Die Offene Posten-Liste öffnen
Über Finanzen > Forderungen > Offene Posten Debitoren oder Finanzen > Verbindlichkeiten > Offene Posten Kreditoren starten Sie das jeweilige Formular.
Filtern der offenen Posten mit Arbeitslisten
Die Tabelle der offenen Posten bietet über 50 verschiedene Spalten und auch die Zeilen (Anzahl der Posten) kann schnell anwachsen. Deswegen bietet Scopevisio über die Funktion der Arbeitsliste speicherbare Spaltenanordnungen mit individualisierbaren Filtern.
Vorbelegte Arbeitslisten der offenen Posten
Standardmäßig werden drei Arbeitslisten ausgeliefert, zwei sind klassische Ansichten (alle Posten, nur die offenen Posten), die dritte ist eine Liste ohne Gruppierung, mit der die Zeilen u. a. nach (Absolut-)Beträgen sortiert werden können. Wir empfehlen die vorbereiteten Listen nicht zu ändern, sondern ihre Anpassungen unter neuem Namen abzulegen.
Mehr zum Arbeiten mit und ohne Arbeitslisten.
Für Einsteiger und Umsteiger: Ein Übersichts-Video (8 Minuten).
Besondere Filter im Arbeitslistenkopf der OP-Liste
Über das Feld Status können Sie mit dem Wert "Offene Posten" alle Posten mit einem Restbetrag von Null ausblenden.
Die Wert “Alle Posten” zeigt also alle Posten, ohne Berücksichtigung der Auszifferung und ist - im Wortsinn - keine OP-Liste.
Beim Klick auf „Einzeln anzeigen“ bleibt das Formular mit seinen Filtern erhalten, funktional werden die Felder „Personenkonto von … bis“ mit dem Personenkonto befüllt und bei erneutem Klick (Alle…) wieder geleert.
In den Feldern Personenkonto von … bis können auch alphanumerische Kontonummern (K72000) eingegeben werden, berücksichtigt werden aber nur die Ziffern, da alphanumerische Werte keinen eindeutigen Bereich bilden.
Offene Posten gruppieren
Zumeist möchten die Posten gruppiert anzeigen, z.B. bilden eine Posten eines Kreditorenkontos eine Gruppe. Scopevisio kann die Tabellenzeilen nach unterschiedlichen Spalten gruppieren:
Kontonummer (Personenkontonummer)
Kontoname (Personenkontoname)
Kontaktname (Kontaktname im OP <> Personenkontoname, z.B. bei CpD-Konten)
Sammelkonto (Ford./Verb. aus L+L, zur Abtrennung von z.B. Intercompany-OP)
Rechnungskreis (Das Rechnungskreis-Feature muss aktiviert sein, ein Rechnungskreis ist in der Praxis = 1 Betriebsstätte)
Dimensionen (z. B. Kostenträger), insofern das Dimensionskonto in der Buchung an der Personenkontozeile steht (Abbildung des Patienten im Gesundheitswesen).
Eine gewählte Gruppierung wird beim Abspeichern einer Arbeitsliste mit gespeichert.
Eine gruppierte Tabelle wird immer mit „erweiterter Gruppierung“ geöffnet.
Je nach Gruppierung werden unterschiedliche Informationen in der Kopfzeile der Gruppierung ausgegeben. Folgende Daten werden in der Kopfzeile aufgeführt:
Personenkontonummer
Personenkontoname
Gesamtsaldo (berücksichtigt keine Filter)
Kontokorrent Konto (das korrespondierende Debitoren/Kreditorenkonto)
Wenn Sie die offenen Posten ohne Gruppierung betrachten, können Sie fast nach jeder Spalte sortieren (z. B. absoluter Gesamtbetrag). Der erweiterte Tabellenfilter steht immer noch zur Verfügung.
Anzeige des Korrespondenzkontos mit Saldo
Im Personenkontostamm kann ein „Kontokorrent Debitor“ bzw. „Kontokorrent Kreditor“ zugewiesen werden. Dessen Nummer und Kontosaldo werden in der Kopfzeile der Gruppierung ausgegeben; durch einen Klick auf die Kontonummer ist eine Verzweigung auf dieses Konto möglich (drill-down auf das Kontoblatt).
Auszifferungsstatus des Offenen Postens erkennen
Durch das Icon “Auszifferungsstatus” kann der Status des Postens visuell abgelesen werden.
Wenn Sie die Maus über das Status-Icon ziehen (mouse over) oder darauf klicken, werden Details zu dem Posten und evtl. bereits vorgenommene Auszifferungen eingeblendet.
Suche nach zusammengehörigen Posten
Suche über den Absolutbetrag
Ein Posten mit -180,00 und einer mit +180,00 gehören wahrscheinlich zusammen. So erstellen Sie eine Liste, die solche Beträge untereinander listet.
Rufen Sie eine Arbeitsliste ohne Gruppierung auf oder heben Sie die Gruppierung manuell auf.
Zum Aufheben einer Gruppieren klicken Sie auf den Kopf der Gruppierungs-Spalte mit rechter Maustaste (RMB) und nutzen im Kontextmenü „Gruppierung aufheben.
Jetzt stehen alle Posten ohne Trennung untereinander.Klicken Sie dreimal auf den Spaltenkopf von “offener Betrag”. Die senkrechten Striche zeigen an, das nach dem Absolutbetrag sortiert wird.
So finden Sie auch Posten, bei denen Zahlung und Rechnung auf unterschiedlichen Konten erfasst wurden.
Ausziffern und weitere Funktionen in der OP-Liste
Das Ausziffern selbst und die Funktions-Buttons unter der Tabelle erläutern wir in einem separaten Artikel zum Ausziffern.
Weitere Funktionen (3-Punkte-Menü Offene Posten)
Über die drei Punkte oben rechts können Sie den Auszifferungsassistent und das Formular Offene Posten zu einem Stichtag starten, auch wird ein Aufruf der alten OP-Liste angeboten.
Die Anzahl der Posten auf einer Seite kann auf bis zu 500 Zeilen erhöht werden.
Export der Offenen Posten-Liste
Falls Sie Ihre Offene-Posten-Liste exportieren wollen, ist dies über den easy-Export möglich. Beim Excel-Export wird der Filter in der OP-Summe berücksichtigt und auf eine mögliche Filterung hingewiesen.
Erstellung eines Kontoauszugs
Auch eine gefilterte OP-Liste ist in der Regel schon optisch nicht geeignet, um zum Kunden oder Lieferanten gesandt zu werden. Bitte benutzen Sie hierfür die Funktion “Kontoauszug” im Bereich Saldenbestätigung (erreichbar über Weitere Aktionen, drei Punkte).