Vorteile des Rechnungseingangsbuchs
Mit dem Rechnungseingangsbuch erreichen wir folgende Ziele:
Übersicht über umlaufende Eingangsrechnungen (Umfang)
Transparenz über den Prüfungsstatus vermeidet Terminüberschreitungen (Skonto).
Einheitliche Plattform zur Belegprüfung mit dokumentierten Ergebnissen.
Einfachste Bedienung, gerade für den gelegentlichen Nutzer (sachl. Prüfer).
Mobiles Arbeiten per App oder im Browser ist möglich, eine größere Einarbeitung entfällt für die Prüfer.
Zukunftssichere Lösung für elektronische Rechnungen, Erkennung und Verarbeitung von Zugferd- und XRechnungs-Belegen liegt bereits vor.
Eine OCR-Volltexterkennung, künstliche Intelligenz und die Anbindung an die Creditreform-Adressdatenbank sorgt für hohe Qualität in der Lieferantenerkennung und -neuanlage.
Die Simultanansicht von Beleg und Datenfeldern bietet eine komfortable Bedienung.
Ein frei definierbares Regelwerk bietet Ihnen Möglichkeiten zur automatischen Prozesszuweisung, Vorkontierung (Konten, Kostenstellen, Texte) oder Freigabe nach Betragshöhe.
Ihren Workflow bilden Sie durch die Zuweisung von mehrstufigen Freigabeprozessen ab. Die im Freigabeprozess vorgenommene Zuweisung der Prüfer kann nach Person oder dynamisch nach Funktion im Projekt bzw. Organigramm-Stelle erfolgen.
In der Übersicht des Rechnungseingangsbuchs sind jederzeit Fälligkeiten und aktuelle Prüfer ersichtlich, was die Prüfung in höchstem Maße transparent macht.
Des Weiteren bieten wir mit dem Rechnungseingangsbuch die Möglichkeit der automatischen Benachrichtigung bei Verantwortlichkeit, was den Prüfprozess zeitlich strafft. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine E-Mail, dass eine Rechnung zum Beispiel zur sachlichen Prüfung vorliegt. In dieser E-Mail sind bereits die Eckdaten wie Rechnungsnummer und Lieferant enthalten.
Die Zeitersparnis führt zu einer Verbesserung Ihrer Liquidität, da eine effiziente Rechnungsbearbeitung die Kosten senkt und ein optimiertes Zahlungsverhalten mit Skontonutzung ermöglicht.
Die verschiedenen Importwege sind ein weiteres Plus (Upload, E-Mail, überwachter Ordner, Drittsoftware (invoicefetcher, pliant). Die Möglichkeit, auch per App über Tablet oder Handy von unterwegs Rechnungen hochzuladen, zu prüfen und freizugeben, macht das Rechnungseingangsbuch zudem sehr flexibel.
Alle Prozessschritte, Dokumente und Tätigkeiten des Vorgangs des Rechnungseingangs und der -prüfung werden protokolliert. Hierdurch werden die Prozesse transparent und nachvollziehbar. Zudem werden die dazugehörigen Belege sicher archiviert - hierdurch stellen Sie die GoBD-Konformität sicher.