Personen- oder Gesellschaftskontakt
Scopevisio unterscheidet Kontakte strikt in Personen- und Gesellschaftskontakte.
Die Zuweisung ist final und kann nicht geändert werden.
Wenn Sie sich unsicher sind, geht die Tendenz zum Gesellschaftskontakt.
Was ist ein Personenkontakt?
Nur natürliche Personen im Rahmen Ihrer Privatsphäre sind Personenkontakte.
Der Personenkontakt ist eng gefasst.
Was ist ein Gesellschaftskontakt?
Jede juristische (nicht-natürliche) Person ist ein Gesellschaftskontakt, aber auch jede andere Form von unternehmerischem Kontakt, wie ein Einzelunternehmer oder die öffentliche Verwaltung.
Beispiel Personenkontakt:
Peter Lustig, ist im Einkauf Ihres Kunden, der Meier AG, angestellt. Er bestellt privat bei Ihnen Waren.
Peter Lustig ist ein Personenkontakt. Er ist als Arbeitnehmer der Meier AG zugeordnet und führt zusätzlich die Rollen Kunde und Debitor.
Beispiel Geschäftskontakt:
Marie Pinsel ist selbstständige Rechtsanwältin ohne Angestellte. Sie berät Sie in Fragen des Internetrechts.
Frau Pinsel ist ein Geschäftskontakt, da Sie unternehmerisch tätig ist. Der Kontakt wird zusätzlich die Rollen Lieferant und Kreditor führen.
Zusätzlich kann es einen Personenkontakt "Marie Pinsel" geben. Dieser ist die "Privatperson".
Gesellschaftskontakt anlegen
Wählen Sie Kontakte > Gesellschaften und klicken Sie auf Hinzufügen. (1)
Alternativ verwenden Sie das Plus-Symbol in der Menüleiste oder STRG+N. (1)
Das Formular Kontakt öffnet sich mit der Ansicht Allgemein.
Gesellschaftskontakt speichern
Um einen Gesellschaftskontakt zu speichern, erfassen Sie zunächst den Namen der Gesellschaft. (2)
Ab dem dritten Buchstaben erfolgt eine Dubletten-Anzeige.
Ab dem 7. Buchstaben erhalten Sie Vorschläge aus der Creditreform Datenbank mit geprüften Adressen.
Bei unklarer Schreibweise können Sie auch den Link zur Creditreform-Adressdatenbank (4) nutzen
Als zweites Pflichtfeld bestimmen Sie die Branche. (3)
Dann speichern Sie über das Diskettensymbol oder STRG+S.
Gesellschaftskontakt mit der Creditreform anlegen
Über den Menüpunkt OpenScope > Creditreform Suche können Sie direkt einen Creditreform-Eintrag als Gesellschaftskontakt anlegen.
Markieren Sie das gewünschte Suchergebnis.
Klicken Sie dann auf Kontakt anlegen.
Anschließend müssen Sie den neuen Kontakt nur noch speichern.
Personenkontakte anlegen
Wählen Sie Kontakte > Personen und klicken Sie auf Hinzufügen. (1)
Alternativ verwenden Sie das Plus-Symbol in der Menüleiste oder STRG+N. (1)
Das Formular Kontakt öffnet sich mit der Ansicht Allgemein.
Erfassen Sie mindestens den Nachnamen, um den Personenkontakt zu speichern.
Geschäftskontakt anlegen
Über das Plus-Symbol (oder STRG+N) steht Ihnen die Funktion Geschäftskontakt anlegen zur Verfügung.
Dabei legen Sie gleichzeitig einen Personen- und einen Gesellschaftskontakt an.
Das ist z. B. nützlich, wenn Sie die Daten einer Visitenkarte einpflegen möchten, also das Unternehmen als Gesellschaftskontakt und den Ansprechpartner als Personenkontakt.Über den Upload-Button können Sie eine vCard-Datei verarbeiten.
Prüfen Sie Daten oder geben die Personen- und Gesellschaftsdaten manuell ein oder wählen Sie eine bestehende Person oder Gesellschaft aus.
Was bedeutet Konvertieren von Kontakten
Scopevisio bietet ein rollenbasiertes Kontaktmanagement.
Durch Konvertieren können Sie einem Kontakt manuell eine Rolle (z. B. Lieferant) zuweisen und in seltenen Fällen auch wieder entziehen.
Im Normalfall werden Rollen automatisch vergeben, in dem der Kontakt in einem Prozessschritt zugewiesen wird.
Bsp.: Ein Kontakt, dem Sie im Rechnungseingangsbuch eine Eingangsrechnung zuweisen, erhält beim Verifizieren der Rechnung die Rolle Lieferant.Ein Kontakt kann mehrere Rollen haben.
Mehr zur Bedeutung der einzelnen Rollen erfahren Sie an anderer Stelle.
Ein Kontakt lässt sich nicht speichern
Sie müssen alle Pflichtfelder des Kontakts füllen.
Scopevisio gibt in der Rolle Allgemein nur sehr wenige Pflichtfelder vor.
Beachten Sie, dass auch Benutzerdefinierte Felder als Pflichtfelder konfiguriert sein können.
Prüfen Sie, ob Sie alle Geschäftsobjekte mit benutzerdefinierten Feldern und die enthaltenen Felder sehen und gemäß Ihrer individuellen Konfiguration gefüllt haben.