Nummernkreise in der Finanzbuchhaltung
Folgende Nummernkreis-Typen stehen Ihnen zur Verfügung:
Sachkonten
Debitoren
Kreditoren
Produkte
Buchungen
Einen Nummernkreis hinzufügen oder bearbeiten
Wählen Sie Einstellungen > Finanzen > Buchhaltung > Nummernkreise.
Klicken Sie auf Hinzufügen um einen neuen Nummernkreis zu erstellen.
Markieren Sie einen Nummernkreis und wählen dann Bearbeiten, um einen bestehenden Nummernkreis zu editieren.
Bestimmen Sie zuerst den Typ des Nummernkreises und legen
eine Bezeichnung fest.Dann wählen Sie die Art des Nummernkreises. Numerische Nummernkreise bestehen nur aus Ziffern, alphanumerische können aus Ziffern und Buchstaben, Symbolen und Datumswerten bestehen.
Sach- und Personenkonten sind per Standardeinstellung numerisch, können aber manuell dem Typ alphanumerisch zugeordnet werden.
Die Vorbelegung des Sammelkontos (Forderungen oder Verbindlichkeiten im Hauptbuch) steht bei Debitoren und Kreditoren zur Verfügung.
Über Standard bestimmen Sie für Debitoren und Kreditoren den Nummernkreis, der Ihnen initial in Erfassungsmasken vorgeschlagen wird.
Durch das Abwählen von Aktiv können Sie verhindern, dass nicht mehr benutzte Debitoren- oder Kreditoren-Nummernkreise weiterhin in Masken zur Verfügung stehen.
Das Format (Nummernkreisformat) bestimmt den Aufbau der Nummer, erklärt im folgenden Abschnitt.
Über die Nummernvergabe legen Sie fest, ob die Nummernvergabe automatisch oder manuell erfolgt. In beiden Fällen wird die Zulässigkeit und Verfügbarkeit einer Nummer im Nummernkreis geprüft.
Für Buchungen ist eine manuelle Nummernvergabe nicht möglich, beim Erzeugen einer neuen Buchung wird die Buchungsnummer immer automatisch vergeben.
Mit dem Intervall geben Sie die Schrittweite von der letzten zur nächsten Nummer vor, üblich ist eine Schrittweite von 1.
Der Anfangs- und Endwert bilden die absolute Zahlengrenze für den Zähler (s.u.) eines Nummernkreises.
Format für Nummernkreise (Buchhaltung)
Über den Zähler legen Sie die Länge der fortlaufend gezählten (siehe Intervall) Ziffernfolge fest.
Über “# mit führende Nullen” wird die entstehende Zahl vorne mit Nullen aufgefüllt, bis die Anzahl der Stellen erreicht ist.Über Symbole können Sie Buchstaben und Symbole ergänzen. Über das kleine Dreieck in der Auswahl können Sie Eingaben wieder löschen.
Mit Datum können Sie Ziffern ergänzen, die aus dem Tagesdatum abgeleitet werden.
YY bzw. YYYY entspricht den Ziffern des Jahres, MM denen des Monats und DD denen des Tages.Im Bereich Format können Sie die gewählten Elemente per Maus verschieben und im Beispielfeld sehen, wie die Nummer aussehen würde. Sie können also das Datum vor den Zähler setzen.
YYYYMM-*****-BU als Belegnummernkreis ergibt beispielhaft eine Buchung mit der Buchungsnummer 202411-560-BU falls ihr Buchungsdatum im November 2024 liegt.
Anzahl der Stellen bei Sach- und Personenkonto-Nummernkreisen
Im Standard ist die Stelligkeit des Sachkontennummernkreises genau um einen Zähler kleiner als die der Personenkontennummernkreise.
Über Einstellungen > Aktive Gesellschaft > Gesellschaft können Sie dieses Verhältnis über Freie Personenkontenlänge ignorieren.
Wenn Ihre Personenkontenlänge nicht mehr der Sachkontenlänge +1 entspricht, können DATEV-Export Dateien nicht in der DATEV importiert werden.
Erhöht man die Stelligkeit des Sachkonten-NK geschieht dies gleichzeitig auch bei den Personenkonten-Nummernkreisen. Ein Pop-Up weist Sie darauf hin.
Eine Änderung wirkt sich auf alle Buchungen in allen (auch geschlossenen) Geschäftsjahren aus und abgeleitete Werte werden geändert.
Besonderheiten bei Buchungs-Nummernkreisen
Buchungen
Sie können mehrere NK für Buchungsnummern anlegen. Genau einer muss jedem Geschäftsjahr zugewiesen sein.