist dies am Prozess aktiviert, wird er dabei automatisch festgeschrieben. Jede Aktion – Erstellung, Freigabe, Ablehnung, Zurücksendung – wird unveränderlich mit Zeitstempel und Verantwortlichem protokolliert.

Regeln, die Freigaben strukturieren

Nicht jeder Beleg soll denselben Weg durch die Freigabe nehmen. Regeln ordnen einen Freigabeprozess automatisch anhand von Kriterien zu – Betrag, Abweichung vom Referenzwert, Toleranz oder Dimension. Eine Regel kann einen bestimmten Prozess zuordnen, auf den Standardprozess verweisen oder eine Freigabe bewusst ausschließen. So durchläuft zum Beispiel eine Bestellung über 10.000 Euro automatisch eine strengere, zweistufige Prüfung, während kleinere Bestellungen ohne zusätzlichen Schritt freigegeben werden – ohne dass das jemand von Hand entscheiden muss.

Benachrichtigung und Übersicht

Wer für mehrere Belege oder mehrere Personen Freigaben erteilt, sieht alle offenen Freigaben gebündelt an einem Ort statt verstreut über einzelne Angebote und Bestellungen. Freigeben oder Ablehnen ist direkt aus dieser Übersicht möglich, auch für mehrere Belege gleichzeitig. Überschreitet eine Freigabe die hinterlegte Frist, erinnert Scopevisio die zuständige Person automatisch per E-Mail; ist eine Freigabe abgeschlossen, wird der Ersteller ebenfalls per E-Mail informiert. Nichts bleibt liegen, ohne dass es jemand bemerkt.

Rechte

Zwei Rechte steuern den Zugriff: „Freigabe – Administrator" berechtigt zur Einrichtung und Bearbeitung von Freigabeprozessen und erlaubt, einen blockierten Freigabeprozess notfalls zwangsweise vom Beleg zu entfernen. „Freigabe – Freigebender" berechtigt zum Zugriff auf die Übersicht der eigenen offenen Freigaben und zum Freigeben oder Ablehnen darin.

Dokumente, die über diese Systematik frei gegeben werden können: