Scopevisio ermöglicht Ihnen eine umfängliche Projektzeiterfassung, mit gleichzeitiger Zuordnung von Mitarbeiter, Projekt, Kontakt oder Leistung.
Es handelt sich nicht um eine Arbeitszeiterfassung.
Die Projektzeiterfassung erfasst und dokumentiert erbrachte Leistungen. Dies ist der erste Prozessschritt, um geleistete Zeiten dem Kunden gegenüber zur Abrechnung zu bringen.
Der folgende Text bezieht sich auf die seit August 2026 verfügbare neue Zeiterfassung. Ggf. müssen Sie Ihre Gesellschaft noch auf diese Version umstellen.
Die Zeiterfassung vorbereiten
Bevor Sie die Zeiterfassung und nachfolgend die Zeitabrechnung nutzen, empfehlen wir folgende Schritte:
Die abzurechnenden Leistungen in den Stammdaten im Produktkatalog angelegen. Beachten Sie die Zuweisung der Produktart Leistung und die Zuweisung einer Zeiteinheit.
Der Kontakt, dem Sie gegenüber Zeiten abrechnen, sollte in Scopevisio als Debitor angelegt sein.
Prüfen Sie, dass das bezogene Projekte bzw. der Auftrag bereits angelegt ist.
Beachten Sie, dass bei Ihnen statt des Begriffs Projekt evtl. ein anderer, branchentypischer Begriff aufgeführt wird, wie Vorgang oder Akte.
Die entsprechende Einstellung findet sich im Einrichtungsassistenten.
Prüfen Sie die grundlegenden Einstellungen zur Zeiterfassung über Einstellungen > Organisation > Zeiterfassung.
Zeiten erfassen in der tabellarischen Ansicht
Über Hinzufügen öffnet sich ein Pop-Up zur Erfassung eines neuen Zeiteintrags.
Alternativ können Sie über Schnellerfassung > Direkt hinzufügen einen Basiseintrag erfassen.
Nach Markieren einer Zeile können Sie einen zeitlich passenden Folgeeintrag anlegen.
Das Editieren eines Eintrags (nach Markieren und Bearbeiten) entspricht weitestgehend dem Hinzufügen.
Leistungsbezug:
Die Reihenfolge der Felder wird gesellschaftsweit festgelegt.
Die per Selektor angebotenen Daten hängen voneinander ab.
Beispiel: Sie haben als Erstes ein Projekt ausgewählt. Der entsprechende Kontakt wird vorbelegt und im Feld Auftrag, stehen nur noch Aufträge des Projekts zur Verfügung.
Wenn Sie auf Basis eigener Filter einen Wert suchen, benutzten Sie die kleinen Dreiecke am Ende des Datenfelds.
Im Kontakt können Sie auch nach Debitoren-Kundennummer und Debitoren-Kontonummer suchen. Kontakte mit Debitorenrolle werden separat dargestellt.
Leistungserbringer:
Es ist grundsätzlich möglich, einen Zeiteintrag für eine andere Person anzulegen.
Möchte man den Zeiteintrag eines fremden Leistungserbringers editieren, benötigt man erweiterte Rechte (Zeiterfassung Administrator).
Erbrachte Leistung:
Die angebotenen Leistungen (Produkte) sind abhängig von Ihren Kontoeinstellungen (Mein Scopevisio > Suche > Verhalten der Auswahlliste).
Haben Sie einen Auftrag als Bezug gewählt, werden die Auftragspositionen zuerst aufgeführt.
Eine Produktnummer, die unter Auftragspositionen angeboten wird, wird im Bereich Produkte nicht mehr aufgeführt.
Wählen Sie eine Auftragsposition, wird der beauftragte, der vor dem Zeiteintrag noch offene und der nach dem Zeiteintrag verbleibende Zeitumfang angezeigt.
Leistungsdauer:
Grundsätzlich berechnet sich die Leistungsdauer (netto) aus Leistungsende - Leistungsbeginn - Unterbrechung. Diese Nettodauer wird an die Zeitabrechnung übergeben.
Mehrtägig steht Ihnen nur vor dem ersten Speichern eines Zeiteintrags zur Verfügung. Wählen Sie im drop-down die für Sie passende Variante aus.
Beim Speichern wird der Zeitraum je nach Vorgabe in mehrere einzelne Tageseinträge geteilt, die individuell bearbeitbar sind.
Fakturierung der Leistung:
Legen Sie fest, ob die Leistung durchgeführt wurde, grundsätzlich fakturierbar ist oder auch zur Abrechnung freigegeben ist.
Letzteres wird oft durch einen Projektleiter und nicht vom eigentlichen Leistungserbringer gesetzt.Zusätzlich können Sie eine interne Notiz erfassen, über die Berechtigung die Sichtbarkeit steuern und benutzerdefinierte Felder erfassen.